- Respeitar as regras de conformidade do doador.
- Acompanhar o orçamento e pedir uma adenda a tempo.
- Preparar os relatórios, a auditoria e o encerramento.
1Conformidade
- Elegibilidade das despesas: durante o período do contrato, previstas no orçamento, reais, justificadas por documentos originais.
- Aprovisionamento: limiares e procedimentos do doador (número de orçamentos, concurso), comité de compras, ausência de conflito de interesses.
- Verificação das listas de sanções para fornecedores e parceiros, segundo as exigências do doador.
- Visibilidade: logótipos e menções exigidos, exceto quando a segurança impõe discrição (a negociar por escrito).
- Subsubvenções: as regras do doador aplicam-se também aos parceiros; preveja um acordo escrito, uma avaliação de capacidade e um acompanhamento financeiro.
2Acompanhamento orçamental e adendas
Todos os meses, compare as despesas reais com o orçamento (relatório «orçamento versus real», BvA) por linha e calcule a taxa de execução em relação ao tempo decorrido. Os doadores autorizam em geral transferências entre linhas até uma determinada percentagem (muitas vezes de 10 a 20 % consoante o contrato); para além disso, é necessária uma adenda escrita e aprovada antes da despesa.
Se o projeto se atrasar, peça uma prorrogação sem custos adicionais (no-cost extension) bem antes da data de fim, muitas vezes com pelo menos um mês de antecedência consoante o contrato, explicando as razões e o novo calendário.
3Relatórios, auditoria e encerramento
- Relatórios narrativos: resultados em relação aos indicadores, desvios explicados, histórias de mudança, desafios e lições aprendidas.
- Relatórios financeiros: despesas por linha, coerentes com a contabilidade e com o relatório narrativo.
- Auditoria: arquive os documentos comprovativos por linha orçamental desde o início; uma auditoria prepara-se todos os dias, não na véspera.
- Encerramento: últimos pagamentos, inventário e transferência dos equipamentos segundo as regras do doador, relatório final, reembolso dos fundos não utilizados, arquivo dos documentos durante o período exigido pelo contrato (muitas vezes 5 anos ou mais).
Seis meses e 40 % do orçamento gasto
Projeto multissetorial em curso
É o responsável pelas subvenções. No mês 6 de 12, o acompanhamento orçamento versus real mostra 40 % de despesas e linhas muito desequilibradas.
As compras de material estão atrasadas; a linha de combustível já está a 90 %; um fornecedor propõe «faturar agora e entregar mais tarde».
Decisão 1 de 3O que faz com a oferta do fornecedor?
Decisão 2 de 3A linha de combustível está a 90 % a meio do projeto. A sua reação?
Decisão 3 de 3O projeto não vai conseguir terminar a tempo. Quando pedir uma prorrogação sem custos?
O que reter
Acompanhamento mensal, respeito da elegibilidade, reafetações dentro das regras e antecipação das adendas: é isso que evita custos rejeitados.
Exercício: analisar um relatório orçamento versus real
No mês 4 de 12, a sua linha «transporte» está executada a 70 % e a linha «formações» a 5 %. Redija em 5 linhas a sua análise (causas prováveis, riscos) e as medidas: correção, reafetação dentro do limite autorizado, ou pedido de adenda ao doador.
A reter
- Nenhuma despesa fora do orçamento sem acordo escrito prévio.
- O relatório orçamento versus real é mensal, não trimestral.
- Uma prorrogação pede-se cedo, com um calendário revisto.
- A auditoria prepara-se desde o primeiro dia do projeto.
Para saber mais: referências da formação
- DG ECHO (2024). Regras e diretrizes dos doadores (exemplo: Comissão Europeia, ECHO). civil-protection-humanitarian-aid.ec.europa.eu
- IASC (2016). O Grand Bargain: compromissos. interagencystandingcommittee.org/grand-bargain
- CHS Alliance, Groupe URD, Projeto Esfera (2024). Norma Humanitária Fundamental sobre Qualidade e Responsabilização (CHS). www.corehumanitarianstandard.org
- FAO / ONG parceiras (2017). Guia de redação de propostas de projetos. www.fao.org
Questionário do dia
3 perguntas para verificar o que aprendeu. Responda a todas para validar o dia.