Formular bien las peticiones: rol, contexto, tarea, formato y ejemplos

1Por qué la formulación importa tanto

Un asistente de IA no conoce ni su organización, ni su programa, ni su donante, ni su público. Una petición vaga («Escribe un informe sobre nuestro proyecto») produce un texto genérico, lleno de fórmulas vacías. Una petición precisa produce un primer borrador utilizable.

A menudo se habla de ingeniería de prompts (prompt engineering). Para un uso profesional corriente, no se trata de fórmulas mágicas sino de buenas prácticas de briefing, las mismas que para informar a un nuevo colega competente que descubre el expediente.

Prueba sencilla: si diera su petición tal cual a un consultor que no sabe nada de su proyecto, ¿podría hacer un buen trabajo? Si no, la IA tampoco.

2Los cinco elementos de una buena petición

• Rol: la perspectiva esperada. «Eres un especialista MEAL con experiencia en programas de nutrición». El rol orienta el vocabulario y el nivel de exigencia.
• Contexto: quién es usted, el programa, el país, el público, las restricciones. «ONG nacional, programa de nutrición financiado por un donante europeo, tres distritos, informe intermedio a los 6 meses».
• Tarea: un verbo de acción claro. «Redacta la sección "Avances por resultado" a partir de los datos siguientes».
• Restricciones: extensión, tono, elementos a incluir o excluir, reglas. «400 palabras como máximo, tono factual, no inventes ninguna cifra, señala los datos que falten».
• Formato: tabla, lista, párrafos, títulos, idioma. «Una tabla indicador / meta / logrado / comentario, y luego dos párrafos».

Ejemplo completo. «Eres responsable de subvenciones de una ONG médica. Contexto: respondemos a una convocatoria de propuestas de 500 000 EUR para atención primaria de salud en dos provincias; el donante exige un enfoque centrado en la rendición de cuentas a las poblaciones. Tarea: propón un esquema detallado de la sección "Rendición de cuentas" (títulos y subtítulos, 3 puntos por subtítulo). Restricciones: una página como máximo, ninguna promesa que no podamos cumplir, términos de la Norma Humanitaria Esencial. Formato: lista numerada».

3Dar ejemplos y documentos

La forma más fiable de obtener el estilo deseado es mostrar un ejemplo. Un párrafo de un informe anterior apreciado por el donante, un modelo de correo, una ficha de indicador bien rellenada: el asistente imitará la estructura y el tono.

Para documentos de referencia largos, utilice marcas claras: «Aquí está el marco lógico entre las etiquetas <marco> y </marco>, y los datos del trimestre entre <datos> y </datos>». Ambos asistentes manejan bien este tipo de estructuración.

Pida explícitamente que se base únicamente en los documentos proporcionados cuando la exactitud importa: «Si una información no está en los documentos, escribe "información no disponible" en lugar de adivinarla». Esta frase reduce claramente las invenciones.

Atención. Antes de pegar un documento, compruebe que no contiene datos personales o sensibles (semana 3). Un informe antiguo a un donante contiene a veces nombres de beneficiarios, listas de socios o incidentes de seguridad.

4Iterar: la conversación es un taller

La primera respuesta rara vez es la buena. En lugar de reescribirlo todo, corrija por etapas:

• «Acorta a 250 palabras manteniendo las tres cifras clave».
• «El tono es demasiado promocional; hazlo factual, como un informe de seguimiento».
• «El segundo párrafo repite el primero: fusiónalos».
• «Añade una línea sobre los retrasos debidos a la temporada de lluvias, con su efecto en el indicador 2.1».

Dos técnicas muy eficaces:

• Pedir preguntas primero: «Antes de redactar, hazme las 5 preguntas que necesitas para hacer un buen trabajo». El asistente revela así lo que falta en su brief.
• Pedir una crítica: «Relee este texto como un evaluador exigente del donante: enumera las 5 debilidades principales, de la más grave a la menos grave». Luego corrija usted mismo o con la IA.

Cuando una conversación se desvía o se vuelve muy larga, empiece una conversación nueva con un brief mejorado: a menudo es más rápido.

5Instrucciones permanentes: Proyectos y Gems

Si repite a menudo el mismo contexto, no lo vuelva a pegar cada vez:

• en Claude, un Proyecto reúne instrucciones permanentes y documentos de referencia (por ejemplo la carta de comunicación, el marco lógico, el glosario) compartidos por todas las conversaciones del proyecto; según el plan, un proyecto puede compartirse con colegas;
• en Gemini, un Gem es un asistente personalizado con sus instrucciones y, según las versiones, archivos de referencia.

Ejemplo de instrucciones permanentes para un responsable de comunicación: «Ayudas al equipo de comunicación de la ONG X. Tono: sobrio, respetuoso, sin miserabilismo. No identificar nunca a un niño ni a una víctima. Utilizar siempre "personas desplazadas" y no "refugiados" para los desplazados internos. Extensión por defecto: 150 palabras. Señala toda afirmación que requiera una fuente».

Estas instrucciones encarnan las reglas de la organización. Deben ser revisadas por la persona responsable, como cualquier documento de procedimiento.

6Una biblioteca de peticiones para el equipo

Los equipos que más valor obtienen de la IA comparten sus peticiones que funcionan. Una biblioteca sencilla (un documento compartido o una hoja de cálculo) contiene para cada petición tipo:

• el nombre y el uso («Síntesis del acta de una reunión de clúster»);
• el texto de la petición, con zonas para rellenar entre corchetes;
• los documentos que se deben proporcionar y los que nunca se deben proporcionar;
• los puntos de verificación obligatorios («verificar las fechas y los nombres de organizaciones»);
• el autor y la fecha de la última actualización.

Empiece poco a poco: 10 peticiones para las tareas más frecuentes del puesto (correos, actas, síntesis, reformulaciones, traducciones). Mida el tiempo ahorrado y la calidad, y luego amplíe.

Una buena petición vale tanto como una buena plantilla de documento: se comparte, se prueba, se mejora y se archiva con los procedimientos.