- Rececionar e armazenar corretamente.
- Manter as fichas de stock e fazer um inventário.
- Gerir as saídas e as perdas.
1Receção e armazenamento
- À chegada: comparar a mercadoria com a guia de transporte (waybill) e com a encomenda, contar, controlar a qualidade, registar as discrepâncias e os danos antes de assinar.
- Armazenar sobre paletes, afastado das paredes, por lotes, com corredores desimpedidos; respeitar a altura máxima de empilhamento.
- Separar os produtos perigosos, alimentares, médicos e não alimentares; alguns produtos exigem cadeia de frio ou temperatura controlada.
- Armazém limpo, seco, ventilado e seguro (acesso limitado, chaves controladas), com extintores.
2Fichas de stock, FIFO e FEFO
Cada artigo tem uma ficha de stock (em papel ou em software): data, entrada, saída, saldo, referência do documento, assinatura. O saldo deve corresponder ao stock físico.
- FIFO (primeiro a entrar, primeiro a sair): saem primeiro os artigos que chegaram primeiro.
- FEFO (primeiro a expirar, primeiro a sair): para alimentos e medicamentos, sai primeiro o que expira mais cedo.
3Inventários, saídas e perdas
- Inventário físico regular (por exemplo, mensal) feito por duas pessoas, uma das quais independente do fiel de armazém; as discrepâncias são explicadas e aprovadas.
- Qualquer saída baseia-se num pedido aprovado e numa guia de saída ou guia de transporte assinada.
- As perdas (roubo, danos, expiração) são declaradas num relatório, nunca «corrigidas» discretamente na ficha.
- Acompanhar o stock de segurança e os prazos de reaprovisionamento para evitar ruturas.
O armazém depois da época das chuvas
Armazém distrital
Assume a responsabilidade por um armazém de 600 m² que guarda alimentos terapêuticos, lonas e kits de higiene.
O telhado tem uma infiltração num canto, as fichas de stock não são atualizadas há três semanas e algumas caixas de alimentos terapêuticos expiram dentro de dois meses.
Decisão 1 de 3A sua primeira prioridade?
Decisão 2 de 3Como gerir os alimentos terapêuticos próximos da data de validade?
Decisão 3 de 3O inventário mostra menos 80 lonas do que a ficha. O que faz?
O que reter
Um bom fiel de armazém protege o stock, aplica o FEFO e documenta cada diferença em vez de a corrigir discretamente.
Exercício: uma discrepância de inventário
A ficha de stock indica 1 200 lonas; o inventário conta 1 140. Enumere as causas possíveis, as verificações a fazer (documentos de saída, erros de registo, roubo) e redija um breve relatório de discrepância.
A reter
- Controlar antes de assinar a receção.
- Uma ficha de stock por artigo, sempre atualizada.
- FEFO para alimentos e medicamentos.
- Inventário regular feito por duas pessoas; nenhuma correção sem relatório.
Para saber mais: referências da formação
- Logistics Cluster (PAM) (2023). Logistics Operational Guide (LOG). log.logcluster.org
- Associação Esfera (2018). O Manual Esfera: Carta Humanitária e Normas Mínimas para a Resposta Humanitária. spherestandards.org/fr/manuel-2018
- Câmara de Comércio Internacional (2020). Incoterms 2020. iccwbo.org/business-solutions/incoterms-rules
- UNICEF Supply Division (2022). Manual de aprovisionamento. www.unicef.org/supply
Questionário do dia
3 perguntas para verificar o que aprendeu. Responda a todas para validar o dia.