- Conocer las fases del ciclo del proyecto.
- Analizar las partes interesadas.
- Gestionar la triple restricción: alcance, plazos y costos (y calidad).
1Proyecto, programa y rol del jefe de proyecto
Un proyecto es un esfuerzo temporal, con un inicio y un fin, que produce un resultado único (por ejemplo, rehabilitar 20 puntos de agua en 12 meses). Un programa agrupa varios proyectos relacionados que sirven a un mismo objetivo más amplio.
El jefe de proyecto no lo hace todo por sí mismo: organiza el trabajo, coordina a los equipos y los servicios de apoyo (logística, finanzas, RR. HH.), hace el seguimiento del avance y rinde cuentas a la jerarquía, al donante y a las comunidades.
2Las fases del ciclo del proyecto
Las guías del sector (como PMD Pro) describen fases sucesivas, con un monitoreo y control que se extiende a lo largo de todo el proyecto:
- Identificación y definición: análisis de las necesidades, del contexto y de las opciones; lógica de intervención (marco lógico).
- Puesta en marcha: acta de constitución del proyecto, equipo, gobernanza, reunión de lanzamiento.
- Planificación: plan de trabajo detallado, presupuesto, adquisiciones, riesgos, monitoreo y evaluación, comunicación.
- Ejecución: realización de las actividades, gestión del equipo y de los socios.
- Cierre: entrega final, informes, traspaso, lecciones aprendidas, cierre administrativo.
Una decisión tomada al principio cuesta poco cambiarla; la misma decisión cambiada al final del proyecto cuesta muy caro. De ahí la importancia de definir bien el proyecto.
3Partes interesadas
Una parte interesada es toda persona u organización que influye en el proyecto o que se ve afectada por él: comunidades, autoridades locales, donante, socios, clústeres, equipo, proveedores.
La matriz influencia / interés ayuda a decidir cómo trabajar con cada una:
| Interés bajo | Interés alto | |
|---|---|---|
| Influencia alta | Mantener satisfecha (informar con regularidad) | Gestionar de cerca (asociar a las decisiones) |
| Influencia baja | Vigilar | Mantener informada y consultar |
Las comunidades afectadas suelen tener poco poder formal pero un interés máximo: la rendición de cuentas exige consultarlas e informarles.
4La triple restricción
Todo proyecto equilibra tres parámetros relacionados: el alcance (lo que se entrega), los plazos y los costos, con la calidad en el centro. Si uno cambia, al menos otro debe moverse: entregar más letrinas con el mismo presupuesto requiere más tiempo, o reduce la calidad.
El acta de constitución del proyecto (una o dos páginas) fija estos parámetros, el objetivo, los entregables, los principales riesgos, el presupuesto y quién decide qué. La dirección la valida antes de planificar.
Lanzar un proyecto tras unas inundaciones
Delta inundado, Asia meridional
Ha sido nombrado jefe de proyecto de una respuesta de alojamiento y agua de 6 meses tras unas inundaciones.
La financiación está concedida. Su equipo no está completo, la autoridad local quiere ser consultada y tres ONG ya trabajan en la zona.
Decisión 1 de 3¿Primera acción?
Decisión 2 de 3¿Cómo tratar a las otras tres ONG?
Decisión 3 de 3La autoridad local pide añadir una escuela que rehabilitar. El presupuesto es fijo. ¿Qué responde?
Lo que hay que recordar
Un proyecto bien lanzado está bien definido, coordinado y protegido del desvío del alcance, sin cerrar la puerta a las partes interesadas.
Ejercicio: acta de constitución de un proyecto
Tome un proyecto real o imaginario (por ejemplo, una distribución de kits de higiene para 2.000 hogares desplazados). Redacte en una página: el objetivo, tres entregables, la duración, el presupuesto global, cinco partes interesadas ubicadas en la matriz influencia / interés y tres supuestos de los que depende el éxito.
Puntos clave
- Un proyecto es temporal y produce un resultado único.
- Fases: identificación y definición, puesta en marcha, planificación, ejecución, cierre; el monitoreo y control es continuo.
- Alcance, plazos y costos están relacionados: cambiar uno hace que se muevan los demás.
- La matriz influencia / interés orienta la relación con cada parte interesada.
Para profundizar: referencias del curso
- PM4NGOs (2020). Guía PM4NGOs: gestión de proyectos para profesionales del desarrollo (PMD Pro). www.pm4ngos.org
- Comisión Europea (2004). Manual de gestión del ciclo de proyecto. international-partnerships.ec.europa.eu
- CHS Alliance, Groupe URD, Proyecto Esfera (2024). Norma Humanitaria Esencial en materia de calidad y rendición de cuentas (CHS). www.corehumanitarianstandard.org
- ALNAP (2022). El estado del sistema humanitario (informe). www.alnap.org
Cuestionario del día
3 preguntas para comprobar lo aprendido. Responda a todas para validar el día.