Almacén y gestión de existencias

1Recepción y almacenamiento

• A la llegada: comparar la mercancía con el albarán de entrega (waybill) y con la orden de compra, contar, controlar la calidad, anotar las diferencias y los daños antes de firmar.
• Almacenar sobre palés, separados de las paredes, por lotes, con pasillos despejados; respetar la altura máxima de apilamiento.
• Separar los productos peligrosos, alimentarios, médicos y no alimentarios; algunos productos requieren cadena de frío o temperatura controlada.
• Almacén limpio, seco, ventilado y seguro (acceso limitado, llaves controladas), con extintores.

2Fichas de existencias, FIFO y FEFO

Cada artículo tiene una ficha de existencias (en papel o en un programa informático): fecha, entrada, salida, saldo, referencia del documento, firma. El saldo debe coincidir con las existencias físicas.

• FIFO (primero en entrar, primero en salir): primero salen los artículos que llegaron primero.
• FEFO (primero en caducar, primero en salir): para alimentos y medicamentos, primero sale lo que caduca antes.

3Inventarios, salidas y pérdidas

• Inventario físico periódico (por ejemplo, mensual) realizado por dos personas, una de ellas independiente del almacenista; las diferencias se explican y se aprueban.
• Toda salida se basa en una solicitud aprobada y una nota de salida o un albarán de transporte firmado.
• Las pérdidas (robo, daños, caducidad) se declaran mediante un informe, nunca se «corrigen» discretamente en la ficha.
• Hacer un seguimiento del stock de seguridad y de los plazos de reabastecimiento para evitar las roturas de existencias.