Preparação, pré-posicionamento e distribuições do último quilómetro

1A preparação logística

A preparação (preparedness) consiste em fazer, antes da crise, tudo o que atrasaria a resposta depois:

• Acordos-quadro assinados com fornecedores, transportadores, transitários, armazéns.
• Avaliação logística do país: portos, aeroportos, estradas, capacidades de armazenagem, fornecedores, alfândegas (o cluster de logística publica avaliações de capacidade por país).
• Stocks de contingência para os primeiros dias.
• Procedimentos de emergência aprovados com antecedência (limiares aumentados, delegações temporárias).
• Listas de pessoal mobilizável e formado.
• Exercícios de simulação regulares.

Vários estudos sobre o pré-posicionamento e a preparação mostraram que investir antes de uma crise faz ganhar dias e reduz os custos da resposta, em particular ao evitar o frete aéreo. O argumento deve, no entanto, ser quantificado para cada contexto.

2Dimensionar um stock de contingência

O stock de contingência dimensiona-se a partir de um cenário de planeamento: número de pessoas afetadas, parte que a organização cobrirá, artigos e duração a cobrir antes da chegada dos abastecimentos normais.

Exemplo. Cenário: inundação que afeta 30 000 agregados familiares; a organização compromete-se a cobrir 20 % durante as 4 primeiras semanas, enquanto chegam as compras regionais. Kits por agregado: 1 kit de higiene, 1 kit de cozinha, 2 lonas, 2 mosquiteiros. Agregados cobertos: 6 000. Stock: 6 000 kits de higiene, 6 000 kits de cozinha, 12 000 lonas, 12 000 mosquiteiros.

Custo do stock. Valor: 6 000 × (18 + 25) + 12 000 × (12 + 4) = 258 000 + 192 000 = 450 000 USD. Custo de posse anual (armazenagem, seguro, rotação, perdas, capital) muitas vezes estimado em 15 a 25 % do valor: a 20 %, 90 000 USD por ano. Este custo justifica-se se o stock permitir evitar um frete aéreo ou ganhar os dias críticos.

Os artigos com vida útil limitada (víveres, medicamentos, cloro) devem rodar: integrados nos programas regulares antes de caducarem, e substituídos.

3Onde pré-posicionar?

Combinam-se três níveis de stocks:

• Global ou regional: depósitos de resposta humanitária (por exemplo a rede UNHRD), armazéns regionais das grandes organizações. Economias de escala, mas prazo e custo de transporte até ao país.
• Nacional: armazém na capital ou perto do porto. Bom compromisso.
• Local: pequenos stocks nas zonas de risco. Muito rápidos, mas dispendiosos e expostos a pilhagem e humidade.

Exemplo de arbitragem. Opção A: stock regional, transporte aéreo em emergência (5 dias, 2,80 USD/kg). Opção B: stock nacional, transporte rodoviário (3 dias, 0,25 USD/kg), custo de posse suplementar de 30 000 USD por ano. Para uma resposta de 200 t: A custa 200 000 × 2,80 = 560 000 USD de frete; B custa 200 000 × 0,25 = 50 000 USD. Se uma resposta destas ocorrer pelo menos uma vez em cada 10 anos, B já é mais económica (510 000 USD de poupança contra 300 000 de posse em 10 anos), e mais rápida.

4Organizar uma distribuição em espécie

Uma distribuição bem-sucedida prepara-se com o programa e com a comunidade:

• Lista de beneficiários verificada, cartões ou senhas de distribuição, sem duplicados.
• Cálculo das quantidades por local, com uma pequena margem (por exemplo 2 a 3 %) para erros e casos vulneráveis identificados no próprio dia.
• Escolha do local: acessível, seguro, com sombra e água, separação das filas, acesso para pessoas idosas e com deficiência, distância razoável da residência.
• Organização: zonas de espera, de verificação, de entrega, de saída; pessoal feminino e masculino; afixação dos direitos (o que cada um deve receber).
• Responsabilização: comité de reclamações, linha telefónica, proibição explícita de exigir o que quer que seja em troca (exploração e abuso sexuais).
• Documentação: lista de distribuição assinada ou com impressão digital, reconciliação das quantidades saídas, distribuídas e devolvidas.

Capacidade de um local. Um ponto de entrega serve cerca de 1 agregado por minuto. 2 400 agregados num dia de 6 horas exigem 2 400 / 360 ≈ 7 pontos de entrega. Mais vale repartir por dois dias ou dois locais do que fazer as pessoas esperar longas horas ao sol.

5Reconciliar e acompanhar depois da distribuição

Depois de cada distribuição, a logística e o programa reconciliam: quantidades saídas do armazém = quantidades distribuídas + quantidades devolvidas + perdas justificadas.

Exemplo. Saídas: 2 500 kits. Lista assinada: 2 410 agregados. Devolução ao armazém: 70 kits. Diferença: 2 500 − 2 410 − 70 = 20 kits não justificados (0,8 %). Acima de uma tolerância baixa, inquérito: erro de contagem, kits entregues sem assinatura, desvio.

O acompanhamento pós-distribuição (PDM) verifica junto de uma amostra de agregados: receberam a quantidade certa? os artigos são adequados? venderam-nos (sinal de uma necessidade mal identificada)? sofreram pressões? Os seus resultados melhoram as distribuições seguintes.

Uma distribuição sem reconciliação nem acompanhamento não prova que a ajuda chegou; prova apenas que saiu do armazém.

6Em espécie, vales ou transferências monetárias?

A escolha da modalidade altera toda a cadeia:

A logística continua a ser essencial nas transferências monetárias: análise da cadeia de abastecimento dos mercados (os comerciantes conseguem reabastecer-se?), contratos com os prestadores de pagamento e, por vezes, apoio aos comerciantes. O custo de transferência (custos de entrega / montante transferido) de um programa monetário é muitas vezes bastante inferior ao da ajuda em espécie, mas a comparação deve incluir todos os custos e o efeito nos mercados.