توحيد تقرير 5W متعدد الشركاء، وحساب عدد الأشخاص الذين تم الوصول إليهم، والأتمتة

(أ) =SUMPRODUCT(--(ISNUMBER(H2:H14)),--(H2:H14>G2:G14)): النتيجة 1 (السطر 7). ويجب معالجة السطر الذي يحتوي على قيمة غير رقمية في G (السطر 14) على حدة: =SUMPRODUCT(--NOT(ISNUMBER(G2:G14))) تعيد 1.

(ب) في I2: =IF(XLOOKUP(D2,Ref!$A$2:$A$6,Ref!$B$2:$B$6,"غير موجود")=E2,"OK","Pcode غير متسق"): تشير إلى السطر 13 (Loc E مُبلَّغ عنه برمز L-02 بدلًا من L-13).

(ج) في J2: =IF(COUNTIFS($A$2:$A$14,A2,$B$2:$B$14,B2,$D$2:$D$14,D2,$F$2:$F$14,F2)>1,"مكرر",""): تشير إلى السطرين 7 و8. ولتمييز التكرار الثاني فقط، تُستخدم نطاقات متوسِّعة: $A$2:A2، إلخ.

(د) =MAXIFS('5W'!$G$2:$G$14,'5W'!$D$2:$D$14,A2)؛ وتُتجاهَل القيم النصية («نحو 300»)، وهو ما يجب تصحيحه من المصدر.

(هـ) عمود مساعد: =TRIM(C2)، ثم لصق القيم؛ والأفضل: قائمة منسدلة للتحقق من صحة البيانات تستمد قيمها من ورقة «Ref» لمنع الإدخال الحر. ويمكن أيضًا استنتاج المديرية من Pcode: =XLOOKUP(E2,Ref!$B$2:$B$6,Ref!$C$2:$C$6).

تُوثَّق التصحيحات التي يجريها مسؤول إدارة المعلومات (عمود «تعليق مراقبة الجودة» وسجل التعديلات)؛ ولا يُعدَّل أبدًا الملف الأصلي للشريك.

المجموع الخام للعمود G (القيم الرقمية، الأسطر من 2 إلى 13): 11,640، أي 2.27 ضعف عدد الأشخاص الذين تم الوصول إليهم. فالمجموع الخام يقيس أشكال المساعدة المقدَّمة، لا عدد الأشخاص.

النساء، Metuge: نأخذ عدد النساء في الأسطر المعتمدة للقيمة القصوى: Loc A، السطر 3: 660؛ Loc B، السطر 8: 430؛ أي 1,090 / 2,070 = 52.7%. أما في Ancuabe، فالحساب غير ممكن ما دام P5 لم يقدِّم عدد النساء في السطر 12.

حدود القاعدة R1: قد تؤدي القيمة القصوى إلى تقدير عدد الأشخاص الذين تم الوصول إليهم بأقل من الواقع إذا خدم شريكان مجموعتين مختلفتين في الموقع نفسه؛ وعندئذ تلزم قوائم المستفيدين أو تصريح صريح من الشركاء.

جمع البيانات: نموذج موحَّد ومقفل (بنية محمية، وعناوين ثابتة، وجدول منظَّم)، مع قوائم منسدلة مترابطة (المديرية، والموقع، والنشاط) تستمد قيمها من ورقة «Ref»، وPcode يُحسب تلقائيًا، وتحقق من صحة البيانات (أعداد صحيحة موجبة، والنساء ≤ الأشخاص)، وتبويب للتحقق يبيِّن للشريك أخطاءه قبل الإرسال. والأفضل، إن أمكن: استمارة إلكترونية (KoboToolbox أو ما يعادلها) بالقيود نفسها. والإيداع في مجلد مشترك، بملف واحد لكل شريك ولكل شهر، يُسمّى وفق اصطلاح محدد («5W_P1_2025-09.xlsx»).

التوحيد: Power Query «من مجلد»: دمج تلقائي لجميع الملفات، وتنظيف (حذف المسافات، وأنواع البيانات، وإضافة اسم الملف المصدر)، ودمج مع ورقة «Ref»، وقواعد تحقق في أعمدة (التكرار، وPcode، والقيم الشاذة، والقيم المفقودة)؛ وتحديث بنقرة واحدة. ولا نسخ ولصق بعد الآن: فيزول سبب خطأ الشهر الماضي.

التحليل والنشر: نموذج بيانات أو جداول محورية على الجدول المنظَّف؛ وحساب الأشخاص الذين تم الوصول إليهم وفق R1 (القيمة القصوى لكل موقع)؛ ولوحة متابعة تتضمن تاريخ التحديث، وعدد الشركاء الذين قدَّموا تقاريرهم، وملاحظة منهجية؛ ونسخة ثابتة بصيغة PDF تُؤرشف كل شهر.

الجدول الزمني والأدوار: من اليوم 1 إلى اليوم 5: إدخال الشركاء للبيانات؛ اليوم 5: تذكير تلقائي للمتأخرين؛ اليومان 6 و7: التحديث ومراقبة الجودة من قبل المساعد، وإرسال الملاحظات إلى الشركاء؛ اليوم 8: التصحيحات؛ اليوم 9: الاعتماد من قبل مدير إدارة المعلومات (IM)؛ اليوم 10: النشر. وتُدمج البيانات الواردة متأخرة في الشهر التالي، مع الإشارة إلى ذلك.

المكاسب: ينخفض عمل التوحيد من 3 أيام إلى بضع ساعات، تُخصَّص لمراقبة الجودة ودعم الشركاء. مؤشرات المتابعة: نسبة التقارير المقدَّمة في موعدها، وعدد الأخطاء لكل شريك، ومهل التصحيح. وتدريب الشركاء الأربعة عشر على النموذج ودليل من صفحة واحدة.

أتمسك بالمنهجية المشتركة: فنشر رقم 11,640 «شخصًا تم الوصول إليهم» سيكون خاطئًا وسيزيد على ضعف الرقم الفعلي (5,120). وسرعان ما سيُدحض الرقم (الخرائط، والقوائم، والقطاعات الأخرى)، مما يضر بمصداقية آلية التنسيق بأكملها ويشوِّه تحليل الاحتياجات غير المُلبّاة، ومن ثم تخصيص الأموال.

أقترح عرض الرقمين بتعريف واضح: 5,120 شخصًا تم الوصول إليهم (بشكل واحد على الأقل من المساعدة) و11,640 شكلًا من أشكال المساعدة المقدَّمة. وهذا أمين ويُبرز حجم العمل الذي أنجزه الشركاء. أما بالنسبة إلى P4، فيمكن لتقاريره المقدَّمة إلى مانحه أن تحتسب المستفيدين حسب النشاط؛ في حين يطبِّق تقرير 5W المشترك القاعدة R1، المذكورة في الملاحظة المنهجية.

أشرح موقفي للمنسِّق كتابيًا، مع الحساب. وإذا تمسك بطلبه، أرفع الأمر إلى مسؤول التنسيق أو رئيس المكتب، لأن جودة البيانات المنشورة تُلزم المنظمة.