Las compras (procurement)

1La logística al servicio del programa

La logística pone a disposición los bienes y servicios adecuados, en el lugar adecuado, en el momento adecuado, en la cantidad y calidad adecuadas, al mejor costo, respetando al mismo tiempo las normas de los donantes. A menudo representa una gran parte del presupuesto de una respuesta humanitaria.

Sus funciones principales: compras, almacenamiento y gestión de existencias, transporte, flota, gestión de edificios y equipos y, con frecuencia, telecomunicaciones. El Clúster de Logística coordina los servicios comunes en las grandes crisis.

2El circuito de compra

1. Solicitud de compra (purchase request): el programa especifica la necesidad, las especificaciones, la cantidad, la fecha y la línea presupuestaria; la valida una persona autorizada.
2. Licitación o consulta de precios según el importe: una cotización, varias cotizaciones o licitación.
3. Análisis y selección: cuadro comparativo según criterios conocidos de antemano (precio, calidad, plazo, conformidad); comité de compras por encima de cierto umbral.
4. Orden de compra o contrato firmado.
5. Recepción: control de cantidades y calidad, nota de recepción firmada.
6. Pago tras cotejar la orden de compra, la nota de recepción y la factura (la «conciliación de tres vías»).
7. Archivo del expediente completo, listo para la auditoría.

3Umbrales y procedimientos

Cada organización fija umbrales: por ejemplo, una cotización por debajo de un importe pequeño, tres cotizaciones escritas por encima y, después, una licitación pública a partir de un importe más elevado. El contrato con el donante puede imponer normas más estrictas: se aplica la norma más estricta.

Nunca fraccionar una compra (dividirla en pedidos pequeños) para quedar por debajo de un umbral: es una falta que los auditores detectan fácilmente.

Las compras de emergencia pueden seguir un procedimiento simplificado, pero este debe estar autorizado, justificado y documentado.

4Ética, fraude y conflictos de intereses

• Separación de funciones: una misma persona no solicita, selecciona, recibe y paga.
• Conflicto de intereses: si un proveedor pertenece a un familiar, declárelo y retírese de la selección.
• Rechace regalos y comisiones; denuncie cualquier intento de corrupción.
• Verifique a los proveedores (existencia legal, referencias) y compruebe que no figuran en las listas de sanciones.
• Mantenga las ofertas selladas o protegidas hasta su apertura en comité.