Importer : douanes, exonérations, documents et délais

1La procédure de dédouanement

À l'entrée dans un pays, toute marchandise doit être déclarée aux douanes, qui vérifient sa nature, sa valeur, son origine et son régime fiscal. Étapes typiques :

• Avant l'arrivée : préparation des documents, demande d'exonération ou d'autorisation d'importation, pré-déclaration si le système le permet.
• À l'arrivée : dépôt de la déclaration par un commissionnaire en douane (transitaire agréé), avec les documents.
• Contrôle : documentaire, et parfois physique (circuit vert, orange ou rouge selon l'analyse de risque).
• Liquidation et paiement des droits et taxes, ou application de l'exonération.
• Mainlevée : autorisation d'enlever la marchandise ; paiement des frais portuaires et de magasinage.

Le magasinage au port devient payant après une franchise de quelques jours, et les surestaries (demurrage) facturées par l'armateur pour le conteneur non restitué s'additionnent rapidement : par exemple 75 USD par jour et par conteneur après 10 jours libres.

2Les documents

Un dossier d'importation complet comprend généralement :

• Facture commerciale (ou facture pro forma pour les dons, avec la mention « sans valeur commerciale » et une valeur déclarée pour la douane).
• Liste de colisage détaillée.
• Document de transport : connaissement, lettre de transport aérien ou lettre de voiture.
• Certificat d'origine, parfois exigé pour les régimes préférentiels ou les règles des bailleurs.
• Certificats spécifiques : sanitaires et phytosanitaires (vivres, semences), autorisation de l'autorité du médicament, certificat de fumigation (palettes en bois traitées selon la norme NIMP 15), licences pour le matériel de télécommunication.
• Lettre ou décision d'exonération et document d'enregistrement de l'organisation.

La moitié des retards de dédouanement viennent d'une incohérence entre documents : quantités, poids, descriptions ou valeurs différents entre facture, liste de colisage et connaissement. Vérifier avant l'expédition, pas à l'arrivée.

3Droits, taxes et valeur en douane

La valeur en douane est le plus souvent la valeur CIF (coût de la marchandise + assurance + fret jusqu'à la frontière). Les droits de douane s'appliquent à cette valeur ; la TVA à l'importation s'applique en général à la valeur en douane augmentée des droits.

Exemple. Marchandise 80 000 USD, fret 9 000, assurance 1 000 : valeur CIF 90 000 USD. Droits de douane 20 % : 18 000. Redevances diverses 2 % de la valeur CIF : 1 800. Base TVA : 90 000 + 18 000 + 1 800 = 109 800 ; TVA 18 % : 19 764. Total des droits et taxes : 18 000 + 1 800 + 19 764 = 39 564 USD, soit 44 % de la valeur CIF. Une exonération bien préparée représente donc une économie considérable, et l'absence d'exonération doit être prévue au budget.

La plupart des bailleurs considèrent les droits et taxes récupérables ou évitables comme inéligibles : si l'organisation pouvait obtenir une exonération et ne l'a pas demandée, le coût reste à sa charge.

4Exonérations et cadres juridiques

Les exonérations reposent sur plusieurs bases juridiques possibles :

• Accords de siège ou d'établissement signés entre l'organisation et le gouvernement.
• Conventions internationales : privilèges et immunités des Nations unies ; convention de Kyoto révisée (annexe spécifique J5 sur les envois de secours) ; convention de Tampere pour le matériel de télécommunication d'urgence.
• Lois nationales sur les ONG, les catastrophes ou les codes des douanes.
• Lignes directrices IDRL (droit international des réponses aux catastrophes) de la Fédération internationale, qui encouragent les États à faciliter l'entrée des secours.

Pratiques utiles : obtenir et tenir à jour les documents d'enregistrement ; connaître les ministères qui signent (souvent le ministère de tutelle des ONG puis les finances) ; anticiper les délais (2 à 6 semaines par demande dans beaucoup de pays) ; demander l'exonération avant l'expédition ; garder un registre des articles importés en franchise, car leur cession ultérieure (vente d'un véhicule, par exemple) déclenche le paiement des droits.

5Régimes et articles particuliers

Certains articles demandent une attention spécifique :

• Médicaments et dispositifs médicaux : autorisation de l'autorité nationale de réglementation, liste des médicaments autorisés, dates de péremption résiduelles minimales (souvent 12 mois ou deux tiers de la durée de vie).
• Vivres : certificats sanitaires, analyse de conformité, règles sur les OGM dans certains pays.
• Télécommunications : radios, téléphones satellitaires, drones : licences d'importation et d'utilisation.
• Biens à double usage ou soumis à des contrôles à l'exportation (certains équipements électroniques, produits chimiques comme le chlore en grande quantité, gilets pare-balles) : licences d'exportation du pays d'origine et d'importation du pays de destination.
• Véhicules : importation temporaire ou définitive, plaques, conditions de revente.

L'admission temporaire permet d'importer sans droits du matériel qui sera réexporté (par exemple des équipements d'une équipe d'urgence), contre une garantie ou un engagement de réexportation.

6Réduire les délais et les coûts

Leviers éprouvés :

• Transitaire qualifié sélectionné par mise en concurrence, avec un accord-cadre précisant ses honoraires et l'interdiction de tout paiement non officiel.
• Vérification des documents avant l'expédition (check-list par pays).
• Planification : déposer les demandes d'exonération pour l'ensemble d'un plan d'approvisionnement plutôt qu'au cas par cas.
• Coordination : le cluster logistique et les autorités de gestion des catastrophes mettent souvent en place, en urgence, des procédures accélérées ou des guichets uniques.
• Suivi des coûts de magasinage et de surestaries, avec alerte avant la fin des jours libres.

Exemple de coût d'un retard. 6 conteneurs bloqués 18 jours au-delà de la franchise. Magasinage : 40 USD par conteneur et par jour ; surestaries : 75 USD par conteneur et par jour. Coût : 6 × 18 × (40 + 75) = 12 420 USD, généralement inéligibles s'ils résultent d'une erreur de documents.

Les « frais de facilitation » demandés par un agent pour accélérer un dossier sont de la corruption : ils sont interdits, même petits, même s'ils sont présentés comme habituels.