Consolidación de un 5W multisocio, cálculo de las personas alcanzadas y automatización

(a) =SUMAPRODUCTO(--(ESNUMERO(H2:H14));--(H2:H14>G2:G14)) (SUMPRODUCT): resultado 1 (línea 7). Una línea con G no numérico (línea 14) debe tratarse aparte: =SUMAPRODUCTO(--NO(ESNUMERO(G2:G14))) devuelve 1.

(b) En I2: =SI(BUSCARX(D2;Ref!$A$2:$A$6;Ref!$B$2:$B$6;"ausente")=E2;"OK";"Pcode incoherente") (XLOOKUP): señala la línea 13 (Loc E declarada con L-02 en lugar de L-13).

(c) En J2: =SI(CONTAR.SI.CONJUNTO($A$2:$A$14;A2;$B$2:$B$14;B2;$D$2:$D$14;D2;$F$2:$F$14;F2)>1;"Duplicado";"") (COUNTIFS): señala las líneas 7 y 8. Para marcar solo la segunda aparición, utilizar rangos que se amplían: $A$2:A2, etc.

(d) =MAX.SI.CONJUNTO('5W'!$G$2:$G$14;'5W'!$D$2:$D$14;A2) (MAXIFS); los valores de texto («aprox. 300») se ignoran, lo que debe corregirse en la fuente.

(e) Columna auxiliar: =ESPACIOS(C2) (TRIM) y luego pegado de valores; mejor aún: una lista desplegable de validación de datos alimentada por la hoja «Ref» para impedir la escritura libre. También se puede deducir el distrito a partir del Pcode: =BUSCARX(E2;Ref!$B$2:$B$6;Ref!$C$2:$C$6).

Las correcciones hechas por el gestor de la información quedan registradas (columna «comentario CC» y registro de cambios); el archivo original del socio nunca se modifica.

Suma bruta de la columna G (valores numéricos, líneas 2 a 13): 11 640, es decir, 2,27 veces más que las personas alcanzadas. La suma bruta mide asistencias entregadas, no personas.

Mujeres, Metuge: se toman las mujeres de las líneas retenidas para el máximo: Loc A, línea 3: 660; Loc B, línea 8: 430; es decir, 1 090 / 2 070 = 52,7 %. Para Ancuabe, el cálculo no es posible mientras P5 no haya facilitado el número de mujeres de la línea 12.

Límite de R1: el máximo puede subestimar las personas alcanzadas si dos socios atendieron a grupos diferentes en la misma localidad; en ese caso se necesitan listas de beneficiarios o una declaración explícita de los socios.

Recopilación: una plantilla única bloqueada (estructura protegida, encabezados fijos, tabla estructurada), con listas desplegables dependientes (distrito, localidad, actividad) alimentadas por la hoja «Ref», Pcode calculado automáticamente, validación de datos (enteros positivos, mujeres ≤ personas) y una pestaña de control que indica al socio sus errores antes del envío. Mejor aún, si es posible: un formulario en línea (KoboToolbox o equivalente) con las mismas restricciones. Depósito en una carpeta compartida, un archivo por socio y por mes, nombrado según una convención («5W_P1_2025-09.xlsx»).

Consolidación: Power Query «desde una carpeta»: combinación automática de todos los archivos, limpieza (eliminación de espacios, tipos de datos, adición del nombre del archivo de origen), combinación con la hoja «Ref», reglas de control en columnas (duplicados, Pcode, valores atípicos, valores faltantes); actualización con un clic. Se acabó el copiar y pegar: desaparece la causa del error del mes pasado.

Análisis y publicación: modelo de datos o tablas dinámicas sobre la tabla limpia; personas alcanzadas calculadas según R1 (máximo por localidad); tablero con fecha de actualización, número de socios que han reportado y nota metodológica; versión fija en PDF archivada cada mes.

Calendario y funciones: D1 a D5: registro por parte de los socios; D5: recordatorio automático a los rezagados; D6 y D7: actualización y control de calidad por el asistente, devoluciones a los socios; D8: correcciones; D9: validación por el responsable de IM; D10: publicación. Los datos recibidos con retraso se integran el mes siguiente, con una mención.

Beneficios: el trabajo de consolidación pasa de 3 días a unas horas, dedicadas al control de calidad y al apoyo a los socios. Indicadores de seguimiento: tasa de informes a tiempo, número de errores por socio, plazos de corrección. Capacitación de los 14 socios en la plantilla y guía de una página.

Mantengo el método común: publicar 11 640 «personas alcanzadas» sería falso y más que duplicaría la cifra real (5 120). La cifra se vería contradicha rápidamente (mapas, listas, otros sectores), lo que perjudicaría la credibilidad de toda la coordinación y distorsionaría el análisis de las necesidades no cubiertas y, por tanto, la asignación de fondos.

Propongo presentar las dos cifras, claramente definidas: 5 120 personas alcanzadas (al menos una asistencia) y 11 640 asistencias entregadas. Es honesto y pone en valor el volumen de trabajo de los socios. En el caso de P4, sus informes a su propio donante pueden contar los beneficiarios por actividad; el 5W común aplica la regla R1, recordada en la nota metodológica.

Explico mi posición al coordinador por escrito, con el cálculo. Si mantiene su petición, lo elevo al responsable de la coordinación o al jefe de oficina, ya que la calidad de los datos publicados compromete a la organización.