Bien formuler ses demandes : rôle, contexte, tâche, format et exemples

1Pourquoi la formulation compte autant

Un assistant d'IA ne connaît ni votre organisation, ni votre programme, ni votre bailleur, ni votre public. Une demande vague (« Écris un rapport sur notre projet ») produit un texte générique, plein de formules creuses. Une demande précise produit un premier jet utilisable.

On parle souvent d'ingénierie des requêtes (prompt engineering). Pour un usage professionnel courant, il ne s'agit pas de formules magiques mais de bonnes pratiques de briefing, les mêmes que pour briefer un nouveau collègue compétent qui découvre le dossier.

Test simple : si vous donniez votre demande telle quelle à un consultant qui ne connaît rien à votre projet, pourrait-il faire un bon travail ? Sinon, l'IA non plus.

2Les cinq éléments d'une bonne demande

• Rôle : la perspective attendue. « Tu es un spécialiste MEAL expérimenté dans les programmes de nutrition. » Le rôle oriente le vocabulaire et le niveau d'exigence.
• Contexte : qui vous êtes, le programme, le pays, le public, les contraintes. « ONG nationale, programme de nutrition financé par un bailleur européen, trois districts, rapport intermédiaire à 6 mois. »
• Tâche : un verbe d'action clair. « Rédige la section "Progrès par résultat" à partir des données ci-dessous. »
• Contraintes : longueur, ton, éléments à inclure ou à exclure, règles. « 400 mots maximum, ton factuel, n'invente aucun chiffre, signale les données manquantes. »
• Format : tableau, liste, paragraphes, titres, langue. « Un tableau indicateur / cible / réalisé / commentaire, puis deux paragraphes. »

Exemple complet. « Tu es responsable des subventions d'une ONG médicale. Contexte : nous répondons à un appel à propositions de 500 000 EUR pour des soins de santé primaires dans deux provinces ; le bailleur exige une approche centrée sur la redevabilité envers les populations. Tâche : propose un plan détaillé de la section "Redevabilité" (titres et sous-titres, 3 points par sous-titre). Contraintes : maximum une page, aucune promesse que nous ne pouvons pas tenir, termes du Core Humanitarian Standard. Format : liste numérotée. »

3Donner des exemples et des documents

La manière la plus fiable d'obtenir le style voulu est de montrer un exemple. Un paragraphe d'un ancien rapport apprécié du bailleur, un modèle de courriel, une fiche indicateur bien remplie : l'assistant imitera la structure et le ton.

Pour des documents de référence longs, utilisez des repères clairs : « Voici le cadre logique entre les balises <cadre> et </cadre>, et les données du trimestre entre <donnees> et </donnees>. » Les deux assistants gèrent bien ce type de structuration.

Demandez explicitement de s'appuyer uniquement sur les documents fournis lorsque l'exactitude compte : « Si une information n'est pas dans les documents, écris "information non disponible" au lieu de la deviner. » Cette phrase réduit nettement les inventions.

Attention. Avant de coller un document, vérifiez qu'il ne contient pas de données personnelles ou sensibles (semaine 3). Un ancien rapport bailleur contient parfois des noms de bénéficiaires, des listes de partenaires ou des incidents de sécurité.

4Itérer : la conversation est un atelier

La première réponse est rarement la bonne. Plutôt que de tout réécrire, corrigez par étapes :

• « Raccourcis à 250 mots en gardant les trois chiffres clés. »
• « Le ton est trop promotionnel ; rends-le factuel, comme un rapport de suivi. »
• « Le deuxième paragraphe répète le premier : fusionne-les. »
• « Ajoute une ligne sur les retards dus à la saison des pluies, avec leur effet sur l'indicateur 2.1. »

Deux techniques très efficaces :

• Demander des questions d'abord : « Avant de rédiger, pose-moi les 5 questions dont tu as besoin pour faire un bon travail. » L'assistant révèle ainsi ce qui manque à votre brief.
• Demander une critique : « Relis ce texte comme un évaluateur exigeant du bailleur : liste les 5 faiblesses principales, de la plus grave à la moins grave. » Puis corrigez vous-même ou avec l'IA.

Quand une conversation dérive ou devient très longue, recommencez une conversation neuve avec un brief amélioré : c'est souvent plus rapide.

5Instructions permanentes : Projets et Gems

Si vous répétez souvent le même contexte, ne le recollez pas à chaque fois :

• dans Claude, un Projet réunit des instructions permanentes et des documents de référence (par exemple la charte de communication, le cadre logique, le glossaire) partagés par toutes les conversations du projet ; selon l'offre, un projet peut être partagé avec des collègues ;
• dans Gemini, un Gem est un assistant personnalisé avec ses instructions et, selon les versions, des fichiers de référence.

Exemple d'instructions permanentes pour un responsable de communication : « Tu aides l'équipe communication de l'ONG X. Ton : sobre, respectueux, sans misérabilisme. Ne jamais identifier un enfant ou une victime. Toujours utiliser "personnes déplacées" et non "réfugiés" pour les déplacés internes. Longueur par défaut : 150 mots. Signale toute affirmation qui demande une source. »

Ces instructions incarnent les règles de l'organisation. Elles doivent être relues par la personne responsable, comme n'importe quel document de procédure.

6Une bibliothèque de demandes pour l'équipe

Les équipes qui tirent le plus de valeur de l'IA partagent leurs demandes qui fonctionnent. Une bibliothèque simple (un document partagé ou un tableur) contient pour chaque demande type :

• le nom et l'usage (« Synthèse d'un compte rendu de réunion de cluster ») ;
• le texte de la demande, avec des zones à remplir entre crochets ;
• les documents à fournir et ceux à ne jamais fournir ;
• les points de vérification obligatoires (« vérifier les dates et les noms d'organisations ») ;
• l'auteur et la date de dernière mise à jour.

Commencez petit : 10 demandes pour les tâches les plus fréquentes du poste (courriels, comptes rendus, synthèses, reformulations, traductions). Mesurez le temps gagné et la qualité, puis élargissez.

Une bonne demande vaut un bon modèle de document : elle se partage, se teste, s'améliore et se range dans les procédures.