المشتريات (procurement)

1اللوجستيات في خدمة البرنامج

توفّر اللوجستيات السلع والخدمات المناسبة، في المكان المناسب، وفي الوقت المناسب، وبالكمية والجودة المناسبتين، وبأفضل تكلفة، مع احترام قواعد المانحين. وكثيراً ما تمثل جزءاً كبيراً من ميزانية الاستجابة الإنسانية.

وظائفها الرئيسية: المشتريات، والتخزين وإدارة المخزون، والنقل، والأسطول، وإدارة المباني والمعدات، وفي كثير من الأحيان الاتصالات. وتتولى المجموعة اللوجستية (Logistics Cluster) تنسيق الخدمات المشتركة في الأزمات الكبرى.

2دورة الشراء

1. طلب الشراء (purchase request): يحدد البرنامج الحاجة والمواصفات والكمية والتاريخ وبند الميزانية؛ ويعتمده شخص مخوَّل.
2. طرح المنافسة حسب المبلغ: عرض أسعار واحد، أو عدة عروض أسعار، أو مناقصة.
3. التحليل والاختيار: جدول مقارنة وفق معايير معلنة مسبقاً (السعر، والجودة، ومدة التسليم، والمطابقة)؛ ولجنة مشتريات فوق عتبة معينة.
4. أمر شراء أو عقد موقَّع.
5. الاستلام: التحقق من الكميات والجودة، وإيصال استلام موقَّع.
6. الدفع بعد مطابقة أمر الشراء وإيصال الاستلام والفاتورة («المطابقة الثلاثية»).
7. أرشفة الملف الكامل، جاهزاً للتدقيق.

3العتبات والإجراءات

تحدد كل منظمة عتبات: مثلاً عرض أسعار واحد دون مبلغ صغير، وثلاثة عروض أسعار مكتوبة فوقه، ثم مناقصة علنية فوق مبلغ أعلى. وقد يفرض العقد مع المانح قواعد أكثر صرامة: وتُطبَّق القاعدة الأشد صرامة.

لا تجزّئ أبداً عملية شراء (بتقسيمها إلى طلبيات صغيرة) للبقاء دون عتبة ما: فهذه مخالفة يكتشفها المدققون بسهولة.

يمكن أن تتبع مشتريات الطوارئ إجراءً مبسطاً، لكن يجب أن يكون مأذوناً به ومبرَّراً وموثَّقاً.

4الأخلاقيات والاحتيال وتضارب المصالح

• الفصل بين المهام: الشخص نفسه لا يطلب ولا يختار ولا يستلم ولا يدفع.
• تضارب المصالح: إذا كان أحد الموردين مملوكاً لقريب لك، فأفصح عن ذلك وانسحب من عملية الاختيار.
• ارفض الهدايا والعمولات؛ وأبلغ عن أي محاولة رشوة.
• تحقق من الموردين (الوجود القانوني، والمراجع) ومن عدم ورودهم في قوائم العقوبات.
• احتفظ بالعروض مختومة أو مؤمَّنة حتى فتحها أمام اللجنة.