Consolidation des rapports mensuels de partenaires et…

Agence des Nations unies · Épreuve écrite de recrutement

Exercice pratique · Niveau assistant(e)

Assistant(e) gestion de l'information

Lieu d'affectation: Baga-Sola, province du Lac (Tchad)
Durée: 60 min
Barème: 100 points
Seuil d'admission: 60 %
Profil: Assistant(e), 0 à 2 ans d'expérience

Consignes

L'épreuve dure 60 minutes. Elle est notée sur 100 points ; le seuil d'admission est de 60 points.
Écrivez les formules dans la syntaxe d'Excel en français (séparateur ;).
Vous pouvez utiliser une calculatrice. Montrez vos calculs : un résultat juste sans démarche ne reçoit que la moitié des points.
Toute aide extérieure (personne, document partagé, intelligence artificielle) est interdite.
Les documents sont fictifs. Appliquez uniquement les règles fournies ; si vous faites une hypothèse, écrivez-la.

Épreuve d'entraînement originale, construite sur le format des tests écrits des agences des Nations unies et des ONG internationales. Le contexte et les chiffres sont fictifs.

Documents fournis

Document 1. Feuille « Brut » : rapports d'octobre reçus de quatre partenaires du secteur EHA (lignes 2 à 10)

Ligne	A : Partenaire	B : Localité	C : Activité	D : Unité	E : Valeur	F : Type de chiffre
2	Partenaire A	Baga-Sola	Kits d'hygiène	personnes	1 240	mensuel
3	Partenaire A	Bol	Kits d'hygiène	personnes	860	mensuel
4	Partenaire A	Liwa	Sensibilisation	personnes	12 400	mensuel
5	Partenaire B	bagasola	Kits d'hygiène	personnes	3 150	cumul depuis juillet
6	Partenaire C	Liwa	Kits d'hygiène	ménages	210	mensuel
7	Partenaire C	BAGA SOLA	Sensibilisation	personnes	980	mensuel
8	Partenaire D	Bol	Sensibilisation	personnes	1 500	mensuel
9	Partenaire D	« Bol » suivi d'un espace	Sensibilisation	personnes	1 500	mensuel
10	Partenaire D	Ngouboua	Kits d'hygiène	personnes	640	mensuel

Document 2. Feuille « Ref » : référentiel des localités (codes fictifs) et informations utiles

A : Localité officielle	B : Code	C : Population estimée	D : Clé de recherche
Baga-Sola	LAC-001	42 000	BAGASOLA
Bol	LAC-002	31 000	BOL
Liwa	LAC-003	9 800	LIWA
Ngouboua	LAC-004	14 500	NGOUBOUA

Le rapport de septembre du partenaire B indiquait un cumul de 2 400 personnes (kits d'hygiène, Baga-Sola) depuis juillet.
Convention du secteur pour convertir des ménages en personnes : 6 personnes par ménage.

Document 3. Consignes de rapportage du secteur (extrait)

Chaque partenaire rapporte des valeurs mensuelles, en personnes, une ligne par partenaire, localité et activité.
Les localités sont écrites comme dans le référentiel ; le code de localité est obligatoire dans la base consolidée.
Une valeur incohérente (par exemple supérieure à la population de la localité) n'est pas publiée avant vérification avec le partenaire.
On n'additionne pas les personnes de deux activités différentes : une même personne peut avoir reçu un kit et participé à une séance.

Question 130 points

Passez en revue les lignes 2 à 10 du document 1. Pour chaque ligne qui pose problème, indiquez le problème, la règle concernée et la correction ou l'action.

Votre réponse

0 mots

Question 225 points

Présentez le tableau de synthèse corrigé d'octobre : personnes par localité (avec son code) et par activité, total par activité. Indiquez à part la valeur en attente de vérification.

Votre réponse

0 mots

Corrigé

Localité (code)	Kits d'hygiène	Sensibilisation
Baga-Sola (LAC-001)	1 240 + 750 = 1 990	980
Bol (LAC-002)	860	1 500
Liwa (LAC-003)	1 260	en attente
Ngouboua (LAC-004)	640	0
Total	4 750	2 480

En attente : 12 400 personnes sensibilisées à Liwa (partenaire A), non publiées. On ne présente pas de total « toutes activités » (4 750 + 2 480), car les mêmes personnes peuvent être comptées deux fois (règle 4). Sans les corrections, on aurait additionné 22 480 personnes (somme brute des lignes 2 à 10) au lieu de 7 230 ; c'est ce qui justifie le contrôle.

Grille de notation

Valeurs par localité justes (12 points)
Totaux par activité justes (6 points)
Valeur de Liwa mise à part (4 points)
Pas de total toutes activités, avec la raison (3 points)

Votre note pour cette question / 25

Question 325 points

Écrivez les formules pour automatiser la consolidation dans la feuille « Brut » : (a) en G2, une clé de recherche à partir de la localité (sans espaces ni tirets, en majuscules) ; (b) en H2, le code de localité tiré de la feuille « Ref » ; (c) en I2, la valeur en personnes (conversion des ménages) ; (d) en J2, un contrôle qui affiche « À vérifier » si I2 dépasse la population de la localité ; (e) le total des kits d'hygiène pour le code LAC-001, à partir des colonnes H et I.

Votre réponse

0 mots

Question 420 points

Rédigez le courriel au point focal du partenaire A (80 à 120 mots) au sujet de la ligne 4.

Votre réponse

0 mots

Autres épreuves du même métier

Question d'entretien du jury pour ce métier

Vous devez saisir 600 fiches papier en trois jours. Comment organisez-vous le travail pour tenir le délai sans perdre en qualité ? Appuyez-vous sur un exemple vécu.

Compétence évaluée : Précision et fiabilité de la saisie sous délai

Ce que le jury attend : Une méthode concrète (préparation du fichier, règles de validation, lots, contrôles), des chiffres de rythme et de taux d'erreur, la gestion des fiches illisibles et la protection des données.

Relances possibles du jury

Comment vérifiez-vous votre propre saisie ?
Que faites-vous d'une fiche illisible ou incomplète ?
Où sont rangées les fiches papier et le fichier à la fin de la journée ?

Réponse forte

Lors d'un enregistrement de nouveaux arrivants, nous devions saisir 720 fiches en trois jours à deux opérateurs. Avant de commencer, j'ai ajouté au fichier des listes déroulantes et des contrôles sur l'âge, la taille du ménage et les doublons d'identifiant. Nous avons travaillé par lots de 40 fiches numérotés, avec une pause toutes les deux heures. À la fin de chaque lot, le collègue revérifiait 10 % des fiches de l'autre. Le premier jour, mon taux d'erreur était de 3 % ; j'ai vu que la plupart venaient des dates, et j'ai changé le format de la colonne. Il est descendu à 0,8 %. Les 26 fiches illisibles ont été mises de côté et vérifiées avec l'équipe d'enregistrement. Nous avons fini en deux jours et demi, avec les fiches sous clé chaque soir.

Réponse faible

« Je tape très vite, donc 600 fiches en trois jours, ce n'est pas un problème. Je fais attention à ne pas faire d'erreurs. » Cette réponse mise sur la vitesse seule, sans méthode de contrôle, sans chiffre de qualité et sans rien dire des fiches incomplètes ni de la confidentialité.

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Consolidation des rapports mensuels de partenaires et tableau de synthèse

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Documents fournis

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