Comprar bem: princípios, limiares e procedimentos de compra

1Os princípios

As compras humanitárias gastam o dinheiro dos doadores institucionais e privados em nome das pessoas assistidas. Assentam em princípios partilhados pela maioria das organizações:

• Melhor relação qualidade-preço (best value for money): não necessariamente o preço mais baixo, mas a melhor combinação de qualidade, prazo, custo total e durabilidade.
• Concorrência efetiva e proporcionada ao montante.
• Transparência e equidade: as mesmas informações e as mesmas regras para todos os fornecedores.
• Separação de funções: quem pede não é quem escolhe sozinho nem quem recebe sozinho.
• Ausência de conflito de interesses: declaração escrita dos membros do comité de compras.
• Ética e conformidade: nenhum fornecedor sancionado, nenhum trabalho infantil, respeito pelas regras dos doadores.
• Rastreabilidade: cada decisão é documentada num processo que um auditor consegue compreender sozinho.

2Limiares e procedimentos

Cada organização fixa limiares que determinam o procedimento. Uma tabela corrente (os montantes variam consoante as organizações e os doadores, que por vezes impõem limiares mais rigorosos):

O limiar aplica-se ao montante total da necessidade, não a cada encomenda: 5 encomendas de 9 000 USD para a mesma necessidade constituem uma compra de 45 000 USD (fracionamento proibido).

Exceções enquadradas: fornecedor único (fonte única tecnicamente justificada), procedimentos de emergência acionados pela direção por um período limitado, compras através de um acordo-quadro existente. Cada exceção é justificada por escrito e aprovada ao nível adequado.

3O processo de compra

O processo de compra acompanha a compra do princípio ao fim. Conteúdo mínimo:

• Pedido de compra assinado, com especificações, quantidades, rubrica orçamental e código do projeto.
• Verificação orçamental pelas finanças.
• Documentos de concorrência: pedido de orçamento ou caderno de concurso, lista dos fornecedores consultados, provas de envio ou de publicação.
• Propostas recebidas, incluindo as excluídas, e registo de abertura das propostas.
• Quadro comparativo e relatório de avaliação, assinados pelo comité, com as declarações de ausência de conflito de interesses.
• Verificações do fornecedor selecionado: listas de sanções, registo legal.
• Nota de encomenda ou contrato, assinado de acordo com o quadro de delegações.
• Guia de entrega e relatório de receção (quantidade e qualidade), fatura, prova de pagamento.

Um processo incompleto é a causa mais frequente dos custos declarados inelegíveis em auditoria, mesmo quando a compra foi honesta.

4Redigir as especificações

Boas especificações descrevem a necessidade de forma precisa, mensurável e neutra:

• Funcionais: o que o artigo deve fazer (filtrar 20 litros por dia, resistir a 3 estações das chuvas).
• Técnicas: dimensões, materiais, normas (por exemplo os catálogos de especificações normalizadas das grandes organizações, as normas ISO, as listas de medicamentos essenciais da OMS).
• Acondicionamento e marcação: peso por volume, paletização, rotulagem na língua local.
• Entrega: local, data, incoterm, documentos.

Armadilhas frequentes: citar uma marca (o que exclui a concorrência; acrescentar «ou equivalente»), especificações demasiado vagas (propostas impossíveis de comparar), ou demasiado rigorosas sem razão (um só fornecedor possível). As especificações fazem-se com o programa e, para os artigos técnicos, com um especialista (saúde, água, abrigo).

5Critérios e grelha de avaliação

Os critérios são fixados antes da receção das propostas e anunciados aos fornecedores. Dois métodos:

• Proposta conforme mais barata: verifica-se a conformidade administrativa e técnica (sim ou não) e depois retém-se o preço mais baixo entre as propostas conformes. Simples, adequado aos artigos normalizados.
• Pontuação ponderada: critérios técnicos e financeiros com pesos. Adequada a serviços, obras e artigos complexos.

Exemplo de pontuação ponderada (técnica 60 %, preço 40 %). Pontuação financeira = preço mais baixo / preço da proposta × 40.

C é o mais barato mas é eliminado pelo limiar técnico anunciado; o preço mais baixo entre as propostas retidas é, portanto, 80 000. B ganha por pouco graças à sua qualidade técnica. Um comité não pode alterar os critérios nem os pesos depois da abertura das propostas.

6Ética, conflitos de interesses e fornecedores

As compras são a área de maior risco de fraude. As regras de base:

• Todos os membros do comité declaram por escrito a ausência de ligação com os fornecedores; em caso de ligação, retiram-se.
• Nenhum presente, refeição ou vantagem aceite de um fornecedor, mesmo depois da adjudicação.
• As propostas são recebidas em envelope fechado ou numa caixa eletrónica segura e abertas em sessão, perante pelo menos duas pessoas.
• Os fornecedores não selecionados podem pedir as razões; está previsto um mecanismo de reclamação.
• Os fornecedores são verificados em relação às listas de sanções (Nações Unidas, doadores) e às listas de exclusão internas.

Uma boa bolsa de fornecedores (base de dados qualificada, com avaliações de desempenho depois de cada contrato) acelera as compras e reduz o risco. As compras locais, quando a qualidade existe, apoiam também a economia local e a localização.