Consolidação de um 5W multiparceiros, cálculo das pessoas alcançadas e automatização

(a) =SOMARPRODUTO(--(É.NÚM(H2:H14));--(H2:H14>G2:G14)) (SUMPRODUCT): resultado 1 (linha 7). Uma linha com G não numérico (linha 14) deve ser tratada à parte: =SOMARPRODUTO(--NÃO(É.NÚM(G2:G14))) devolve 1.

(b) Em I2: =SE(PROCX(D2;Ref!$A$2:$A$6;Ref!$B$2:$B$6;"ausente")=E2;"OK";"Pcode incoerente") (XLOOKUP): assinala a linha 13 (Loc E declarada com L-02 em vez de L-13).

(c) Em J2: =SE(CONTAR.SE.S($A$2:$A$14;A2;$B$2:$B$14;B2;$D$2:$D$14;D2;$F$2:$F$14;F2)>1;"Duplicado";"") (COUNTIFS): assinala as linhas 7 e 8. Para marcar apenas a segunda ocorrência, utilizar intervalos expansíveis: $A$2:A2, etc.

(d) =MÁXIMO.SE.S('5W'!$G$2:$G$14;'5W'!$D$2:$D$14;A2) (MAXIFS); os valores de texto («aprox. 300») são ignorados, o que deve ser corrigido na origem.

(e) Coluna auxiliar: =COMPACTAR(C2) (TRIM), depois colar os valores; melhor: uma lista pendente de validação de dados alimentada pela folha «Ref» para impedir a introdução livre. Também se pode deduzir o distrito a partir do Pcode: =PROCX(E2;Ref!$B$2:$B$6;Ref!$C$2:$C$6).

As correções feitas pelo gestor de informação são rastreadas (coluna «comentário CQ» e registo de alterações); o ficheiro original do parceiro nunca é alterado.

Soma bruta da coluna G (valores numéricos, linhas 2 a 13): 11 640, ou seja 2,27 vezes mais do que as pessoas alcançadas. A soma bruta mede assistências prestadas, não pessoas.

Mulheres, Metuge: consideram-se as mulheres das linhas retidas para o máximo: Loc A, linha 3: 660; Loc B, linha 8: 430; ou seja 1 090 / 2 070 = 52,7 %. Para Ancuabe, o cálculo não é possível enquanto P5 não fornecer o número de mulheres da linha 12.

Limite da R1: o máximo pode subestimar as pessoas alcançadas se dois parceiros tiverem servido grupos diferentes na mesma localidade; nesse caso são necessárias listas de beneficiários ou uma declaração explícita dos parceiros.

Recolha: um modelo único bloqueado (estrutura protegida, cabeçalhos fixos, tabela estruturada), com listas pendentes dependentes (distrito, localidade, atividade) alimentadas pela folha «Ref», Pcode calculado automaticamente, validação de dados (inteiros positivos, mulheres ≤ pessoas), e um separador de controlo que indica ao parceiro os seus erros antes do envio. Melhor, se possível: um formulário em linha (KoboToolbox ou equivalente) com as mesmas restrições. Depósito numa pasta partilhada, um ficheiro por parceiro e por mês, com nome segundo uma convenção («5W_P1_2025-09.xlsx»).

Consolidação: Power Query «a partir de uma pasta»: combinação automática de todos os ficheiros, limpeza (remoção de espaços, tipos de dados, acrescento do nome do ficheiro de origem), junção com a folha «Ref», regras de controlo em colunas (duplicados, Pcode, valores aberrantes, valores em falta); atualização com um clique. Deixa de haver copiar e colar: a causa do erro do mês passado desaparece.

Análise e publicação: modelo de dados ou tabelas dinâmicas sobre a tabela limpa; pessoas alcançadas calculadas segundo R1 (máximo por localidade); painel de controlo com data de atualização, número de parceiros que reportaram e nota metodológica; versão fixa em PDF arquivada todos os meses.

Calendário e funções: D1 a D5: introdução pelos parceiros; D5: lembrete automático aos atrasados; D6 e D7: atualização e controlo de qualidade pelo assistente, retorno aos parceiros; D8: correções; D9: validação pelo gestor de IM; D10: publicação. Os dados recebidos com atraso são integrados no mês seguinte, com menção.

Ganhos: o trabalho de consolidação passa de 3 dias para algumas horas, dedicadas ao controlo de qualidade e ao apoio aos parceiros. Indicadores de acompanhamento: taxa de relatórios a tempo, número de erros por parceiro, prazos de correção. Formação dos 14 parceiros no modelo e guia de uma página.

Mantenho o método comum: publicar 11 640 «pessoas alcançadas» seria falso e mais do que duplicaria o número real (5 120). O número seria rapidamente contradito (mapas, listas, outros setores), o que prejudicaria a credibilidade de toda a coordenação e distorceria a análise das necessidades não cobertas, e portanto a afetação dos fundos.

Proponho apresentar os dois números, claramente definidos: 5 120 pessoas alcançadas (pelo menos uma assistência) e 11 640 assistências prestadas. É honesto e valoriza o volume de trabalho dos parceiros. Quanto a P4, os seus relatórios ao seu próprio doador podem contar os beneficiários por atividade; o 5W comum aplica a regra R1, recordada na nota metodológica.

Explico a minha posição ao coordenador por escrito, com o cálculo. Se ele mantiver o pedido, remeto a questão para o responsável da coordenação ou para o chefe de escritório, porque a qualidade dos dados publicados compromete a organização.