Prever a procura e planear os abastecimentos

1Do programa à necessidade quantificada

O planeamento começa com uma pergunta simples: o quê, quanto, onde, quando. Exige um diálogo estreito com os programas, que conhecem os beneficiários, e com as finanças, que conhecem o orçamento.

Métodos para estimar as necessidades:

• Por população: número de pessoas × norma. Exemplo: 12 000 pessoas, 15 litros de água por pessoa e por dia (norma mínima Esfera), ou seja, 180 m³ por dia.
• Por consumo passado: média das saídas de stock nos últimos meses, corrigida das ruturas (uma rutura faz baixar o consumo aparente).
• Por serviço: número de consultas × taxa de prescrição. Exemplo: 3 000 consultas por mês, 30 % recebem um antipalúdico: 900 tratamentos por mês.

O plano de abastecimento (procurement plan) enumera, para cada artigo: especificações, quantidade, data de necessidade, método de compra, prazo estimado, data de lançamento, orçamento e rubrica orçamental. A data de lançamento calcula-se de trás para a frente: data de necessidade − prazo total.

2Consumo médio e previsão

Para um artigo de consumo regular, utiliza-se o consumo mensal médio (CMM) ao longo de 3 a 6 meses, corrigido:

• dos dias de rutura: CMM corrigido = consumo observado × dias do mês / dias com stock disponível;
• das mudanças previstas: nova zona, afluxo de deslocados, campanha, estação.

Exemplo. Um centro de saúde consumiu 600, 640 e 450 saquetas de SRO em três meses de 30 dias; o terceiro mês teve 10 dias de rutura. Consumo corrigido do terceiro mês: 450 × 30 / 20 = 675. CMM corrigido = (600 + 640 + 675) / 3 ≈ 638. Se se esperar uma epidemia de diarreia com um aumento de 50 %, a previsão para a estação é de 957 por mês.

Para os artigos sazonais ou ligados a uma crise súbita, a previsão assenta em cenários (o mais provável, o pior razoável) e não no histórico.

3Stock de segurança e ponto de encomenda

O stock de segurança protege contra duas incertezas: uma procura mais forte do que o previsto e um prazo de entrega mais longo do que o previsto. Método simples, muito utilizado no setor:

Stock de segurança = CMM × margem de segurança (em meses). A margem depende da variabilidade: muitas vezes 1 a 3 meses nos contextos difíceis.

Ponto de encomenda = CMM × prazo de reaprovisionamento (em meses) + stock de segurança. Quando o stock disponível atinge este nível, lança-se a encomenda.

Stock máximo = ponto de encomenda + CMM × intervalo entre encomendas.

Exemplo. CMM 1 000 unidades, prazo de reaprovisionamento 3 meses, stock de segurança 2 meses, revisão de 2 em 2 meses. Stock de segurança = 2 000. Ponto de encomenda = 3 000 + 2 000 = 5 000. Stock máximo = 5 000 + 2 000 = 7 000. Se o stock disponível for de 4 600 e 1 500 unidades já estiverem encomendadas, a quantidade a encomendar para regressar ao máximo é: 7 000 − 4 600 − 1 500 = 900 unidades.

Contar sempre o stock encomendado (pipeline): esquecê-lo é encomendar duas vezes.

4O pipeline e as suas ruturas

O pipeline de um programa (em particular de ajuda alimentar ou de nutrição) acompanha, mês a mês, as necessidades, os stocks, as chegadas previstas e os financiamentos. Permite antecipar uma rutura (pipeline break) com vários meses de antecedência.

A rutura aparece em março (300 t em falta) e torna-se total em abril. Com um prazo de compra de 4 meses, a decisão devia ter sido tomada em novembro. Opções em janeiro: pedir emprestado a outro programa ou a um stock nacional (com reembolso documentado), compras locais ou regionais mais rápidas, redução temporária da ração (decisão do programa, comunicada aos beneficiários), ou priorização dos grupos mais vulneráveis.

5O planeamento integrado

As ruturas e os excessos de stock raramente resultam de um erro de cálculo. Resultam de uma falha de coordenação: o programa muda de zona sem avisar a logística, as finanças não libertaram o orçamento, o concurso aguarda uma assinatura.

Boas práticas:

• Reunião mensal de planeamento entre programas, logística e finanças: necessidades dos três meses seguintes, estado das compras, orçamento comprometido.
• Plano de abastecimento validado logo no arranque de cada subvenção, alinhado com o orçamento e o plano de trabalho.
• Indicadores partilhados: prazos de compra, taxa de rutura, meses de stock disponível por artigo.
• Congelamento das especificações: uma alteração de especificação depois do lançamento do concurso custa muitas vezes semanas.

Meses de stock disponível = stock disponível / CMM. Um stock de 9 meses para um artigo com prazo de 2 meses é um excesso de stock: capital imobilizado, risco de caducidade e custo de armazenagem.

6Compras agrupadas, acordos-quadro e pré-posicionamento

Três alavancas reduzem os prazos e os custos quando a procura é recorrente:

• Acordo-quadro (contrato-quadro): um fornecedor selecionado por concurso compromete-se com preços e prazos durante 1 a 3 anos; fazem-se encomendas à medida das necessidades sem relançar concurso. Prazo de compra reduzido em várias semanas.
• Compras agrupadas entre projetos ou entre organizações: volumes mais elevados, melhores preços, mas coordenação mais pesada.
• Pré-posicionamento: stocks de contingência perto das zonas de risco antes da estação dos ciclones ou das chuvas.

Cálculo da vantagem de um acordo-quadro. Sem acordo, 6 compras por ano, cada uma com um concurso de 5 semanas e 2 000 USD de custo administrativo. Com acordo, um concurso de 8 semanas de 2 em 2 anos (5 000 USD) e um prazo de encomenda de uma semana. Custo administrativo anual: 12 000 USD contra 2 500 USD; prazo por encomenda: menos 5 semanas. O stock de segurança necessário também baixa, uma vez que o prazo de reaprovisionamento é mais curto.