Gestionar una flota: costos, combustible, mantenimiento y seguridad vial

1El costo completo de un vehículo

Un vehículo cuesta mucho más que su precio de compra. El costo por kilómetro combina:

• Costos fijos: amortización (precio − valor residual, a lo largo de la vida útil), seguro, matriculación, salario del conductor, equipos (radio, seguimiento GPS).
• Costos variables: combustible, neumáticos, mantenimiento y reparaciones.

Ejemplo. Todoterreno 4x4 comprado por 55 000 USD, revendido por 15 000 USD al cabo de 5 años, 30 000 km al año. Amortización: 40 000 / 5 = 8 000 USD al año. Seguro e impuestos: 2 000. Conductor: 7 200. Equipos y seguimiento: 600. Costos fijos: 17 800 USD al año, es decir, 0,59 USD/km. Combustible: 14 l/100 km × 30 000 km = 4 200 l × 1,40 USD = 5 880 USD. Neumáticos y mantenimiento: 4 500 USD. Costos variables: 10 380 USD, es decir, 0,35 USD/km. Costo completo: 28 180 USD al año, unos 0,94 USD/km.

Con solo 15 000 km al año, los costos fijos siguen siendo casi idénticos y el costo por kilómetro sube a más de 1,50 USD: un vehículo poco utilizado sale muy caro.

2Comprar, alquilar o compartir

Tres opciones:

• Compra: interesante para una necesidad larga (3 años o más) e intensiva, en un país donde los vehículos adecuados escasean en alquiler. Atención a las normas de los donantes sobre la compra de vehículos (a menudo sujeta a acuerdo previo, con reglas de origen) y sobre su enajenación al final del proyecto.
• Alquiler (con o sin conductor): flexible, sin inmovilización de capital, adecuado para necesidades cortas o variables; más caro por kilómetro a largo plazo, y hay que verificar la calidad y la seguridad de los vehículos.
• Uso compartido y alquiler interno: un pool de vehículos compartido entre proyectos, facturado por kilómetro o por día a cada proyecto según los libros de ruta. Esto permite imputar los costos correctamente a los donantes.

Comparación. Alquiler: 2 400 USD al mes con conductor, combustible aparte. El vehículo comprado del ejemplo anterior cuesta, sin combustible, (28 180 − 5 880) / 12 ≈ 1 858 USD al mes. A 3 años o más, la compra es más barata si el uso es intenso; en un proyecto de 10 meses, el alquiler evita la compra, la enajenación y los trámites aduaneros.

3Libros de ruta y consumo

El libro de ruta (logbook) es el documento básico: para cada trayecto, fecha, conductor, kilometraje de salida y de llegada, destino, motivo, pasajeros, proyecto imputado y repostajes de combustible. El responsable de flota lo verifica cada semana.

El consumo se calcula para cada vehículo: litros consumidos / kilómetros recorridos × 100. Se compara con la norma del modelo y con el mes anterior.

Ejemplo de control. Vehículo 1: 2 800 km, 420 l, es decir, 15 l/100 km (norma de 13 a 15). Vehículo 2: 2 100 km, 410 l, es decir, 19,5 l/100 km (mismo modelo, misma zona). Diferencia del 30 %: causas posibles, que deben verificarse antes de cualquier conclusión: avería (inyectores, filtros, neumáticos con poca presión), trayectos en terreno difícil, cuentakilómetros defectuoso o robo de combustible. Un exceso de 4,5 l/100 km en 2 100 km representa unos 95 litros al mes.

Un libro de ruta rellenado a final de mes, con una sola letra y el mismo bolígrafo, no es un libro de ruta: es una señal de alerta.

4Gestión del combustible

El combustible es una de las partidas más expuestas al fraude. Controles esenciales:

• Suministro mediante contrato marco con una estación de servicio, con vales de combustible numerados o tarjetas de combustible nominativas por vehículo.
• Almacenamiento propio (bidones o cisterna) solo si es necesario: registro de entradas y salidas, contador, dos llaves, inventario semanal por medición de nivel.
• Conciliación mensual: facturas de la estación, vales firmados, libros de ruta y consumo por vehículo.
• Generadores: contador horario y consumo por hora, conciliados de la misma manera.

Ejemplo de stock en bidones. Stock inicial 3 000 l; entradas 8 000 l; salidas registradas 9 400 l; medición final 1 350 l. Stock teórico = 3 000 + 8 000 − 9 400 = 1 600 l. Diferencia = −250 l, es decir, 2,7 % de las salidas: por encima de una tolerancia por evaporación y manipulación de alrededor del 0,5 %, hay que investigar.

5Mantenimiento y ciclo de vida

El mantenimiento preventivo sigue un calendario por kilometraje (por ejemplo, cambio de aceite cada 5 000 km en condiciones severas) y un control semanal por el conductor (neumáticos, frenos, niveles, luces, equipos de seguridad). Cuesta mucho menos que las averías en carretera, que inmovilizan a un equipo y pueden ponerlo en peligro.

La sustitución se produce según la edad y el kilometraje (a menudo 5 años o 150 000 a 200 000 km en terreno difícil), o cuando el costo de las reparaciones supera un umbral. La enajenación al final de la vida útil o del proyecto sigue las normas del donante: transferencia a otro proyecto o a un socio, subasta o donación, con acta y, si el vehículo se importó con franquicia, pago o regularización de los derechos.

El seguimiento GPS ayuda a la seguridad (localización en caso de incidente) y al control (trayectos no autorizados), pero debe respetar la política de protección de datos del personal y explicarse a los conductores.

6La seguridad vial

Los accidentes de tráfico son, en muchos contextos, una causa importante de muerte y de lesiones graves del personal humanitario, a menudo más que la violencia. Las medidas que más reducen el riesgo:

• Cinturón de seguridad obligatorio para todos, en todos los asientos, sin excepción.
• Límites de velocidad internos (por ejemplo, 80 km/h en carretera, 40 en zona urbana), controlados mediante el seguimiento GPS.
• Prohibición de circular de noche fuera de las ciudades, salvo emergencia aprobada.
• Conductores contratados mediante prueba práctica, formados (conducción defensiva, primeros auxilios), con tiempos de descanso (no más de 8 a 10 horas de conducción al día).
• Cero alcohol y nada de teléfono al volante.
• Vehículos equipados: botiquín de primeros auxilios, extintor, medios de comunicación, rueda de repuesto, triángulo.
• Análisis de los incidentes: cada accidente o cuasi accidente se declara y se analiza, sin cultura de la culpa, para corregir las causas.