إدارة العقد والتقارير والإغلاق

1الامتثال

• أهلية النفقات: أن تكون خلال فترة العقد، ومدرجة في الميزانية، وفعلية، ومبرَّرة بمستندات أصلية.
• المشتريات: عتبات الجهة المانحة وإجراءاتها (عدد عروض الأسعار، والمناقصات)، ولجنة المشتريات، وانتفاء تضارب المصالح.
• التحقق من قوائم العقوبات بالنسبة إلى الموردين والشركاء، وفقًا لمتطلبات الجهة المانحة.
• الإبراز: الشعارات والإشارات المطلوبة، إلا حين يفرض الأمن التكتم (ويُتفاوض على ذلك كتابيًا).
• المنح الفرعية: تنطبق قواعد الجهة المانحة على الشركاء أيضًا؛ فاحرصوا على اتفاق مكتوب، وتقييم للقدرات، ومتابعة مالية.

2متابعة الميزانية والتعديلات

كل شهر، قارنوا النفقات الفعلية بالميزانية (تقرير «الميزانية مقابل الفعلي»، BvA) بندًا بندًا، واحسبوا معدل الصرف مقارنةً بالوقت المنقضي. تسمح الجهات المانحة عادةً بالتحويل بين البنود حتى نسبة معينة (غالبًا من 10 إلى 20 % حسب العقد)؛ وما يتجاوز ذلك يتطلب تعديلًا مكتوبًا وموافقًا عليه قبل الصرف.

إذا تأخر المشروع، فاطلبوا تمديدًا دون تكلفة إضافية (no-cost extension) قبل تاريخ الانتهاء بوقت كافٍ، وغالبًا قبل شهر على الأقل حسب العقد، مع شرح الأسباب والجدول الزمني الجديد.

3التقارير والتدقيق والإغلاق

• التقارير السردية: النتائج مقارنةً بالمؤشرات، وتفسير الفروقات، وقصص التغيير، والتحديات والدروس المستفادة.
• التقارير المالية: النفقات حسب البنود، متسقة مع المحاسبة ومع التقرير السردي.
• التدقيق: صنّفوا المستندات الداعمة حسب بنود الميزانية منذ البداية؛ فالتدقيق يُحضَّر له كل يوم، لا في الليلة السابقة.
• الإغلاق: آخر المدفوعات، وجرد المعدات ونقلها وفق قواعد الجهة المانحة، والتقرير النهائي، وردّ الأموال غير المستخدمة، وأرشفة الوثائق طوال المدة التي يفرضها العقد (غالبًا 5 سنوات أو أكثر).