المستودع وإدارة المخزون

1الاستلام والتخزين

• عند الوصول: مقارنة البضاعة بسند الشحن (waybill) وبأمر الشراء، والعدّ، ومراقبة الجودة، وتدوين الفروق والأضرار قبل التوقيع.
• التخزين على منصات نقالة، بعيداً عن الجدران، حسب الدفعات، مع ممرات خالية؛ واحترام أقصى ارتفاع للتكديس.
• فصل المواد الخطرة والغذائية والطبية وغير الغذائية؛ وبعض المنتجات تتطلب سلسلة تبريد أو حرارة مضبوطة.
• مستودع نظيف وجاف وجيد التهوية ومؤمَّن (دخول محدود، ومفاتيح خاضعة للرقابة)، ومزود بطفايات حريق.

2بطاقات المخزون، وFIFO وFEFO

لكل صنف بطاقة مخزون (ورقية أو إلكترونية): التاريخ، والوارد، والصادر، والرصيد، ومرجع الوثيقة، والتوقيع. ويجب أن يطابق الرصيدُ المخزونَ الفعلي.

• FIFO (الوارد أولاً يُصرف أولاً): تُصرف أولاً الأصناف التي وصلت أولاً.
• FEFO (الأقرب انتهاءً يُصرف أولاً): بالنسبة للأغذية والأدوية، يُصرف أولاً ما تنتهي صلاحيته أولاً.

3الجرد والصرف والخسائر

• جرد فعلي منتظم (مثلاً شهرياً) يجريه شخصان، أحدهما مستقل عن أمين المخزن؛ وتُفسَّر الفروق وتُعتمد.
• يستند كل صرف إلى طلب معتمد وإذن صرف أو سند نقل موقَّع.
• يُبلَّغ عن الخسائر (السرقة، والأضرار، وانتهاء الصلاحية) بتقرير، ولا «تُصحَّح» أبداً خفيةً على البطاقة.
• متابعة مخزون الأمان ومُهل إعادة التموين لتجنب نفاد المخزون.