Gestionar el contrato, los informes y el cierre

1Cumplimiento

• Subvencionabilidad de los gastos: dentro del período del contrato, previstos en el presupuesto, reales, justificados con documentos originales.
• Adquisiciones: umbrales y procedimientos del donante (número de cotizaciones, licitación), comité de adquisiciones, ausencia de conflicto de intereses.
• Verificación de las listas de sanciones para proveedores y socios, según los requisitos del donante.
• Visibilidad: logotipos y menciones exigidos, salvo cuando la seguridad impone la discreción (a negociar por escrito).
• Subsubvenciones: las normas del donante también se aplican a los socios; prevea un acuerdo escrito, una evaluación de capacidad y un seguimiento financiero.

2Seguimiento presupuestario y enmiendas

Cada mes, compare los gastos reales con el presupuesto (informe «presupuesto frente a real», BvA) por línea y calcule la tasa de ejecución en relación con el tiempo transcurrido. Los donantes suelen autorizar transferencias entre líneas hasta cierto porcentaje (a menudo del 10 al 20 % según el contrato); por encima, se necesita una enmienda escrita y aprobada antes del gasto.

Si el proyecto se retrasa, solicite una prórroga sin costo adicional (no-cost extension) con bastante antelación a la fecha de finalización, a menudo al menos un mes antes según el contrato, explicando los motivos y el nuevo calendario.

3Informes, auditoría y cierre

• Informes narrativos: resultados en relación con los indicadores, desviaciones explicadas, historias de cambio, desafíos y lecciones aprendidas.
• Informes financieros: gastos por línea, coherentes con la contabilidad y con el informe narrativo.
• Auditoría: archive los justificantes por línea presupuestaria desde el principio; una auditoría se prepara todos los días, no la víspera.
• Cierre: últimos pagos, inventario y transferencia de los equipos según las normas del donante, informe final, reembolso de los fondos no utilizados, archivo de los documentos durante el período exigido por el contrato (a menudo 5 años o más).