Gerir a implementação e encerrar

1Acompanhar o progresso

A monitorização compara continuamente o previsto e o real: atividades, produtos, despesas, riscos. Ferramentas simples: reunião semanal curta, painel de bordo de uma página, acompanhamento orçamental mensal com as finanças, atualização do Gantt e do registo de riscos.

Um registo de problemas (issue log) lista o que já constitui um problema (ao contrário do risco, que é incerto), com um responsável e uma data de resolução. Os problemas que não se conseguem resolver ao próprio nível são escalados rapidamente.

2Gerir as alterações

Os projetos humanitários mudam com frequência: deslocação de população, acesso cortado, nova epidemia. Uma alteração de âmbito, prazo ou orçamento segue um controlo de alterações:

1. descrever o pedido e a sua razão;
2. analisar o impacto no âmbito, nos prazos, nos custos, na qualidade e nos riscos;
3. submeter a decisão à pessoa certa (e ao doador, se o contrato o exigir, por adenda);
4. atualizar os planos e informar as partes interessadas.

Os pequenos acréscimos aceites sem análise nem acordo acabam por extravasar o projeto: é o «desvio de âmbito» (scope creep).

3Equipa e gestão à distância

• Clarificar os papéis (RACI) e os objetivos de cada pessoa.
• Delegar com resultados esperados claros, e não apenas tarefas.
• Na gestão à distância (zona de acesso limitado), reforçar as equipas locais e os parceiros, prever verificações por terceiros, fotografias georreferenciadas, chamadas regulares e mecanismos de queixa.
• Cuidar do bem-estar e da segurança da equipa: são condições de êxito do projeto.

4Encerrar o projeto

O encerramento prepara-se com vários meses de antecedência:

• Estratégia de saída: transferência para as autoridades, os comités ou os parceiros, ou passagem para outro financiamento; decidida logo na conceção.
• Encerramento operacional: produtos rececionados, ativos transferidos segundo as regras do doador, contratos de fornecedores e de pessoal encerrados.
• Encerramento administrativo e financeiro: relatórios finais, arquivo, eventual auditoria.
• Lições aprendidas: workshop com a equipa, os parceiros e representantes das comunidades; o que funcionou, o que não funcionou, o que se voltará a fazer.