المستودعات وإدارة المخزون: السعة، والدوران، والجرد، والخسائر

1تحديد حجم المستودع

تُحسب المساحة اللازمة انطلاقًا من الحجم الأقصى المطلوب تخزينه، وارتفاع التكديس المسموح به، ومعامل للممرات ومناطق العمل.

الطريقة. مساحة التخزين الصافية = الحجم / ارتفاع التكديس الفعلي. والمساحة الإجمالية = المساحة الصافية / معدل الاستخدام (غالبًا 60 إلى 70 %، والباقي للممرات والاستلام والشحن والحجر والمكتب).

مثال. المخزون الأقصى: 800 طن من المواد الغذائية في أكياس. الكثافة: نحو 1,4 م³ للطن بالنسبة إلى الحبوب المعبأة في أكياس، أي 1 120 م³. ارتفاع التكديس الآمن: 2 م (منصات على الأرض، دون رفوف). المساحة الصافية = 1 120 / 2 = 560 م². ومع استخدام بنسبة 65 %: 560 / 0,65 ≈ 862 م²، أي مستودع بنحو 900 م²، أو خيمتا تخزين متنقلتان مقاس 10 × 32 م (320 م² لكل منهما) لن تكفيا وحدهما.

معايير اختيار المبنى: وصول الشاحنات طوال السنة، وأرضية مستقرة وجافة، وسقف محكم، وتهوية، وأمن (سياج، وحراسة، وإنارة)، وانعدام خطر الفيضان، والبُعد عن مناطق النزاع، وموافقة مكتوبة من المالك (عقد إيجار).

2تنظيم المكان والأمن

القواعد الأساسية للمستودع الإنساني:

• منصات تحت جميع البضائع، على بُعد 50 سم على الأقل من الجدران، مع ممرات للتفتيش ولمكافحة الآفات.
• مناطق منفصلة: الاستلام، والتخزين، وتجهيز الطلبيات، والشحن، والحجر (الأصناف التالفة أو التي تنتظر الفحص)، والمنتجات الخطرة (الوقود، والكلور)، والمنتجات ذات الحرارة المضبوطة.
• موقع واحد لكل صنف ولكل دفعة، مع ملصق أو بطاقة كومة.
• النظافة والآفات: تنظيف منتظم، ومصائد، وتبخير المواد الغذائية وفق الإجراءات على يد أشخاص مدرَّبين.
• السلامة من الحريق: طفايات مناسبة، ومنع التدخين، وتخزين الوقود على حدة.
• مراقبة الدخول: مدخل واحد، وسجل للدخول، ومفاتيح يديرها شخصان.

قاعدة «الشخصين»: لا دخول ولا خروج للمخزون دون وثيقة يوقّعها أمين المخزن وشخص ثانٍ (السائق، أو الطالب، أو المشرف).

3وثائق المخزون

يقوم النظام، ورقيًا كان أو إلكترونيًا، على وثائق تتطابق فيما بينها:

• إذن الإدخال (مع وثيقة النقل وتقرير الاستلام).
• إذن الصرف أو إشعار التسليم، بناءً على طلب معتمد.
• بطاقة المخزون لكل صنف (bin card): الوارد، والصادر، والرصيد، عند كل حركة، وتوضع على الكومة.
• السجل أو قاعدة البيانات (ledger)، يمسكه شخص غير أمين المخزن.
• مستندات التحويل بين المستودعات.

يجب أن يتطابق الرصيد الفعلي ورصيد بطاقة المخزون ورصيد السجل. وأي فرق غير مفسَّر هو إشارة إنذار: خطأ في القيد، أو حركة غير مسجلة، أو سرقة.

طرق الصرف: FIFO (الوارد أولًا يُصرف أولًا) للأصناف التي ليس لها تاريخ انتهاء صلاحية؛ وFEFO (الأقرب انتهاءً يُصرف أولًا) لجميع الأصناف القابلة للتلف: المواد الغذائية، والأدوية، والأغذية العلاجية. وفي FEFO، تُصرف أولًا الدفعة التي استُلمت لاحقًا لكنها تنتهي صلاحيتها قبل غيرها.

4الجرد والفروقات

يُميَّز بين الجرد الكامل (جميع الأصناف، مرة سنويًا على الأقل وعند كل إقفال مشروع أو تغيير أمين مخزن) والجرد الدوري (بضعة أصناف أسبوعيًا، مع الأولوية للأصناف عالية القيمة أو المعرّضة للخطر).

يُجري الجرد فريقٌ يضم شخصًا من خارج المخزن، دون أن يُطلَع العادّون مسبقًا على الرصيد الدفتري (العدّ «الأعمى»).

مثال على فرق. السجل: 1 250 بطانية. العدّ: 1 180. الفرق: −70، أي 5,6 %. عمليات التحقق: أذونات صرف غير مُدخلة (عُثر على اثنين لـ40 بطانية)، وأخطاء إدخال (لا شيء)، وتحويلات جارية (لا شيء). الفرق المتبقي: 30 بطانية (2,4 %) يجب تفسيرها بتحقيق، وهو يتجاوز حد التسامح لدى المنظمة (مثلًا 0,5 % للأصناف غير الغذائية). المتابعة: تقرير مكتوب، وتحقيق، ثم شطب معتمد على المستوى الصحيح؛ وإذا اشتُبه في سرقة، يُبلَّغ عنها وفق سياسة مكافحة الاحتيال.

5مؤشرات المخزون

بضعة مؤشرات تكفي لإدارة مستودع:

• معدل الدوران = الصادر السنوي / متوسط المخزون. ويعني دوران قدره 2 أن متوسط المخزون يعادل 6 أشهر من الصادر.
• أشهر المخزون = المخزون / متوسط الاستهلاك الشهري.
• معدل النفاد = عدد الأيام التي لا يتوفر فيها صنف ما / أيام الفترة.
• دقة المخزون = بنود الأصناف الخالية من الفروقات في الجرد / البنود المعدودة.
• الخسائر وانتهاء الصلاحية بالقيمة وبالنسبة المئوية من الصادر.
• معدل إشغال المستودع.
• المخزون الراكد: الأصناف التي لم تتحرك منذ أكثر من 6 أشهر.

مثال. الصادر السنوي 3 600 طن؛ ومتوسط المخزون 900 طن. الدوران = 4؛ ومتوسط المخزون = 3 أشهر من الصادر. وبالنسبة إلى مواد غذائية مدة صلاحيتها 12 شهرًا، هذا مقبول. أما بالنسبة إلى مخزون أصناف صحية مدة صلاحيتها 6 أشهر، فإن متوسط مخزون لـ3 أشهر يترك هامشًا ضئيلًا: يجب مراقبة التواريخ وفق FEFO.

6الأصناف التالفة ومنتهية الصلاحية والتصرف فيها

تخضع الأصناف غير الصالحة لإجراء صارم:

• الحجر الفوري، مع ملصق «لا يُوزَّع».
• المعاينة من قبل لجنة (اللوجستيات، والبرنامج، وبالنسبة إلى المواد الغذائية أو الأدوية، أخصائي أو سلطة صحية).
• القرار: الإصلاح، أو إعادة التعبئة، أو الاستخدام البديل (مثلًا المواد الغذائية غير الصالحة للاستهلاك البشري لعلف الحيوانات، فقط بعد التحليل ووفق القواعد)، أو الإتلاف.
• الإتلاف الموثّق بمحضر، بحضور شهود ومع صور، وبحضور السلطات عند الضرورة، مع احترام المعايير البيئية (الحرق المضبوط للأدوية مثلًا).
• إبلاغ الجهة المانحة حين تكون الأصناف ممولة منها، وفق العقد.

قد تعتبر الجهة المانحة الخسائر الناجمة عن سوء الإدارة (تخزين غير ملائم، وعدم تطبيق FEFO) غير مؤهلة. أما الخسائر الناجمة عن قوة قاهرة موثّقة (فيضان، ونهب) فتُقبل عمومًا إذا أُبلغ عنها بسرعة.