Formular bem os pedidos: papel, contexto, tarefa, formato e exemplos

1Porque a formulação conta tanto

Um assistente de IA não conhece nem a sua organização, nem o seu programa, nem o seu doador, nem o seu público. Um pedido vago («Escreve um relatório sobre o nosso projeto») produz um texto genérico, cheio de fórmulas vazias. Um pedido preciso produz um primeiro rascunho utilizável.

Fala-se muitas vezes de engenharia de prompts (prompt engineering). Para uma utilização profissional corrente, não se trata de fórmulas mágicas mas de boas práticas de briefing, as mesmas que para informar um novo colega competente que descobre o dossiê.

Teste simples: se desse o seu pedido tal como está a um consultor que não sabe nada do seu projeto, conseguiria ele fazer um bom trabalho? Se não, a IA também não.

2Os cinco elementos de um bom pedido

• Papel: a perspetiva esperada. «És um especialista MEAL com experiência em programas de nutrição». O papel orienta o vocabulário e o nível de exigência.
• Contexto: quem é, o programa, o país, o público, as restrições. «ONG nacional, programa de nutrição financiado por um doador europeu, três distritos, relatório intercalar aos 6 meses».
• Tarefa: um verbo de ação claro. «Redige a secção "Progressos por resultado" a partir dos dados seguintes».
• Restrições: extensão, tom, elementos a incluir ou excluir, regras. «400 palavras no máximo, tom factual, não inventes nenhum número, assinala os dados em falta».
• Formato: tabela, lista, parágrafos, títulos, língua. «Uma tabela indicador / meta / alcançado / comentário, e depois dois parágrafos».

Exemplo completo. «És responsável de subvenções de uma ONG médica. Contexto: respondemos a um convite à apresentação de propostas de 500 000 EUR para cuidados de saúde primários em duas províncias; o doador exige uma abordagem centrada na prestação de contas às populações. Tarefa: propõe uma estrutura detalhada da secção "Prestação de contas" (títulos e subtítulos, 3 pontos por subtítulo). Restrições: uma página no máximo, nenhuma promessa que não possamos cumprir, termos da Norma Humanitária Essencial. Formato: lista numerada».

3Dar exemplos e documentos

A forma mais fiável de obter o estilo desejado é mostrar um exemplo. Um parágrafo de um relatório anterior apreciado pelo doador, um modelo de e-mail, uma ficha de indicador bem preenchida: o assistente imitará a estrutura e o tom.

Para documentos de referência longos, utilize marcas claras: «Eis o quadro lógico entre as etiquetas <quadro> e </quadro>, e os dados do trimestre entre <dados> e </dados>». Ambos os assistentes lidam bem com este tipo de estruturação.

Peça explicitamente que se baseie unicamente nos documentos fornecidos quando a exatidão conta: «Se uma informação não estiver nos documentos, escreve "informação não disponível" em vez de a adivinhar». Esta frase reduz claramente as invenções.

Atenção. Antes de colar um documento, verifique que não contém dados pessoais ou sensíveis (semana 3). Um relatório antigo a um doador contém por vezes nomes de beneficiários, listas de parceiros ou incidentes de segurança.

4Iterar: a conversa é uma oficina

A primeira resposta raramente é a boa. Em vez de reescrever tudo, corrija por etapas:

• «Encurta para 250 palavras mantendo os três números-chave».
• «O tom é demasiado promocional; torna-o factual, como um relatório de monitorização».
• «O segundo parágrafo repete o primeiro: junta-os».
• «Acrescenta uma linha sobre os atrasos devidos à estação das chuvas, com o seu efeito no indicador 2.1».

Duas técnicas muito eficazes:

• Pedir perguntas primeiro: «Antes de redigires, faz-me as 5 perguntas de que precisas para fazer um bom trabalho». O assistente revela assim o que falta no seu briefing.
• Pedir uma crítica: «Relê este texto como um avaliador exigente do doador: enumera as 5 fraquezas principais, da mais grave à menos grave». Depois corrija você mesmo ou com a IA.

Quando uma conversa se desvia ou se torna muito longa, comece uma nova conversa com um briefing melhorado: muitas vezes é mais rápido.

5Instruções permanentes: Projetos e Gems

Se repete muitas vezes o mesmo contexto, não o volte a colar de cada vez:

• no Claude, um Projeto reúne instruções permanentes e documentos de referência (por exemplo a carta de comunicação, o quadro lógico, o glossário) partilhados por todas as conversas do projeto; consoante o plano, um projeto pode ser partilhado com colegas;
• no Gemini, um Gem é um assistente personalizado com as suas instruções e, consoante as versões, ficheiros de referência.

Exemplo de instruções permanentes para um responsável de comunicação: «Ajudas a equipa de comunicação da ONG X. Tom: sóbrio, respeitoso, sem miserabilismo. Nunca identificar uma criança nem uma vítima. Utilizar sempre "pessoas deslocadas" e não "refugiados" para os deslocados internos. Extensão por predefinição: 150 palavras. Assinala toda a afirmação que exija uma fonte».

Estas instruções traduzem as regras da organização. Devem ser revistas pela pessoa responsável, como qualquer documento de procedimento.

6Uma biblioteca de pedidos para a equipa

As equipas que mais valor tiram da IA partilham os seus pedidos que funcionam. Uma biblioteca simples (um documento partilhado ou uma folha de cálculo) contém para cada pedido-tipo:

• o nome e a utilização («Síntese da ata de uma reunião de cluster»);
• o texto do pedido, com zonas a preencher entre parênteses retos;
• os documentos a fornecer e os que nunca se devem fornecer;
• os pontos de verificação obrigatórios («verificar as datas e os nomes de organizações»);
• o autor e a data da última atualização.

Comece devagar: 10 pedidos para as tarefas mais frequentes do posto (e-mails, atas, sínteses, reformulações, traduções). Meça o tempo poupado e a qualidade, e depois alargue.

Um bom pedido vale tanto como um bom modelo de documento: partilha-se, testa-se, melhora-se e arquiva-se com os procedimentos.