Antes de partir: analizar, evaluar los riesgos, prepararse

1De los términos de referencia al plan de misión

Una misión de terreno empieza en la oficina. Los términos de referencia (TdR) dicen por qué parte usted: evaluación de necesidades, seguimiento de actividades, supervisión de un equipo, puesta en marcha de un proyecto, auditoría, respuesta de emergencia. Antes de aceptar, compruebe cinco puntos:

• El objetivo y los productos: ¿qué hay que tener en la mano al regresar (informe, datos, decisión, plan) y para quién?
• El alcance: qué lugares, qué actividades, qué interlocutores; lo que no se pide.
• La duración real: días de trabajo efectivos, una vez descontados los trayectos, las autorizaciones y los días festivos.
• Los medios: vehículos, intérpretes, presupuesto, acceso a los datos, apoyo de la oficina local.
• Las responsabilidades: quién le supervisa sobre el terreno, quién toma las decisiones de seguridad, ante quién rinde cuentas.

El plan de misión traduce los TdR en un calendario día a día, con las citas, los desplazamientos, las noches, los puntos de contacto y un margen para los imprevistos. Una regla sencilla: prever al menos un 20 % de tiempo de reserva en las zonas de acceso difícil, porque basta un control de carretera, una lluvia o una autorización que se retrasa para perder un día.

Unos TdR imprecisos producen misiones largas e informes inútiles. Si el objetivo ocupa más de dos frases, pida que lo reformulen antes de partir.

2Analizar el contexto y los actores

Antes de partir, construya una imagen clara de la zona. Las fuentes públicas suelen bastar para empezar: informes de situación y mapas de OCHA, ReliefWeb, boletines de los clústeres, análisis de los foros de ONG, prensa local, informes anuales de las organizaciones presentes. Compleméntelas con el briefing de la oficina en el país y con los colegas que regresan de la zona.

El análisis responde a algunas preguntas:

• Situación: ¿qué ha pasado en los últimos seis meses (desplazamientos, combates, epidemias, desastres) y qué está cambiando en este momento?
• Actores: autoridades formales y tradicionales, fuerzas de seguridad, grupos armados, líderes comunitarios, otras organizaciones; ¿quién puede facilitar o bloquear su trabajo, y cómo se percibe a su organización?
• Acceso: carreteras transitables, estación, autorizaciones necesarias, puestos de control, toque de queda.
• Tendencias de seguridad: tipos de incidentes recientes, lugares, horas, objetivos; un incidente aislado y una serie no requieren la misma respuesta.

Este análisis no es un ejercicio académico: sirve para decidir el itinerario, el perfil del equipo, los mensajes que se transmitirán y las medidas de seguridad.

3Evaluar los riesgos: la matriz probabilidad × impacto

La gestión de la seguridad humanitaria se basa en un enfoque sencillo: identificar las amenazas, estimar la vulnerabilidad del equipo frente a cada una, deducir el riesgo y después elegir medidas. A menudo se puntúa cada amenaza en dos escalas de 1 a 5:

• Probabilidad: 1 muy improbable, 2 improbable, 3 posible, 4 probable, 5 casi seguro.
• Impacto: 1 insignificante, 2 bajo, 3 moderado, 4 grave, 5 crítico (muerte, secuestro, suspensión del programa).

Riesgo = probabilidad × impacto, de 1 a 25. Una escala habitual: de 1 a 5 bajo, de 6 a 12 medio, de 15 a 25 alto.

Para cada riesgo medio o alto se prevén medidas que reducen la probabilidad (no circular de noche, conductor descansado, cinturón, velocidad limitada) o el impacto (botiquín, plan MEDEVAC). Después se estima el riesgo residual: si el cinturón y la prohibición de circular de noche reducen la probabilidad de accidente a 2, el riesgo pasa a 2 × 4 = 8, medio.

La pregunta final es siempre la misma: ¿es aceptable el riesgo residual en relación con la importancia del programa para las personas? Es el principio del «riesgo aceptable». Si la respuesta es no, se cambia el plan, se aplaza o se renuncia: es una decisión normal, no un fracaso.

4Salud, documentos y deber de cuidado

El deber de cuidado (duty of care) obliga al empleador a tomar todas las medidas razonables frente a los riesgos previsibles. También obliga al miembro del personal a seguir las normas y a compartir la información útil. Antes de partir:

• Salud: vacunas al día (fiebre amarilla con certificado internacional si el país lo exige), profilaxis del paludismo y mosquitero, tratamiento personal para toda la duración más un margen, botiquín personal, grupo sanguíneo anotado.
• Seguro y MEDEVAC: cobertura médica y de repatriación válida para el país y las actividades, número de asistencia guardado en el teléfono y anotado en papel.
• Documentos: pasaporte con al menos seis meses de validez, visado, orden de misión, carné de la organización, autorizaciones de circulación; copias en papel y digitales guardadas por separado de los originales.
• Información personal de seguridad: contactos de emergencia y formulario de «prueba de vida» (preguntas que solo usted puede responder) entregados a los servicios de RR. HH. o de seguridad según el procedimiento.
• Briefing de seguridad: plan de seguridad del país, procedimientos, fases de alerta, normas de desplazamiento; debe recibirse antes de partir o nada más llegar, nunca «más tarde».

Su perfil personal también cuenta: la nacionalidad, el sexo, el origen, la religión o la orientación sexual pueden exponer a riesgos diferentes según el contexto. Se habla de ello con el responsable de seguridad, de forma confidencial, para adaptar las medidas, nunca para excluir.

5Logística, comunicaciones y presupuesto de la misión

La logística de una misión se prepara con la oficina local:

• Itinerario: carreteras principales y alternativas, distancias, tiempos de trayecto realistas según la estación, lugares para pernoctar, puntos de abastecimiento.
• Vehículos: estado comprobado (neumáticos, rueda de repuesto, frenos, luces), botiquín y extintor, conductor con experiencia en la zona, combustible con reserva.
• Comunicaciones: al menos dos medios independientes (teléfono móvil y teléfono satelital o radio), baterías cargadas, lista de contactos, horarios de llamadas de control (check-in) acordados.
• Alojamiento: lugar elegido por su seguridad (acceso, vigilancia, salidas), no solo por su precio.

El presupuesto de la misión reúne las dietas, el transporte, el combustible, el alojamiento, los intérpretes, las tasas de autorización y un margen para imprevistos, en general del 10 %. Ejemplo. Equipo de 3 personas, 5 días, dieta de 40 USD por día y por persona: 3 × 5 × 40 = 600 USD. Un vehículo alquilado a 100 USD por día: 500 USD. Combustible: 500 km a 15 litros por cada 100 km = 75 litros a 1,20 USD = 90 USD. Subtotal: 1 190 USD; con un 10 % de imprevistos: 1 309 USD.

Conserve los justificantes: un anticipo de misión se justifica al regresar, hasta el último céntimo.