- Conhecer as fases do ciclo de projeto.
- Analisar as partes interessadas.
- Gerir a tripla restrição: âmbito, prazos, custos (e qualidade).
1Projeto, programa e papel do chefe de projeto
Um projeto é um esforço temporário, com início e fim, que produz um resultado único (por exemplo, reabilitar 20 pontos de água em 12 meses). Um programa agrupa vários projetos interligados que servem um mesmo objetivo mais amplo.
O chefe de projeto não faz tudo sozinho: organiza o trabalho, coordena as equipas e os serviços de apoio (logística, finanças, RH), acompanha o progresso e presta contas à hierarquia, ao doador e às comunidades.
2As fases do ciclo de projeto
Os guias do setor (como o PMD Pro) descrevem fases sucessivas, com uma função de monitorização e controlo que acompanha todo o projeto:
- Identificação e definição: análise das necessidades, do contexto e das opções; lógica de intervenção (quadro lógico).
- Arranque: carta do projeto, equipa, governação, reunião de lançamento.
- Planeamento: plano de trabalho detalhado, orçamento, aprovisionamento, riscos, monitorização e avaliação, comunicação.
- Implementação: realização das atividades, gestão da equipa e dos parceiros.
- Encerramento: entrega final, relatórios, transferência, lições aprendidas, encerramento administrativo.
Uma decisão tomada no início custa pouco a alterar; a mesma decisão alterada no fim do projeto custa muito caro. Daí a importância do enquadramento.
3Partes interessadas
Uma parte interessada é qualquer pessoa ou organização que influencia o projeto ou que é afetada por ele: comunidades, autoridades locais, doador, parceiros, clusters, equipa, fornecedores.
A matriz influência / interesse ajuda a decidir como trabalhar com cada uma:
| Interesse fraco | Interesse forte | |
|---|---|---|
| Influência forte | Manter satisfeita (informar regularmente) | Gerir de perto (associar às decisões) |
| Influência fraca | Monitorizar | Manter informada e consultar |
As comunidades afetadas têm muitas vezes pouco poder formal, mas um interesse máximo: a responsabilização (accountability) obriga a consultá-las e a prestar-lhes contas.
4A tripla restrição
Qualquer projeto equilibra três parâmetros interligados: o âmbito (o que se entrega), os prazos e os custos, com a qualidade ao centro. Se um muda, pelo menos outro tem de se ajustar: entregar mais latrinas com o mesmo orçamento exige mais tempo, ou reduz a qualidade.
A carta do projeto (uma a duas páginas) fixa estes parâmetros, o objetivo, os produtos a entregar, os principais riscos, o orçamento e quem decide o quê. É validada pela direção antes do planeamento.
Lançar um projeto após inundações
Delta inundado, Ásia do Sul
É nomeado chefe de projeto de uma resposta de abrigo e água de 6 meses após inundações.
O financiamento foi concedido. A sua equipa não está completa, a autoridade local quer ser consultada e três ONG já trabalham na zona.
Decisão 1 de 3Primeira ação?
Decisão 2 de 3Como lidar com as outras três ONG?
Decisão 3 de 3A autoridade local pede que se acrescente uma escola a reabilitar. O orçamento é fixo. O que responde?
O que reter
Um projeto bem lançado está enquadrado, coordenado e protegido do desvio de âmbito, sem fechar a porta às partes interessadas.
Exercício: carta de um projeto
Escolha um projeto real ou imaginário (por exemplo, uma distribuição de kits de higiene a 2 000 agregados familiares deslocados). Redija numa página: o objetivo, três produtos a entregar, a duração, o orçamento global, cinco partes interessadas posicionadas na matriz influência / interesse e três pressupostos de que depende o êxito.
A reter
- Um projeto é temporário e produz um resultado único.
- Fases: identificação e definição, arranque, planeamento, implementação, encerramento; a monitorização e controlo é contínua.
- Âmbito, prazos e custos estão interligados: alterar um faz mexer os outros.
- A matriz influência / interesse orienta a relação com cada parte interessada.
Para saber mais: referências da formação
- PM4NGOs (2020). Guia PM4NGOs: gestão de projetos para profissionais do desenvolvimento (PMD Pro). www.pm4ngos.org
- Comissão Europeia (2004). Guia de gestão do ciclo de projeto. international-partnerships.ec.europa.eu
- CHS Alliance, Groupe URD, Projeto Esfera (2024). Norma Humanitária Fundamental sobre Qualidade e Responsabilização (CHS). www.corehumanitarianstandard.org
- ALNAP (2022). O estado do sistema humanitário (relatório). www.alnap.org
Questionário do dia
3 perguntas para verificar o que aprendeu. Responda a todas para validar o dia.