- Desglosar el trabajo en paquetes (EDT).
- Elaborar un diagrama de Gantt e identificar la ruta crítica.
- Asignar los roles (RACI) y llevar un registro de riesgos.
1Desglosar el trabajo (EDT)
La estructura de desglose del trabajo (EDT, work breakdown structure) parte de los entregables y los divide en paquetes de trabajo cada vez más pequeños, hasta llegar a tareas que se pueden estimar (duración, costo, responsable).
Ejemplo: «20 puntos de agua rehabilitados» → estudios técnicos; compra de materiales; obras; comités de gestión formados; control de calidad del agua.
Regla útil: lo que no está en la EDT no está en el proyecto.
2Diagrama de Gantt y ruta crítica
El diagrama de Gantt sitúa cada tarea en una línea de tiempo, con sus dependencias (la tarea B solo puede empezar cuando termina la A).
La ruta crítica es la cadena más larga de tareas dependientes: determina la duración mínima del proyecto. Una tarea en la ruta crítica no tiene ninguna holgura: cualquier retraso en ella retrasa el fin del proyecto. Las demás tareas tienen un margen (una «holgura»).
Sobre el terreno, las compras internacionales, las autorizaciones administrativas y la temporada de lluvias suelen estar en la ruta crítica: planifíquelas primero.
3Quién hace qué: la matriz RACI
Para cada tarea o decisión, la matriz RACI indica:
- R (Responsible): realiza el trabajo;
- A (Accountable): rinde cuentas y valida; una sola persona por tarea;
- C (Consulted): da su opinión antes;
- I (Informed): es informado después.
Evita los dos males clásicos: «todos creían que otra persona se ocupaba de ello» y «demasiados jefes para una misma decisión».
4Registro de riesgos
Un riesgo es un evento incierto que, si ocurre, afecta al proyecto. Se registra con su probabilidad y su impacto (por ejemplo, de 1 a 5); el producto probabilidad × impacto indica su prioridad.
Cuatro respuestas posibles: evitar (cambiar el plan), mitigar (reducir la probabilidad o el impacto), transferir (seguro, contrato) o aceptar (con un plan de contingencia). Cada riesgo tiene un responsable y una fecha de revisión.
| Riesgo | P | I | Puntuación | Respuesta |
|---|---|---|---|---|
| Carretera cortada en la temporada de lluvias | 4 | 4 | 16 | Mitigar: preposicionar el stock antes de junio |
| Subida del precio del cemento | 3 | 3 | 9 | Mitigar: acuerdo marco a precio fijo |
El plan del proyecto incluye también el plan de adquisiciones (qué, cuándo, con qué procedimiento), el presupuesto, el plan de monitoreo y evaluación y el plan de comunicación.
El retraso de las compras internacionales
Proyecto de salud, zona aislada
Está planificando la rehabilitación de 4 centros de salud en 9 meses.
El material médico viene del extranjero (plazo de 14 semanas). La temporada de lluvias corta la carretera del mes 5 al mes 8.
Decisión 1 de 3¿Dónde se encuentra probablemente la ruta crítica?
Decisión 2 de 3¿Qué respuesta elige para el riesgo «carretera cortada»?
Decisión 3 de 3En la matriz RACI, ¿quién es «A» (rinde cuentas) en la selección del proveedor?
Lo que hay que recordar
Identificar la ruta crítica y tratar los riesgos principales con antelación marca a menudo la diferencia entre un proyecto entregado y un proyecto prorrogado.
Ejercicio: EDT, diagrama de Gantt y riesgos
Para su proyecto del día 1, desglose un entregable en 6 a 10 tareas, estime su duración y sus dependencias, dibuje un diagrama de Gantt sencillo (en papel o en hoja de cálculo) e identifique la ruta crítica. Añada una matriz RACI para tres tareas y un registro de cinco riesgos puntuados.
Puntos clave
- La EDT desglosa los entregables en tareas que se pueden estimar.
- La ruta crítica fija la duración mínima: sus tareas no tienen holgura.
- RACI: una sola «A» por tarea.
- Riesgo: probabilidad × impacto; respuestas: evitar, mitigar, transferir, aceptar.
Para profundizar: referencias del curso
- PM4NGOs (2020). Guía PM4NGOs: gestión de proyectos para profesionales del desarrollo (PMD Pro). www.pm4ngos.org
- Comisión Europea (2004). Manual de gestión del ciclo de proyecto. international-partnerships.ec.europa.eu
- CHS Alliance, Groupe URD, Proyecto Esfera (2024). Norma Humanitaria Esencial en materia de calidad y rendición de cuentas (CHS). www.corehumanitarianstandard.org
- ALNAP (2022). El estado del sistema humanitario (informe). www.alnap.org
Cuestionario del día
3 preguntas para comprobar lo aprendido. Responda a todas para validar el día.