Consolidation d'un 5W multipartenaires, calcul des personnes atteintes et automatisation

(a) =SOMMEPROD(--(ESTNUM(H2:H14));--(H2:H14>G2:G14)) (SUMPRODUCT) : résultat 1 (ligne 7). Une ligne avec G non numérique (ligne 14) doit être traitée à part : =SOMMEPROD(--NON(ESTNUM(G2:G14))) renvoie 1.

(b) En I2 : =SI(RECHERCHEX(D2;Ref!$A$2:$A$6;Ref!$B$2:$B$6;"absent")=E2;"OK";"Pcode incohérent") (XLOOKUP) : signale la ligne 13 (Loc E déclarée avec L-02 au lieu de L-13).

(c) En J2 : =SI(NB.SI.ENS($A$2:$A$14;A2;$B$2:$B$14;B2;$D$2:$D$14;D2;$F$2:$F$14;F2)>1;"Doublon";"") (COUNTIFS) : signale les lignes 7 et 8. Pour ne marquer que la deuxième occurrence, utiliser des plages qui s'étendent : $A$2:A2, etc.

(d) =MAX.SI.ENS('5W'!$G$2:$G$14;'5W'!$D$2:$D$14;A2) (MAXIFS) ; les valeurs texte (« env. 300 ») sont ignorées, ce qui doit être corrigé à la source.

(e) Colonne auxiliaire : =SUPPRESPACE(C2) (TRIM), puis collage des valeurs ; mieux : une liste déroulante de validation des données alimentée par la feuille « Ref » pour empêcher la saisie libre. On peut aussi déduire le district du Pcode : =RECHERCHEX(E2;Ref!$B$2:$B$6;Ref!$C$2:$C$6).

Les corrections faites par le gestionnaire de l'information sont tracées (colonne « commentaire QC » et journal des modifications) ; le fichier d'origine du partenaire n'est jamais modifié.

Somme brute de la colonne G (valeurs numériques, lignes 2 à 13) : 11 640, soit 2,27 fois plus que les personnes atteintes. La somme brute mesure des assistances délivrées, pas des personnes.

Femmes, Metuge : on prend les femmes des lignes retenues pour le maximum : Loc A, ligne 3 : 660 ; Loc B, ligne 8 : 430 ; soit 1 090 / 2 070 = 52,7 %. Pour Ancuabe, le calcul n'est pas possible tant que P5 n'a pas fourni le nombre de femmes de la ligne 12.

Limite de R1 : le maximum peut sous-estimer les personnes atteintes si deux partenaires ont servi des groupes différents dans la même localité ; il faut alors des listes de bénéficiaires ou une déclaration explicite des partenaires.

Collecte : un modèle unique verrouillé (structure protégée, en-têtes fixes, tableau structuré), avec listes déroulantes dépendantes (district, localité, activité) alimentées par la feuille « Ref », Pcode calculé automatiquement, validation des données (entiers positifs, femmes ≤ personnes), et un onglet de contrôle qui indique au partenaire ses erreurs avant l'envoi. Mieux, si possible : un formulaire en ligne (KoboToolbox ou équivalent) avec les mêmes contraintes. Dépôt dans un dossier partagé, un fichier par partenaire et par mois, nommé selon une convention (« 5W_P1_2025-09.xlsx »).

Consolidation : Power Query « à partir d'un dossier » : combinaison automatique de tous les fichiers, nettoyage (suppression des espaces, types de données, ajout du nom de fichier source), fusion avec la feuille « Ref », règles de contrôle en colonnes (doublons, Pcode, valeurs aberrantes, valeurs manquantes) ; actualisation en un clic. Plus aucun copier-coller : la cause de l'erreur du mois dernier disparaît.

Analyse et publication : modèle de données ou tableaux croisés sur la table nettoyée ; personnes atteintes calculées selon R1 (maximum par localité) ; tableau de bord avec date de mise à jour, nombre de partenaires ayant déclaré et note méthodologique ; version figée en PDF archivée chaque mois.

Calendrier et rôles : J1 à J5 : saisie par les partenaires ; J5 : rappel automatique aux retardataires ; J6 et J7 : actualisation et contrôle qualité par l'assistant, retours aux partenaires ; J8 : corrections ; J9 : validation par le responsable IM ; J10 : publication. Les données reçues en retard sont intégrées le mois suivant, avec mention.

Gains : le travail de consolidation passe de 3 jours à quelques heures, consacrées au contrôle qualité et à l'appui aux partenaires. Indicateurs de suivi : taux de rapports à temps, nombre d'erreurs par partenaire, délais de correction. Formation des 14 partenaires au modèle et guide d'une page.

Je maintiens la méthode commune : publier 11 640 « personnes atteintes » serait faux et ferait plus que doubler le chiffre réel (5 120). Le chiffre serait vite contredit (cartes, listes, autres secteurs), ce qui nuirait à la crédibilité de toute la coordination et fausserait l'analyse des besoins non couverts, donc l'allocation des fonds.

Je propose de présenter les deux chiffres, clairement définis : 5 120 personnes atteintes (au moins une assistance) et 11 640 assistances délivrées. C'est honnête et cela valorise le volume de travail des partenaires. Pour P4, ses rapports à son propre bailleur peuvent compter les bénéficiaires par activité ; le 5W commun applique la règle R1, rappelée dans la note méthodologique.

J'explique ma position au coordonnateur par écrit, avec le calcul. S'il maintient sa demande, j'en réfère au responsable de la coordination ou au chef de bureau, car la qualité des données publiées engage l'organisation.