التخطيط: العمل والوقت والمسؤوليات والمخاطر

1تجزئة العمل (WBS)

ينطلق هيكل تجزئة العمل (WBS، work breakdown structure) من المخرجات ويقسّمها إلى حزم عمل تصغر تدريجيًا، حتى الوصول إلى مهام يمكن تقديرها (المدة، والتكلفة، والمسؤول).

مثال: «إعادة تأهيل 20 نقطة مياه» ← الدراسات الفنية؛ وشراء المواد؛ والأشغال؛ وتدريب لجان الإدارة؛ ومراقبة جودة المياه.

قاعدة مفيدة: ما ليس في هيكل تجزئة العمل ليس في المشروع.

2مخطط غانت والمسار الحرج

يضع مخطط غانت كل مهمة على خط زمني، مع اعتمادياتها (لا يمكن أن تبدأ المهمة B إلا بعد انتهاء A).

المسار الحرج هو أطول سلسلة من المهام المعتمدة بعضها على بعض: وهو يحدد المدة الدنيا للمشروع. والمهمة الواقعة على المسار الحرج لا هامش لها: فأي تأخير فيها يؤخر نهاية المشروع. أما المهام الأخرى فلها هامش («فائض زمني»).

في الميدان، كثيرًا ما تقع المشتريات الدولية والتراخيص الإدارية وموسم الأمطار على المسار الحرج: خططوا لها أولًا.

3من يفعل ماذا: مصفوفة RACI

لكل مهمة أو قرار، تبيّن مصفوفة RACI:

• R (Responsible): المنفّذ الذي يقوم بالعمل؛
• A (Accountable): الخاضع للمساءلة الذي يعتمد العمل؛ شخص واحد فقط لكل مهمة؛
• C (Consulted): المستشار الذي يبدي رأيه مسبقًا؛
• I (Informed): المُبلَّغ الذي يُحاط علمًا بعد ذلك.

وهي تتفادى العلّتين الشائعتين: «كان الجميع يظن أن شخصًا آخر يتولى الأمر» و«كثرة الرؤساء للقرار الواحد».

4سجل المخاطر

الخطر حدث غير مؤكد يؤثر في المشروع إذا وقع. ويُسجَّل مع احتماله وأثره (مثلًا من 1 إلى 5)؛ وحاصل ضرب الاحتمال × الأثر يحدد أولويته.

أربع استجابات ممكنة: التجنّب (تغيير الخطة)، والتخفيف (تقليل الاحتمال أو الأثر)، والنقل (التأمين، والعقد)، والقبول (مع خطة طوارئ). ولكل خطر مسؤول وتاريخ مراجعة.

تتضمن خطة المشروع أيضًا خطة المشتريات (ماذا، ومتى، وبأي إجراء)، والميزانية، وخطة الرصد والتقييم، وخطة التواصل.