Acheter juste : principes, seuils et procédures d'achat

1Les principes

Les achats humanitaires dépensent l'argent des bailleurs et des donateurs au nom des personnes aidées. Ils reposent sur des principes partagés par la plupart des organisations :

• Meilleur rapport qualité-prix (best value for money) : pas forcément le prix le plus bas, mais la meilleure combinaison de qualité, délai, coût total et durabilité.
• Mise en concurrence effective et proportionnée au montant.
• Transparence et équité : mêmes informations et mêmes règles pour tous les fournisseurs.
• Séparation des fonctions : celui qui demande n'est pas celui qui choisit seul ni celui qui réceptionne seul.
• Absence de conflit d'intérêts : déclaration écrite des membres du comité d'achat.
• Éthique et conformité : pas de fournisseurs sanctionnés, pas de travail des enfants, respect des règles des bailleurs.
• Traçabilité : chaque décision est documentée dans un dossier qu'un auditeur peut comprendre seul.

2Seuils et procédures

Chaque organisation fixe des seuils qui déterminent la procédure. Un barème courant (les montants varient selon les organisations et les bailleurs, qui imposent parfois des seuils plus stricts) :

Le seuil s'applique au montant total du besoin, pas à chaque commande : 5 commandes de 9 000 USD pour le même besoin forment un achat de 45 000 USD (fractionnement interdit).

Exceptions encadrées : fournisseur unique (source unique justifiée techniquement), procédures d'urgence déclenchées par la direction pour une durée limitée, achats via un accord-cadre existant. Chaque exception est justifiée par écrit et approuvée au bon niveau.

3Le dossier d'achat

Le dossier d'achat suit l'achat de bout en bout. Contenu minimal :

• Demande d'achat signée, avec spécifications, quantités, ligne budgétaire et code du projet.
• Vérification budgétaire par la finance.
• Documents de mise en concurrence : demande de devis ou dossier d'appel d'offres, liste des fournisseurs consultés, preuves d'envoi ou de publication.
• Offres reçues, y compris celles écartées, et registre d'ouverture des plis.
• Tableau comparatif et rapport d'évaluation, signés par le comité, avec les déclarations d'absence de conflit d'intérêts.
• Vérifications du fournisseur retenu : listes de sanctions, enregistrement légal.
• Bon de commande ou contrat, signé selon le tableau des délégations.
• Bon de livraison et rapport de réception (quantité et qualité), facture, preuve de paiement.

Un dossier incomplet est la cause la plus fréquente des coûts déclarés inéligibles en audit, même quand l'achat était honnête.

4Rédiger les spécifications

De bonnes spécifications décrivent le besoin de façon précise, mesurable et neutre :

• Fonctionnelles : ce que l'article doit faire (filtrer 20 litres par jour, résister à 3 saisons des pluies).
• Techniques : dimensions, matériaux, normes (par exemple les catalogues de spécifications standard des grandes organisations, les normes ISO, les listes de médicaments essentiels de l'OMS).
• Conditionnement et marquage : poids par colis, palettisation, étiquetage dans la langue locale.
• Livraison : lieu, date, incoterm, documents.

Pièges fréquents : citer une marque (ce qui exclut la concurrence ; ajouter « ou équivalent »), spécifications trop vagues (offres impossibles à comparer), ou trop strictes sans raison (un seul fournisseur possible). Les spécifications se font avec le programme et, pour les articles techniques, avec un spécialiste (santé, eau, abris).

5Critères et grille d'évaluation

Les critères sont fixés avant la réception des offres et annoncés aux fournisseurs. Deux méthodes :

• Offre conforme la moins chère : on vérifie la conformité administrative et technique (oui ou non), puis on retient le prix le plus bas parmi les offres conformes. Simple, adaptée aux articles standard.
• Notation pondérée : critères techniques et financiers avec des poids. Adaptée aux services, travaux et articles complexes.

Exemple de notation pondérée (technique 60 %, prix 40 %). Note financière = prix le plus bas / prix de l'offre × 40.

C est le moins cher mais éliminé par le seuil technique annoncé ; le prix le plus bas parmi les offres retenues est donc 80 000. B l'emporte de peu grâce à sa qualité technique. Un comité ne peut pas changer les critères ou les poids après l'ouverture des offres.

6Éthique, conflits d'intérêts et fournisseurs

Les achats sont la zone de risque de fraude la plus élevée. Les règles de base :

• Tout membre du comité déclare par écrit l'absence de lien avec les fournisseurs ; en cas de lien, il se retire.
• Aucun cadeau, repas ou avantage accepté d'un fournisseur, même après l'attribution.
• Les offres sont reçues sous pli fermé ou dans une boîte électronique sécurisée et ouvertes en séance, devant au moins deux personnes.
• Les fournisseurs non retenus peuvent demander les raisons ; un mécanisme de plainte est prévu.
• Les fournisseurs sont vérifiés contre les listes de sanctions (Nations unies, bailleurs) et les listes d'exclusion internes.

Un bon vivier de fournisseurs (base de données qualifiée, avec évaluations de performance après chaque contrat) accélère les achats et réduit le risque. Les achats locaux, quand la qualité est là, soutiennent aussi l'économie locale et la localisation.