Dirigir la ejecución y cerrar

1Hacer el seguimiento del avance

El seguimiento compara de forma continua lo previsto y lo real: actividades, entregables, gastos, riesgos. Herramientas sencillas: reunión semanal breve, tablero de una página, seguimiento presupuestario mensual con finanzas, actualización del diagrama de Gantt y del registro de riesgos.

Un registro de problemas (issue log) enumera lo que ya está causando problemas (a diferencia del riesgo, que es incierto), con un responsable y una fecha de resolución. Los problemas que no se pueden resolver en el propio nivel se escalan rápidamente.

2Gestionar los cambios

Los proyectos humanitarios cambian a menudo: desplazamiento de población, acceso cortado, nueva epidemia. Un cambio de alcance, de plazo o de presupuesto sigue un control de cambios:

1. describir la solicitud y su motivo;
2. analizar el impacto en el alcance, los plazos, los costos, la calidad y los riesgos;
3. hacer que decida la persona adecuada (y el donante si el contrato lo exige, mediante una enmienda);
4. actualizar los planes e informar a las partes interesadas.

Las pequeñas adiciones aceptadas sin análisis ni acuerdo acaban desbordando el proyecto: es el «desvío del alcance».

3Equipo y gestión a distancia

• Aclarar los roles (RACI) y los objetivos de cada persona.
• Delegar con resultados esperados claros, no solo con tareas.
• En la gestión a distancia (zona de acceso limitado), reforzar a los equipos locales y a los socios, prever verificaciones por terceros, fotos georreferenciadas, llamadas periódicas y mecanismos de quejas.
• Cuidar el bienestar y la seguridad del equipo: son condiciones para el éxito del proyecto.

4Cerrar el proyecto

El cierre se prepara con varios meses de antelación:

• Estrategia de salida: traspaso a las autoridades, a los comités o a los socios, o paso a otra financiación; se decide desde el diseño.
• Cierre operativo: entregables recibidos, activos transferidos según las normas del donante, contratos con proveedores y con el personal cerrados.
• Cierre administrativo y financiero: informes finales, archivo, auditoría en su caso.
• Lecciones aprendidas: taller con el equipo, los socios y representantes de las comunidades; lo que funcionó, lo que no funcionó y lo que se volverá a hacer.