Comprar bien: principios, umbrales y procedimientos de compra

1Los principios

Las compras humanitarias gastan el dinero de los donantes institucionales y privados en nombre de las personas asistidas. Se basan en principios compartidos por la mayoría de las organizaciones:

• Mejor relación calidad-precio (best value for money): no necesariamente el precio más bajo, sino la mejor combinación de calidad, plazo, costo total y durabilidad.
• Competencia efectiva y proporcionada al monto.
• Transparencia y equidad: la misma información y las mismas reglas para todos los proveedores.
• Separación de funciones: quien solicita no es quien elige solo ni quien recibe solo.
• Ausencia de conflicto de intereses: declaración escrita de los miembros del comité de compras.
• Ética y cumplimiento: ningún proveedor sancionado, ningún trabajo infantil, respeto de las normas de los donantes.
• Trazabilidad: cada decisión se documenta en un expediente que un auditor puede entender por sí solo.

2Umbrales y procedimientos

Cada organización fija umbrales que determinan el procedimiento. Una escala habitual (los montos varían según las organizaciones y los donantes, que a veces imponen umbrales más estrictos):

El umbral se aplica al monto total de la necesidad, no a cada pedido: 5 pedidos de 9 000 USD para la misma necesidad constituyen una compra de 45 000 USD (fraccionamiento prohibido).

Excepciones reguladas: proveedor único (fuente única justificada técnicamente), procedimientos de emergencia activados por la dirección por un tiempo limitado, compras mediante un acuerdo marco existente. Cada excepción se justifica por escrito y se aprueba en el nivel adecuado.

3El expediente de compra

El expediente de compra acompaña la compra de principio a fin. Contenido mínimo:

• Solicitud de compra firmada, con especificaciones, cantidades, línea presupuestaria y código del proyecto.
• Verificación presupuestaria por finanzas.
• Documentos de la licitación: solicitud de cotización o pliego de licitación, lista de proveedores consultados, pruebas de envío o de publicación.
• Ofertas recibidas, incluidas las descartadas, y acta de apertura de ofertas.
• Cuadro comparativo e informe de evaluación, firmados por el comité, con las declaraciones de ausencia de conflicto de intereses.
• Verificaciones del proveedor seleccionado: listas de sanciones, registro legal.
• Orden de compra o contrato, firmado según el cuadro de delegaciones.
• Albarán de entrega e informe de recepción (cantidad y calidad), factura, prueba de pago.

Un expediente incompleto es la causa más frecuente de costos declarados no elegibles en auditoría, incluso cuando la compra fue honesta.

4Redactar las especificaciones

Unas buenas especificaciones describen la necesidad de forma precisa, medible y neutral:

• Funcionales: lo que debe hacer el artículo (filtrar 20 litros por día, resistir 3 temporadas de lluvias).
• Técnicas: dimensiones, materiales, normas (por ejemplo, los catálogos de especificaciones estándar de las grandes organizaciones, las normas ISO, las listas de medicamentos esenciales de la OMS).
• Embalaje y marcado: peso por bulto, paletización, etiquetado en el idioma local.
• Entrega: lugar, fecha, incoterm, documentos.

Trampas frecuentes: citar una marca (lo que excluye la competencia; añadir «o equivalente»), especificaciones demasiado vagas (ofertas imposibles de comparar) o demasiado estrictas sin motivo (un solo proveedor posible). Las especificaciones se elaboran con el programa y, para los artículos técnicos, con un especialista (salud, agua, alojamiento).

5Criterios y grilla de evaluación

Los criterios se fijan antes de la recepción de las ofertas y se comunican a los proveedores. Dos métodos:

• Oferta conforme más barata: se verifica la conformidad administrativa y técnica (sí o no) y luego se elige el precio más bajo entre las ofertas conformes. Sencillo, adecuado para artículos estándar.
• Puntuación ponderada: criterios técnicos y financieros con ponderaciones. Adecuada para servicios, obras y artículos complejos.

Ejemplo de puntuación ponderada (técnica 60 %, precio 40 %). Puntuación financiera = precio más bajo / precio de la oferta × 40.

C es el más barato, pero queda eliminado por el umbral técnico anunciado; el precio más bajo entre las ofertas admitidas es, por tanto, 80 000. B gana por poco gracias a su calidad técnica. Un comité no puede cambiar los criterios ni las ponderaciones después de la apertura de las ofertas.

6Ética, conflictos de intereses y proveedores

Las compras son la zona de mayor riesgo de fraude. Las reglas básicas:

• Todo miembro del comité declara por escrito la ausencia de vínculos con los proveedores; si existe un vínculo, se retira.
• No se acepta ningún regalo, comida ni ventaja de un proveedor, ni siquiera después de la adjudicación.
• Las ofertas se reciben en sobre cerrado o en un buzón electrónico seguro y se abren en sesión, ante al menos dos personas.
• Los proveedores no seleccionados pueden pedir los motivos; se prevé un mecanismo de quejas.
• Los proveedores se verifican frente a las listas de sanciones (Naciones Unidas, donantes) y las listas de exclusión internas.

Una buena cartera de proveedores (base de datos calificada, con evaluaciones de desempeño después de cada contrato) acelera las compras y reduce el riesgo. Las compras locales, cuando la calidad está presente, también apoyan la economía local y la localización.