Propostas de projeto e angariação de fundos: a IA como assistente de redação

1Analisar um convite à apresentação de propostas

Um convite à apresentação de propostas tem muitas vezes 30 a 80 páginas, com anexos. A IA ajuda a decompô-lo rapidamente, desde que lhe seja fornecido o documento completo:

• «Enumera todos os critérios de elegibilidade (organização, parceiros, zonas, montantes, duração) sob a forma de tabela, com a página de cada critério».
• «Enumera todos os documentos a fornecer e os formatos exigidos (número de páginas, tipo de letra, língua, anexos)».
• «Resume a grelha de avaliação e o peso de cada critério».
• «Que exigências corre o risco de esquecer um candidato com pressa?».

Depois, verifique cada elemento no texto original, sobretudo o prazo, o fuso horário, os montantes mínimo e máximo e as regras de cofinanciamento. Um único erro de elegibilidade faz rejeitar uma candidatura, por melhor que seja.

Decisão de concorrer ou não. Pergunte também: «Tendo em conta o nosso perfil [presença, experiência, orçamento anual, parceiros], que critérios cumprimos, quais são incertos e quais não cumprimos?». A decisão de concorrer continua a ser da direção.

2Teoria da mudança e quadro lógico

A IA é útil para estruturar a lógica de um projeto a partir da sua análise de necessidades:

• propor uma teoria da mudança (se… então… porque…) com pressupostos explícitos;
• propor uma hierarquia de objetivos (objetivo geral, objetivo específico, resultados, atividades);
• sugerir indicadores SMART e os seus meios de verificação;
• verificar a coerência: cada atividade contribui para um resultado? Cada resultado tem um indicador?

Pontos de vigilância:

• As metas quantificadas e os valores de referência vêm dos seus dados e da sua capacidade real, nunca da IA.
• Prefira os indicadores padrão exigidos ou recomendados (normas Esfera, indicadores dos clusters, indicadores do doador): forneça a lista ao assistente.
• Os pressupostos e riscos devem refletir o seu contexto real: segurança, estação das chuvas, acesso, preços, autoridades.

Pedido-tipo. «Eis a nossa análise de necessidades e a lista de indicadores do cluster. Propõe um quadro lógico sob a forma de tabela. Não inventes nenhuma meta: deixa vazia a coluna das metas. Para cada indicador, indica se vem da lista do cluster ou se é uma proposta».

3A narrativa: do primeiro rascunho ao texto da organização

Para as secções narrativas (contexto, justificação, abordagem, sustentabilidade, género, prestação de contas, localização), um método eficaz:

• Os seus elementos primeiro: enumere em tópicos os factos, a experiência, os parceiros, as lições aprendidas. A IA não conhece o seu valor acrescentado.
• Primeiro rascunho pela IA, secção a secção, dentro do limite de páginas.
• Reescrita pela equipa: acrescentar exemplos concretos, números verificados, nomes de lugares, lições reais. É o que distingue uma proposta vencedora.
• Crítica pela IA: «Avalia esta secção segundo a grelha do convite [grelha]; pontua cada critério em 5 e propõe melhorias».

Os avaliadores leem centenas de candidaturas. As fórmulas vazias («abordagem holística e inovadora», «sinergias multissetoriais») produzidas em série pela IA baixam a nota. O concreto, o local e o verificável sobem-na.

4O orçamento e a sua justificação

O orçamento continua a ser um trabalho de especialista, com as ferramentas financeiras da organização. A IA pode ajudar a:

• redigir a justificação orçamental (narrativa) a partir do orçamento detalhado;
• verificar a coerência entre as atividades da narrativa e as linhas do orçamento («Enumera as atividades da narrativa sem linha orçamental, e as linhas sem atividade correspondente»);
• explicar ou escrever fórmulas de folha de cálculo para os cálculos.

Nunca confie nela para os cálculos finais sem verificar: volte a calcular na folha de cálculo. E não lhe dê informações salariais nominativas.

Exemplo de controlo. A narrativa anuncia 12 sessões de formação de 25 participantes, mas o orçamento prevê ajudas de custo para 200 participantes. 12 × 25 = 300 participações; se cada pessoa seguir 3 sessões, isso dá 100 pessoas, não 200. A incoerência deve ser corrigida antes da submissão: é exatamente o que a IA pode ajudar a detetar, e o que a equipa deve decidir.

5As regras dos doadores sobre a IA

Os doadores e as fundações começaram a enquadrar a utilização da IA nas candidaturas e nos relatórios. As posições variam: alguns aceitam a sua utilização como ajuda à redação, outros pedem que seja declarada, outros recordam que o candidato continua plenamente responsável pela exatidão e pela originalidade. Vários organismos de financiamento da investigação proíbem também os avaliadores de utilizar a IA nas candidaturas confidenciais que recebem.

Boas práticas:

• leia as condições do convite e as diretrizes do doador sobre a IA, se existirem;
• declare a utilização quando for pedido, de forma factual;
• não dê a uma IA de uso geral documentos que o doador tenha marcado como confidenciais;
• mantenha a rastreabilidade das suas fontes e versões;
• verifique que a proposta não promete nada que a organização não possa cumprir: é um compromisso contratual.

6Para além das propostas: a relação com os doadores

A IA ajuda também no resto da angariação de fundos:

• Vigilância dos financiamentos com pesquisa na web e fontes (e depois verificação no sítio oficial do doador);
• Fichas de doadores a partir de documentos públicos: prioridades, países, montantes, procedimentos;
• Notas conceptuais curtas a partir de uma proposta longa;
• Preparação de reuniões: «Que perguntas difíceis poderia fazer este doador sobre a nossa estratégia de saída? Propõe elementos de resposta a partir do nosso documento»;
• Mensagens aos doadores privados: agradecimentos, boletins, respeitando a ética da comunicação.

A relação de confiança, essa, assenta em pessoas: visitas, transparência sobre as dificuldades, relatórios exatos e a tempo.