متابعة الميزانية في منتصف المدة وطلب تعديل

الصيغ: المعدل =D2/C2؛ التوقع النهائي =D2+E2؛ الفرق =F2-C2؛ الفرق % =G2/C2؛ مجموع الباب =SUMIF(A:A,"2.*",C:C) أو المجاميع الفرعية.

البنود التي فيها فرق: 1.2: 61,200، -3,600 (-5.6%)؛ 2.2: مستهلك بنسبة 101.2%، 37,950، +450 (+1.2%)؛ 2.3: مستهلك بنسبة 93.0%، 78,000، +18,000 (+30.0%)؛ 2.4: 7,000، -2,000 (-22.2%)؛ 3.1: 36,000، -7,200 (-16.7%)؛ 3.2: مستهلك بنسبة 110.0%، 20,640، +6,240 (+43.3%)؛ 4.2: 0، -12,000 (-100%). أما البنود الأخرى فتنتهي عند ميزانيتها.

في الشهر 12 (بعد انقضاء 66.7% من المدة)، استُهلك 64.7%: يتبقى 205,060 EUR، أي 34,177 EUR شهريًا مقابل متوسط 31,270 حتى الآن. ويجب التخطيط للتحويلات النقدية (المتبقي 105,000 EUR) من الآن.

تنطبق قاعدة الـ 15% على الباب لا على البند: تجاوزات البندين 2.3 (+30%) و3.2 (+43%) لا تطرح مشكلة في حد ذاتها، لأن البابين 2 (+5.0%) و3 (-1.2%) يظلان دون 15%.

الملحق إلزامي لثلاثة أسباب: (1) ينخفض الباب 4 بنسبة 42.9%، أي بأكثر من 15%؛ (2) التقييم النهائي الخارجي نشاط تعاقدي: لا تكفي رسالة بريد إلكتروني من مسؤول البرامج، بل يلزم تعديل موقّع؛ (3) نقاط المياه الثلاث الإضافية تغيّر الهدف (من 10 إلى 13 نقطة). ودون ملحق موقّع، لا يجوز الالتزام بنفقات نقاط المياه الثلاث، ويجب أن يصل الطلب إلى الجهة المانحة قبل 30 يومًا على الأقل من الالتزام المقرر.

دون موافقة: الوفورات في الموظفين والمركبات والتدريب، وتجاوز الوقود، لأن أبوابها تظل ضمن الهامش.

التكاليف غير المباشرة: 7% من التكاليف المباشرة المتكبدة فعليًا: 7% × 580,190 = 40,613.30 EUR مقابل 40,621 في الميزانية. يبقى المجموع ضمن المظروف المالي؛ وإذا لم تتم الموافقة على نقاط المياه، فستنخفض التكاليف المباشرة ومن ثم التكاليف غير المباشرة.

الموضوع: مشروع WASH والتحويلات النقدية في موبتي، طلب ملحق للميزانية دون تكلفة إضافية.

«السيدة المحترمة، على إثر وصول أسر نازحة في أغسطس، طلبت منا مجموعة قطاع WASH إعادة تأهيل ثلاث نقاط مياه إضافية. ونلتمس ملحقًا دون تعديل المبلغ الإجمالي للمنحة، يشمل: 1) هدف مؤشر «نقاط المياه المعاد تأهيلها»، من 10 إلى 13؛ 2) البند 2.3، من 60,000 إلى 78,000 EUR (+18,000)؛ 3) حذف البند 4.2 «التقييم النهائي الخارجي» (12,000 EUR)، وفقًا لرسالتكم التي تفيد بأنكم ستجرون تقييمًا متعدد المشاريع؛ ونرجو تأكيد ذلك في الملحق. ويأتي التمويل من هذا البند ومن وفورات في الموظفين (3,600 EUR، شغور وظيفة)، والمركبات (7,200 EUR، مركبة واحدة اعتبارًا من الشهر 13)، والتدريب (2,000 EUR). وتغطي هذه الوفورات أيضًا ارتفاع الوقود (+6,240 EUR) وتجاوزًا طفيفًا في الحقائب (+450 EUR، فرق الصرف). ويبلغ مجموع التكاليف المباشرة المتوقعة 580,190 EUR مقابل ميزانية قدرها 580,300 EUR. وينخفض باب المتابعة والتقييم بنسبة 42.9%، وهو ما يتجاوز عتبة الـ 15% الواردة في المادة 9. وستبدأ الأشغال في الشهر 14؛ وسنكون ممتنين لردكم قبل [تاريخ بعد 30 يومًا]. مرفق الميزانية المعدلة ومذكرة مجموعة القطاع.»

أرفض: لا تكون النفقة مؤهلة إلا إذا التُزم بها لهذا المشروع وكانت مبررة؛ وتحميل وقود مشروع آخر يشكل تحميلًا زائفًا، قد يُكيَّف على أنه احتيال ويؤدي إلى استرداد النفقة، بل ونفقات أخرى للمشروع. والوفورات في هذا المشروع تعود إلى هذا المشروع، وإعادة تخصيصها تخضع للمادة 9. وأقترح: إذا كانت المركبات مشتركة فعلًا، اعتماد مفتاح توزيع موثق (الكيلومترات لكل مشروع، سجلات الرحلات) يُطبَّق على الجميع؛ وإلا فإعادة تخصيص داخل ميزانية مشروعه هو أو تقديم طلب إلى الجهة المانحة المعنية. وأُبلغ المسؤول المالي إذا أصرّ على طلبه.