إدارة الأسطول: التكاليف، والوقود، والصيانة، والسلامة على الطرق

1التكلفة الكاملة للمركبة

تكلّف المركبة أكثر بكثير من سعر شرائها. وتجمع التكلفة لكل كيلومتر بين:

• التكاليف الثابتة: الإهلاك (السعر − القيمة المتبقية، على مدى فترة الاستخدام)، والتأمين، والتسجيل، وراتب السائق، والتجهيزات (اللاسلكي، والتتبّع بنظام GPS).
• التكاليف المتغيرة: الوقود، والإطارات، والصيانة والإصلاحات.

مثال. مركبة دفع رباعي لجميع التضاريس اشتُريت بـ55 000 دولار، وبيعت بـ15 000 دولار بعد 5 سنوات، وتقطع 30 000 كم سنويًا. الإهلاك: 40 000 / 5 = 8 000 دولار سنويًا. التأمين والضرائب: 2 000. السائق: 7 200. التجهيزات والتتبّع: 600. التكاليف الثابتة: 17 800 دولار سنويًا، أي 0,59 دولار/كم. الوقود: 14 لترًا/100 كم × 30 000 كم = 4 200 لتر × 1,40 دولار = 5 880 دولار. الإطارات والصيانة: 4 500 دولار. التكاليف المتغيرة: 10 380 دولار، أي 0,35 دولار/كم. التكلفة الكاملة: 28 180 دولار سنويًا، أي نحو 0,94 دولار/كم.

وعند 15 000 كم فقط سنويًا، تبقى التكاليف الثابتة شبه ثابتة وترتفع التكلفة لكل كيلومتر إلى أكثر من 1,50 دولار: فالمركبة قليلة الاستخدام مكلفة جدًا.

2الشراء أم الاستئجار أم الاستخدام المشترك

ثلاثة خيارات:

• الشراء: مُجدٍ لاحتياج طويل (3 سنوات فأكثر) ومكثّف، في بلد تندر فيه المركبات الملائمة للاستئجار. وانتبه إلى قواعد الجهات المانحة بشأن شراء المركبات (الخاضع غالبًا لموافقة مسبقة، مع قواعد المنشأ) وبشأن التصرف فيها في نهاية المشروع.
• الاستئجار (مع سائق أو دونه): مرن، ودون تجميد لرأس المال، ومناسب للاحتياجات القصيرة أو المتغيرة؛ وهو أغلى لكل كيلومتر على المدى الطويل، ويجب التحقق من جودة المركبات وسلامتها.
• الاستخدام المشترك والتأجير الداخلي: مجموعة مركبات مشتركة بين المشاريع، تُفوتر لكل مشروع بالكيلومتر أو باليوم حسب سجلات الرحلات. ويتيح ذلك تحميل التكاليف على الجهات المانحة بإنصاف.

مقارنة. الاستئجار: 2 400 دولار شهريًا مع سائق، والوقود إضافي. والمركبة المشتراة أعلاه تكلّف، دون الوقود، (28 180 − 5 880) / 12 ≈ 1 858 دولار شهريًا. وعلى مدى 3 سنوات أو أكثر، يكون الشراء أرخص إذا كان الاستخدام كثيفًا؛ أما في مشروع مدته 10 أشهر، فيُغني الاستئجار عن الشراء والتصرف والإجراءات الجمركية.

3سجلات الرحلات والاستهلاك

سجل الرحلات (logbook) هو الوثيقة الأساسية: لكل رحلة، التاريخ، والسائق، وعداد الكيلومترات عند الانطلاق والوصول، والوجهة، والغرض، والركاب، والمشروع المحمَّل، وتعبئات الوقود. ويراجعه مسؤول الأسطول أسبوعيًا.

يُحسب الاستهلاك لكل مركبة: اللترات المستهلكة / الكيلومترات المقطوعة × 100. ويُقارن بمعيار الطراز وبالشهر السابق.

مثال على الرقابة. المركبة 1: 2 800 كم، و420 لترًا، أي 15 لترًا/100 كم (المعيار 13 إلى 15). المركبة 2: 2 100 كم، و410 لترات، أي 19,5 لترًا/100 كم (الطراز نفسه، والمنطقة نفسها). فرق بنسبة 30 %: الأسباب المحتملة، التي يجب التحقق منها قبل أي استنتاج: عطل (البخاخات، والمرشحات، وإطارات ناقصة الهواء)، أو رحلات في تضاريس صعبة، أو عداد معطل، أو سرقة وقود. وتجاوز قدره 4,5 لترات/100 كم على 2 100 كم يمثّل نحو 95 لترًا شهريًا.

سجل الرحلات الذي يُملأ في نهاية الشهر، بيد واحدة وبالقلم نفسه، ليس سجل رحلات: إنه إشارة إنذار.

4إدارة الوقود

الوقود من أكثر البنود تعرّضًا للاحتيال. الضوابط الأساسية:

• التموين بعقد إطاري مع محطة، مع قسائم وقود مرقّمة أو بطاقات وقود اسمية لكل مركبة.
• التخزين الذاتي (براميل أو خزان) فقط عند الضرورة: سجل للوارد والصادر، وعدّاد، ومفتاحان، وجرد أسبوعي بالقياس.
• المطابقة الشهرية: فواتير المحطة، والقسائم الموقّعة، وسجلات الرحلات، والاستهلاك لكل مركبة.
• المولّدات: عدّاد ساعات والاستهلاك لكل ساعة، تُطابَق بالطريقة نفسها.

مثال على مخزون في براميل. المخزون الأولي 3 000 لتر؛ والوارد 8 000 لتر؛ والصادر المسجَّل 9 400 لتر؛ والقياس النهائي 1 350 لترًا. المخزون الدفتري = 3 000 + 8 000 − 9 400 = 1 600 لتر. الفرق = −250 لترًا، أي 2,7 % من الصادر: وهو يتجاوز حد التسامح للتبخر والمناولة البالغ نحو 0,5 %، فيجب التحقيق.

5الصيانة ودورة الحياة

تتبع الصيانة الوقائية جدولًا زمنيًا حسب عدد الكيلومترات (مثلًا تغيير الزيت كل 5 000 كم في الظروف القاسية) وفحصًا أسبوعيًا يجريه السائق (الإطارات، والمكابح، والمستويات، والإنارة، ومعدات السلامة). وهي تكلّف أقل بكثير من الأعطال على الطريق، التي تشلّ فريقًا وقد تعرّضه للخطر.

يجري الاستبدال حسب العمر وعدد الكيلومترات (غالبًا 5 سنوات أو 150 000 إلى 200 000 كم في التضاريس الصعبة)، أو حين تتجاوز تكلفة الإصلاحات عتبة معيّنة. ويتبع التصرف في المركبة عند نهاية عمرها أو نهاية المشروع قواعد الجهة المانحة: النقل إلى مشروع آخر، أو إلى شريك، أو البيع بالمزاد، أو الهبة، مع محضر، وإذا كانت المركبة قد استُوردت بإعفاء، دفع الرسوم أو تسوية وضعها.

يساعد التتبّع بنظام GPS على السلامة (تحديد الموقع عند وقوع حادث) والرقابة (الرحلات غير المأذون بها)، لكن يجب أن يحترم سياسة حماية بيانات الموظفين وأن يُشرح للسائقين.

6السلامة على الطرق

حوادث الطرق، في سياقات كثيرة، سبب رئيسي للوفيات والإصابات الخطيرة بين العاملين في المجال الإنساني، وغالبًا أكثر من العنف. والتدابير الأشد خفضًا للمخاطر هي:

• حزام الأمان إلزامي للجميع، في جميع المقاعد، دون استثناء.
• حدود سرعة داخلية (مثلًا 80 كم/ساعة على الطرق، و40 داخل المدن)، تُراقب عبر التتبّع بنظام GPS.
• منع السير ليلًا خارج المدن، إلا في حالة طوارئ معتمدة.
• السائقون يُوظَّفون باختبار عملي، ويُدرَّبون (القيادة الدفاعية، والإسعافات الأولية)، مع فترات راحة (لا أكثر من 8 إلى 10 ساعات قيادة يوميًا).
• صفر كحول ولا هاتف أثناء القيادة.
• مركبات مجهّزة: حقيبة إسعافات أولية، وطفاية حريق، ووسائل اتصال، وإطار احتياطي، ومثلث تحذير.
• تحليل الحوادث: يُبلَّغ عن كل حادث أو شبه حادث ويُحلَّل، دون ثقافة اللوم، لمعالجة الأسباب.