O aprovisionamento (procurement)

1A logística ao serviço do programa

A logística disponibiliza os bens e serviços certos, no local certo, no momento certo, na quantidade e qualidade certas, ao melhor custo, respeitando as regras dos doadores. Representa muitas vezes uma grande parte do orçamento de uma resposta humanitária.

As suas principais funções: aprovisionamento, armazenagem e gestão de stocks, transporte, frota, gestão de edifícios e equipamentos e, muitas vezes, telecomunicações. O Cluster de Logística coordena os serviços comuns nas grandes crises.

2O circuito de aquisição

1. Pedido de compra (purchase request): o programa especifica a necessidade, as especificações, a quantidade, a data e a rubrica orçamental; o pedido é validado por uma pessoa autorizada.
2. Consulta ao mercado consoante o montante: um orçamento, vários orçamentos ou concurso.
3. Análise e seleção: quadro comparativo segundo critérios conhecidos de antemão (preço, qualidade, prazo, conformidade); comité de aquisições acima de um determinado limiar.
4. Nota de encomenda ou contrato assinado.
5. Receção: controlo das quantidades e da qualidade, guia de receção assinada.
6. Pagamento após a conciliação da encomenda, da guia de receção e da fatura (a «conciliação tripla»).
7. Arquivo do processo completo, pronto para auditoria.

3Limiares e procedimentos

Cada organização fixa limiares: por exemplo, um orçamento abaixo de um montante reduzido, três orçamentos escritos acima dele e, depois, um concurso público acima de um montante mais elevado. O contrato com o doador pode impor regras mais rigorosas: aplica-se a regra mais rigorosa.

Nunca fracionar uma aquisição (dividi-la em pequenas encomendas) para ficar abaixo de um limiar: é uma falta que os auditores detetam facilmente.

As aquisições de emergência podem seguir um procedimento simplificado, mas este deve ser autorizado, justificado e documentado.

4Ética, fraude e conflitos de interesses

• Separação de funções: a mesma pessoa não pede, não escolhe, não receciona e não paga.
• Conflito de interesses: se um fornecedor pertencer a um familiar, declare-o e retire-se da seleção.
• Recuse presentes e comissões; denuncie qualquer tentativa de corrupção.
• Verifique os fornecedores (existência legal, referências) e que não constam das listas de sanções.
• Mantenha as propostas seladas ou protegidas até à abertura em comité.