Revisión del presupuesto de una propuesta y seguimiento presupuestario de una subvención en curso

Errores: (1) línea 1.4: 2 000 × 12 × 30 % = 7 200 y no 8 400; (2) el subtotal de los importes consignados es 259 900 y no 257 900 (error de suma de 2 000); (3) compra de vehículo no subvencionable; (4) costos indirectos al 10 % en lugar del 7 % como máximo; (5) falta la auditoría externa obligatoria; (6) total por encima del tope de 250 000.

Presupuesto corregido: 38 400 + 42 000 + 14 400 + 7 200 + alquiler 12 × 1 800 = 21 600 + combustible 13 200 + 35 000 + 4 500 + 52 000 + auditoría 6 000 = 234 300 de costos directos; costos indirectos 7 % = 16 401; total 250 701, es decir, 701 USD por encima del tope.

Ajuste: los costos directos no pueden superar 250 000 / 1,07 = 233 645. Hay que reducir al menos 655 de costos directos. Ejemplo: 2 450 kits en lugar de 2 500 (− 700): costos directos 233 600, costos indirectos 16 352, total 249 952. Se aceptan otros ajustes si están justificados (por ejemplo, combustible parcialmente incluido en el alquiler, por verificar). Reducir los costos indirectos por debajo del 7 % es posible, pero debe decidirlo la dirección.

Tasa de ejecución en el mes 6 (50 % del tiempo transcurrido): personal 66 000 / 120 000 = 55,0 %; transferencias 54 000 / 180 000 = 30,0 %; logística 31 000 / 40 000 = 77,5 %; formación 4 000 / 20 000 = 20,0 %; costos directos 155 000 / 360 000 = 43,1 %; total 165 850 / 385 200 = 43,1 %.

Proyecciones a M12 (teniendo en cuenta los comentarios, no solo lineales): personal 66 000 / 6 × 12 = 132 000, exceso de 12 000, es decir, el 10,0 %: en el límite de la flexibilidad; logística 31 000 × 2 = 62 000, exceso de 22 000, es decir, el 55 %: muy por encima del 10 % (4 000), acuerdo previo obligatorio; transferencias: 54 000 + 3 ciclos restantes × 1 500 × 20 = 54 000 + 90 000 = 144 000, subejecución de 36 000 (20 %), que corresponde exactamente a los 3 ciclos no recibidos por 600 hogares (600 × 20 × 3); formación: 4 000 + 16 000 = 20 000, conforme.

Total de costos directos proyectados: 132 000 + 144 000 + 62 000 + 20 000 = 358 000, es decir, 2 000 por debajo del presupuesto. El problema no es el total, sino la distribución: debe solicitarse una reasignación de las transferencias hacia la logística y el personal, o los 600 hogares deben recibir los ciclos que no cobraron. Es una decisión programática, no solo financiera.

1.2 Agentes comunitarios (42 000 USD): « Diez agentes comunitarios, contratados en las comunidades meta (al menos un 50 % de mujeres), se encargarán de la sensibilización sobre la escolarización, del seguimiento de la asistencia de los 2 450 alumnos y de la derivación de los niños y niñas en riesgo. Cada agente sigue a unos 245 alumnos en dos escuelas. El importe mensual de 350 USD corresponde a la escala armonizada de los socios de la zona, a tiempo completo durante 12 meses. »

2.1 Alquiler de vehículo (21 600 USD): « Se alquila durante 12 meses un vehículo 4×4 con conductor y seguro a 1 800 USD al mes, sobre la base de tres cotizaciones, para las supervisiones en las 8 escuelas, situadas a entre 40 y 120 km de la base, en pistas intransitables sin 4×4 durante la temporada de lluvias. El alquiler, elegido en lugar de la compra conforme a las reglas del donante, incluye el mantenimiento. El combustible se presupuesta en la línea 2.2. »

« Asunto: Solicitud de modificación presupuestaria, proyecto [referencia]. Estimada señora, estimado señor: en el mes 6, nuestro seguimiento muestra tres desviaciones. (1) Logística: la subida del 40 % del precio del combustible y el alquiler de un camión durante la temporada de lluvias elevan la proyección a 62 000 USD frente a los 40 000 previstos (+ 22 000). (2) Personal: la aplicación de la nueva escala salarial nacional da una proyección de 132 000 USD (+ 12 000, 10 %). (3) Transferencias: el retraso en el registro privó a 600 hogares de los ciclos 1 a 3, lo que genera una subejecución proyectada de 36 000 USD. Proponemos dos opciones: A) pagar a esos 600 hogares los ciclos que no recibieron y reducir otros costos en la misma cuantía; B) reasignar 34 000 USD de las transferencias a la logística y el personal, sin cambiar el total. Recomendamos la opción A, más favorable para los hogares, acompañada de un plan de ahorro logístico. Adjuntamos el presupuesto revisado y los justificantes. Quedamos a su disposición para comentarlo. »

Me niego. Imputar a un donante gastos que no corresponden a su proyecto es una imputación indebida, e incluso una doble financiación si esos costos ya figuran en el informe del primer donante: es una falta de gestión, un incumplimiento de ambos contratos y, según la intención, un fraude. Los auditores cotejan los justificantes, los registros de vehículos y los informes: el riesgo de costos rechazados y de pérdida de confianza es real. Solo una clave de reparto documentada, basada en el uso real (kilómetros, libros de a bordo), permite repartir un costo entre proyectos. Propongo la solicitud de modificación, que es un trámite normal y en general bien recibido si está justificado. Dejo constancia de la conversación y, si se mantiene la instrucción, lo remito al director de país o a la sede, según la política interna.