- تحويل خطة البرنامج إلى احتياجات محددة بالأرقام (الكميات والجدول الزمني) وإلى خطة إمداد.
- حساب مخزون الأمان ونقطة إعادة الطلب والكمية الواجب طلبها، ومتابعة خط الإمداد.
- تنظيم التخطيط المشترك بين البرامج واللوجستيات والمالية لتجنّب نفاد المخزون وفائضه.
احتفظ بالدرس لديك: مادة PDF مجانية مع التمارين والنقاط الرئيسية وأجوبة الاختبار.
1من البرنامج إلى الاحتياج المحدد بالأرقام
يبدأ التخطيط بسؤال بسيط: ماذا، وكم، وأين، ومتى. ويتطلب حوارًا وثيقًا مع البرامج، التي تعرف المستفيدين، ومع المالية، التي تعرف الميزانية.
طرق تقدير الاحتياجات:
- حسب السكان: عدد الأشخاص × المعيار. مثال: 12 000 شخص، 15 لترًا من الماء للشخص يوميًا (الحد الأدنى لمعايير اسفير)، أي 180 م³ يوميًا.
- حسب الاستهلاك السابق: متوسط صرف المخزون خلال الأشهر الأخيرة، مصحَّحًا بأيام النفاد (فالنفاد يخفّض الاستهلاك الظاهر).
- حسب الخدمة: عدد الاستشارات × معدل الوصفات. مثال: 3 000 استشارة شهريًا، يتلقى 30 % منها علاجًا مضادًا للملاريا: 900 علاج شهريًا.
تُدرج خطة الإمداد (procurement plan) لكل صنف: المواصفات، والكمية، وتاريخ الحاجة، وطريقة الشراء، والمهلة المقدّرة، وتاريخ الإطلاق، والميزانية وبند الميزانية. ويُحسب تاريخ الإطلاق بالعدّ التنازلي: تاريخ الحاجة − المهلة الإجمالية.
2متوسط الاستهلاك والتنبؤ
بالنسبة إلى صنف يُستهلك بانتظام، يُستخدم متوسط الاستهلاك الشهري (AMC) على مدى 3 إلى 6 أشهر، بعد تصحيحه:
- بحسب أيام النفاد: متوسط الاستهلاك المصحَّح = الاستهلاك الملاحظ × أيام الشهر / الأيام التي كان فيها المخزون متوفرًا؛
- بحسب التغييرات المتوقعة: منطقة جديدة، أو تدفق للنازحين، أو حملة، أو موسم.
مثال. استهلك مركز صحي 600 و640 و450 كيسًا من أملاح الإماهة الفموية في ثلاثة أشهر من 30 يومًا؛ وشهد الشهر الثالث 10 أيام من النفاد. الاستهلاك المصحَّح للشهر الثالث: 450 × 30 / 20 = 675. متوسط الاستهلاك الشهري المصحَّح = (600 + 640 + 675) / 3 ≈ 638. وإذا كان متوقعًا تفشي وباء إسهال مع زيادة بنسبة 50 %، فإن التنبؤ للموسم هو 957 شهريًا.
أما الأصناف الموسمية أو المرتبطة بأزمة مفاجئة، فيقوم التنبؤ بها على سيناريوهات (الأكثر احتمالًا، والأسوأ المعقول) بدلًا من البيانات التاريخية.
3مخزون الأمان ونقطة إعادة الطلب
يحمي مخزون الأمان من حالتين من عدم اليقين: طلب أعلى من المتوقع، ومهلة تسليم أطول من المتوقع. والطريقة البسيطة الشائعة جدًا في القطاع هي:
مخزون الأمان = متوسط الاستهلاك الشهري × هامش الأمان (بالأشهر). ويتوقف الهامش على درجة التقلب: غالبًا من شهر إلى 3 أشهر في السياقات الصعبة.
نقطة إعادة الطلب = متوسط الاستهلاك الشهري × مهلة إعادة التموين (بالأشهر) + مخزون الأمان. وعندما يبلغ المخزون المتاح هذا المستوى، يُطلق الطلب.
الحد الأقصى للمخزون = نقطة إعادة الطلب + متوسط الاستهلاك الشهري × الفترة بين الطلبات.
مثال. متوسط الاستهلاك الشهري 1 000 وحدة، ومهلة إعادة التموين 3 أشهر، ومخزون الأمان شهران، والمراجعة كل شهرين. مخزون الأمان = 2 000. نقطة إعادة الطلب = 3 000 + 2 000 = 5 000. الحد الأقصى للمخزون = 5 000 + 2 000 = 7 000. فإذا كان المخزون المتاح 4 600 وكانت 1 500 وحدة قيد الطلب أصلًا، فإن الكمية الواجب طلبها للعودة إلى الحد الأقصى هي: 7 000 − 4 600 − 1 500 = 900 وحدة.
احسب دائمًا المخزون قيد الطلب (خط الإمداد): نسيانه يعني الطلب مرتين.
4خط الإمداد وانقطاعاته
يتابع خط الإمداد (pipeline) في البرنامج (ولا سيما برامج المساعدة الغذائية أو التغذية)، شهرًا بشهر، الاحتياجات والمخزون والوصولات المتوقعة والتمويل. ويتيح توقّع الانقطاع (pipeline break) قبل حدوثه بعدة أشهر.
| الشهر | المخزون الأولي | الوصولات | الاحتياجات | المخزون النهائي |
|---|---|---|---|---|
| يناير | 900 طن | 500 طن | 700 طن | 700 طن |
| فبراير | 700 طن | 0 | 700 طن | 0 |
| مارس | 0 | 400 طن | 700 طن | −300 طن |
| أبريل | 0 | 0 | 700 طن | −700 طن |
يظهر الانقطاع في مارس (نقص 300 طن)، ثم يصبح كاملًا في أبريل. ومع مهلة شراء قدرها 4 أشهر، كان يجب اتخاذ القرار في نوفمبر. والخيارات المتاحة في يناير: الاقتراض من برنامج آخر أو من مخزون وطني (مع ردّ موثّق)، أو مشتريات محلية أو إقليمية أسرع، أو خفض مؤقت للحصة الغذائية (بقرار من البرنامج، يُبلَّغ به المستفيدون)، أو إعطاء الأولوية للفئات الأشد ضعفًا.
5التخطيط المتكامل
نادرًا ما ينجم نفاد المخزون وفائضه عن خطأ في الحساب. بل ينجمان عن خلل في التنسيق: يغيّر البرنامج منطقة عمله دون إبلاغ اللوجستيات، ولم تُفرج المالية عن الميزانية، والمناقصة تنتظر توقيعًا.
الممارسات الجيدة:
- اجتماع تخطيط شهري بين البرامج واللوجستيات والمالية: احتياجات الأشهر الثلاثة المقبلة، وحالة المشتريات، والميزانية الملتزم بها.
- خطة إمداد معتمدة منذ انطلاق كل منحة، متسقة مع الميزانية وخطة العمل.
- مؤشرات مشتركة: آجال الشراء، ومعدل النفاد، وعدد أشهر المخزون المتاح لكل صنف.
- تجميد المواصفات: كثيرًا ما يكلّف تغيير المواصفات بعد إطلاق المناقصة أسابيع.
أشهر المخزون المتاح = المخزون المتاح / متوسط الاستهلاك الشهري. فمخزون يكفي 9 أشهر لصنف مهلته شهران هو فائض مخزون: رأس مال مجمّد، وخطر انتهاء الصلاحية، وتكلفة تخزين.
6المشتريات المجمّعة والاتفاقات الإطارية والتخزين المسبق
ثلاث أدوات تخفّض الآجال والتكاليف حين يكون الطلب متكررًا:
- الاتفاق الإطاري (العقد الإطاري): يلتزم مورّد اختير بالمنافسة بأسعار وآجال لمدة سنة إلى 3 سنوات؛ وتُصدر الطلبيات وفق الاحتياجات دون إعادة طرح المناقصة. وتنخفض مهلة الشراء بعدة أسابيع.
- المشتريات المجمّعة بين المشاريع أو بين المنظمات: أحجام أكبر وأسعار أفضل، لكن تنسيق أثقل.
- التخزين المسبق: مخزونات طوارئ قرب المناطق المعرّضة للخطر قبل موسم الأعاصير أو الأمطار.
حساب ميزة الاتفاق الإطاري. بدون اتفاق: 6 عمليات شراء سنويًا، لكل منها مناقصة مدتها 5 أسابيع وتكلفة إدارية قدرها 2 000 دولار. ومع الاتفاق: مناقصة مدتها 8 أسابيع كل سنتين (5 000 دولار) ومهلة طلب أسبوع واحد. التكلفة الإدارية السنوية: 12 000 دولار مقابل 2 500 دولار؛ ومهلة كل طلبية: أقصر بـ5 أسابيع. كما ينخفض مخزون الأمان اللازم، لأن مهلة إعادة التموين أقصر.
تمرين: تجنّب نفاد الأغذية العلاجية
الوضع. برنامج تغذية: 1 200 طفل يُتكفّل بهم شهريًا، ويستهلك كل منهم في المتوسط 1,5 كرتونة من الغذاء العلاجي الجاهز للاستخدام طوال علاجه. المخزون المتاح: 2 400 كرتونة؛ وقيد الطلب: 1 800 كرتونة متوقعة بعد شهرين. مهلة إعادة التموين: 3 أشهر. السياسة المعتمدة: مخزون أمان لشهرين، ومراجعة شهرية.
المطلوب. 1) متوسط الاستهلاك الشهري. 2) مخزون الأمان ونقطة إعادة الطلب والحد الأقصى للمخزون. 3) هل يجب الطلب، وبأي كمية؟ 4) متى سينفد المخزون إن لم يُطلق طلب جديد؟
الحل. 1) متوسط الاستهلاك الشهري = 1 200 × 1,5 = 1 800 كرتونة. 2) مخزون الأمان = 3 600؛ ونقطة إعادة الطلب = 1 800 × 3 + 3 600 = 9 000؛ والحد الأقصى للمخزون = 9 000 + 1 800 × 1 = 10 800. 3) المخزون المتاح + قيد الطلب = 4 200، وهو أدنى بكثير من نقطة إعادة الطلب: يجب طلب 10 800 − 4 200 = 6 600 كرتونة فورًا. 4) يغطي مخزون 2 400 مدة 1,33 شهر؛ وتصل الـ1 800 كرتونة في الشهر 2: في نهاية الشهر 1 يتبقى 600؛ وخلال الشهر 2 ينقص 1 200 كرتونة قبل الوصول إن حدث في نهاية الشهر. النفاد وشيك: يجب بالتوازي طلب قرض من شريك أو من مخزون مجموعة التغذية، وتسريع تسليم الطلبية الجارية.
خلاصة
- التخطيط: ماذا، وكم، وأين، ومتى؛ وتاريخ الإطلاق = تاريخ الحاجة − المهلة الإجمالية.
- صحّح الاستهلاك بأيام النفاد قبل حساب متوسط الاستهلاك الشهري.
- نقطة إعادة الطلب = متوسط الاستهلاك الشهري × المهلة + مخزون الأمان؛ واطرح دائمًا المخزون قيد الطلب.
- يكشف خط الإمداد الشهري الانقطاع في وقت يسمح بالتصرف؛ ويُتخذ القرار قبل الموعد بمدة تساوي مهلة الشراء.
- تخفّض الاتفاقات الإطارية والتخزين المسبق الآجال والتكاليف ومخزونات الأمان.
💼 وظائف في اللوجستيات والمشتريات
طبّق ما تعلمته: أحدث الوظائف في هذا المجال.
- Logistics and Procurement Coordinator Iran South (Hormozgan Based)Norwegian Refugee Council (NRC) · إيران
- Spécialiste global Coordination & Intégration Logistique F/HHumanité & Inclusion (HI) · فرنسا
- Assistant (e) logistiqueACTED · هايتي
- Intern- AVIATION PROJECT MANAGEMENTDepartment of Operational Support · الولايات المتحدة
- Senior Regional Technical Officer, Supply Chain KilimanjaroFHI 360 · تنزانيا
للتعمّق: مراجع الدورة
- المجموعة العالمية للوجستيات (Global Logistics Cluster) (2024). Logistics Operational Guide (LOG). dlca.logcluster.org
- المجموعة العالمية للوجستيات (2024). Logistics Capacity Assessments (LCA). lca.logcluster.org
- اسفير (2018). دليل اسفير: الميثاق الإنساني والمعايير الدنيا في الاستجابة الإنسانية. spherestandards.org
- غرفة التجارة الدولية (ICC) (2020). Incoterms® 2020. iccwbo.org/business-solutions/incoterms-rules
- P. Tatham وM. Christopher (Kogan Page) (2018). Humanitarian Logistics: Meeting the Challenge of Preparing for and Responding to Disasters. www.koganpage.com
- منظمة الصحة العالمية (2020). Good Distribution Practices for Pharmaceutical Products (الملحق 7، التقرير الفني 1025). www.who.int
- منظمة الصحة العالمية وشركاؤها (2017). Interagency Emergency Health Kit (IEHK). www.who.int
- منظمة الصحة العالمية (2024). Performance, Quality and Safety (PQS) – كتالوج معدات سلسلة التبريد. apps.who.int/immunization_standards/vaccine_quality/pqs_catalogue
- منظمة الجمارك العالمية (2006). الاتفاقية الدولية لتبسيط وتنسيق الإجراءات الجمركية (اتفاقية كيوتو المعدّلة)، الملحق الخاص J5. www.wcoomd.org
- الاتحاد الدولي لجمعيات الصليب الأحمر والهلال الأحمر (2007). المبادئ التوجيهية لتيسير وتنظيم عمليات الإغاثة الدولية على الصعيد المحلي (IDRL). disasterlaw.ifrc.org
- اللجنة الدائمة المشتركة بين الوكالات (IASC) (2013). المبادئ التوجيهية غير الملزمة للجنة الدائمة المشتركة بين الوكالات بشأن استخدام المرافقة المسلحة للقوافل الإنسانية. interagencystandingcommittee.org
- مجلس الأمن التابع للأمم المتحدة (2022). القرار 2664 (الاستثناء الإنساني من أنظمة العقوبات). www.un.org/securitycouncil
- اللجنة الدولية للصليب الأحمر والاتحاد الدولي (2021). ميثاق المناخ والبيئة للمنظمات الإنسانية. www.climate-charter.org
- اللجنة الدولية للصليب الأحمر وBrussels Privacy Hub (2020). Handbook on Data Protection in Humanitarian Action (الطبعة الثانية). www.icrc.org
اختبار الأسبوع
5 أسئلة صعبة للتحقق مما تعلمته. أجب عنها كلها لإتمام الأسبوع.