Seguimiento presupuestario a mitad de período y solicitud de modificación

Fórmulas: tasa =D2/C2; previsión final =D2+E2; desviación =F2-C2; desviación % =G2/C2; total del rubro =SUMAR.SI(A:A;"2.*";C:C) o subtotales.

Líneas con desviación: 1.2: 61 200, -3 600 (-5,6 %); 2.2: 101,2 % ejecutado, 37 950, +450 (+1,2 %); 2.3: 93,0 % ejecutado, 78 000, +18 000 (+30,0 %); 2.4: 7 000, -2 000 (-22,2 %); 3.1: 36 000, -7 200 (-16,7 %); 3.2: 110,0 % ejecutado, 20 640, +6 240 (+43,3 %); 4.2: 0, -12 000 (-100 %). Las demás líneas terminan en su presupuesto.

En el mes 12 (66,7 % del tiempo transcurrido) se ha ejecutado el 64,7 %: quedan 205 060 EUR, es decir, 34 177 EUR al mes frente a una media de 31 270 hasta ahora. Las transferencias monetarias (105 000 EUR restantes) deben planificarse desde ahora.

La regla del 15 % se aplica al rubro, no a la línea: los sobrecostos de las líneas 2.3 (+30 %) y 3.2 (+43 %) no plantean un problema en sí, porque los rubros 2 (+5,0 %) y 3 (-1,2 %) se mantienen por debajo del 15 %.

Enmienda obligatoria por tres motivos: (1) el rubro 4 disminuye un 42,9 %, por encima del 15 %; (2) la evaluación final externa es una actividad contractual: un correo del oficial de programas no basta, hace falta una modificación firmada; (3) los 3 puntos de agua adicionales cambian la meta (de 10 a 13 puntos). Sin enmienda firmada, no pueden comprometerse los gastos de los 3 puntos de agua, y la solicitud debe llegar al donante al menos 30 días antes del compromiso previsto.

Sin acuerdo: ahorros en personal, vehículos y capacitaciones, y sobrecosto en combustible, ya que sus rubros se mantienen dentro del margen.

Costos indirectos: 7 % de los costos directos efectivamente incurridos: 7 % × 580 190 = 40 613,30 EUR frente a 40 621 presupuestados. El total se mantiene dentro de la asignación; si los puntos de agua no se aprobaran, los costos directos y, por tanto, los costos indirectos disminuirían.

Asunto: Proyecto WASH y transferencias monetarias Mopti, solicitud de enmienda presupuestaria sin costo adicional.

«Señora: a raíz de la llegada de familias desplazadas en agosto, el clúster WASH nos solicita rehabilitar tres puntos de agua adicionales. Solicitamos una enmienda sin modificación del importe total de la subvención, relativa a: 1) la meta del indicador «puntos de agua rehabilitados», de 10 a 13; 2) la línea 2.3, de 60 000 a 78 000 EUR (+18 000); 3) la supresión de la línea 4.2 «evaluación final externa» (12 000 EUR), de conformidad con su mensaje en el que indica que ustedes realizarán una evaluación multiproyecto; le agradecemos que lo confirme en la enmienda. La financiación procede de esta línea y de ahorros en personal (3 600 EUR, vacante), vehículos (7 200 EUR, un solo vehículo a partir del mes 13) y capacitaciones (2 000 EUR). Estos ahorros cubren también el aumento del combustible (+6 240 EUR) y un ligero sobrecosto en los kits (+450 EUR, tipo de cambio). El total de costos directos previstos es de 580 190 EUR para un presupuesto de 580 300 EUR. El rubro de seguimiento y evaluación disminuye un 42,9 %, lo que supera el umbral del 15 % del artículo 9. Las obras comenzarían en el mes 14; le agradeceríamos una respuesta antes del [fecha a 30 días]. Se adjuntan el presupuesto revisado y la nota del clúster».

Me niego: un gasto solo es elegible si se realiza para este proyecto y está justificado; imputar el combustible de otro proyecto constituye una imputación falsa, que puede recalificarse como fraude y dar lugar al reembolso del gasto, e incluso de otros gastos del proyecto. Los ahorros de este proyecto pertenecen a este proyecto y su reasignación se rige por el artículo 9. Propongo: si los vehículos se comparten realmente, una clave de reparto documentada (kilómetros por proyecto, cuadernos de bitácora) aplicada a todos; de lo contrario, una reasignación dentro del presupuesto de su propio proyecto o una solicitud al donante correspondiente. Informo al responsable financiero si se mantiene la solicitud.