Planear: trabalho, prazos, responsabilidades e riscos

1Decompor o trabalho (EAP/WBS)

A estrutura analítica do projeto (EAP ou WBS, work breakdown structure) parte dos produtos a entregar e decompõe-nos em pacotes de trabalho cada vez mais pequenos, até chegar a tarefas que se podem estimar (duração, custo, responsável).

Exemplo: «20 pontos de água reabilitados» → estudos técnicos; aquisição de material; obras; comités de gestão formados; controlo da qualidade da água.

Regra útil: o que não está na EAP não está no projeto.

2Gantt e caminho crítico

O diagrama de Gantt coloca cada tarefa numa linha temporal, com as suas dependências (a tarefa B só pode começar depois de terminar a A).

O caminho crítico é a cadeia mais longa de tarefas dependentes: dá a duração mínima do projeto. Uma tarefa no caminho crítico não tem nenhuma folga: qualquer atraso nela atrasa o fim do projeto. As outras tarefas têm uma margem (uma «folga»).

No terreno, as aquisições internacionais, as autorizações administrativas e a estação das chuvas encontram-se muitas vezes no caminho crítico: planeie-as primeiro.

3Quem faz o quê: a matriz RACI

Para cada tarefa ou decisão, a matriz RACI indica:

• R (Responsible): executa o trabalho;
• A (Accountable): presta contas e valida; uma única pessoa por tarefa;
• C (Consulted): dá a sua opinião antes;
• I (Informed): é informado depois.

Evita os dois males clássicos: «toda a gente pensava que outra pessoa estava a tratar do assunto» e «demasiados chefes para uma mesma decisão».

4Registo de riscos

Um risco é um acontecimento incerto que, se ocorrer, afeta o projeto. Regista-se com a sua probabilidade e o seu impacto (por exemplo, de 1 a 5); o produto probabilidade × impacto dá a sua prioridade.

Quatro respostas possíveis: evitar (alterar o plano), mitigar (diminuir a probabilidade ou o impacto), transferir (seguro, contrato) ou aceitar (com um plano de contingência). Cada risco tem um responsável e uma data de revisão.

O plano de projeto inclui também o plano de aprovisionamento (o quê, quando, que procedimento), o orçamento, o plano de monitorização e avaliação e o plano de comunicação.