Contratos com fornecedores, incoterms, custo total e controlo de qualidade

1Os incoterms

Os incoterms (regras da Câmara de Comércio Internacional, versão 2020) fixam, para uma venda, o ponto em que os riscos passam do vendedor para o comprador e quem paga que custos. Não regulam nem a transferência de propriedade nem o pagamento.

• EXW (à saída da fábrica): o comprador assume tudo a partir da fábrica, incluindo o carregamento e a exportação. Risco máximo para o comprador.
• FCA (franco transportador): o vendedor entrega a mercadoria, desalfandegada para exportação, ao transportador designado pelo comprador.
• FOB (franco a bordo, marítimo): os riscos transferem-se quando a mercadoria está a bordo do navio no porto de embarque.
• CFR / CIF (marítimo): o vendedor paga o frete até ao porto de destino (e o seguro mínimo no caso do CIF), mas o risco passa para o comprador logo no carregamento no porto de partida.
• CPT / CIP (todos os modos): equivalentes de CFR/CIF para todos os modos; o CIP exige um seguro de cobertura alargada.
• DAP (entregue no local de destino): o vendedor entrega no local acordado, não desalfandegado para importação.
• DDP (entregue com direitos pagos): o vendedor assume tudo, incluindo o desalfandegamento e os direitos de importação. Muitas vezes impossível ou inadequado quando a organização beneficia de isenções, porque é o vendedor que importa.

Armadilha frequente: em CIF, o vendedor paga o frete, mas se o navio afundar é o comprador que suporta a perda e reclama ao seguro. Verificar sempre o nível de cobertura.

2Comparar pelo custo total

Duas propostas com incoterms diferentes não se comparam pelo preço indicado. Leva-se cada proposta ao mesmo ponto (o custo posto no destino no armazém) e, para os equipamentos, calcula-se o custo total de propriedade (TCO): compra + transporte + instalação + energia + manutenção + peças + valor residual negativo.

Exemplo de geradores a 5 anos:

B, 50 % mais caro na compra, custa menos 11 400 USD em 5 anos. Combustível de A: 4 × 8 × 300 × 5 × 1,20 = 57 600. O comité pode selecionar B se os critérios anunciados incluíam o custo total; caso contrário, o concurso seguinte deve incluí-los.

3As cláusulas contratuais essenciais

Uma nota de encomenda ou um contrato protege a organização através de algumas cláusulas essenciais:

• Objeto, quantidades, especificações (em anexo), incoterm e local de entrega.
• Prazo de entrega e penalidades por atraso: por exemplo 0,5 % do montante por dia de atraso, com limite de 10 %.
• Condições de pagamento: na entrega e depois da receção conforme; evitar adiantamentos, ou limitá-los (20 a 30 %) com uma garantia bancária.
• Garantia técnica (12 meses para os equipamentos) e garantia de boa execução para os grandes contratos (muitas vezes 5 a 10 %).
• Inspeção e receção: direito de inspecionar antes da expedição; rejeição dos artigos não conformes a expensas do fornecedor.
• Cláusulas éticas: anticorrupção, sanções, trabalho infantil, exploração e abuso sexuais, direito de auditoria.
• Rescisão, força maior e resolução de litígios.

Cálculo de penalidade. Contrato de 60 000 USD, entrega com 12 dias de atraso, penalidade de 0,5 % por dia, limite de 10 %. Penalidade = 60 000 × 0,5 % × 12 = 3 600 USD (6 %, abaixo do limite de 6 000 USD). Com 25 dias de atraso: 7 500 USD calculados, reduzidos ao limite de 6 000 USD.

4O controlo de qualidade

O controlo de qualidade intervém em três momentos:

• Antes da expedição: inspeção no fornecedor pela organização ou por uma empresa de inspeção, para os grandes volumes, os medicamentos e os artigos críticos.
• Na receção: contagem, controlo visual, amostragem segundo um plano (por exemplo 1 volume em 20), verificação das datas de validade e dos lotes.
• Na utilização: retorno das equipas e dos beneficiários (acompanhamento pós-distribuição).

Relatório de receção. Regista as quantidades recebidas, em falta, danificadas e não conformes. É assinado pelo fiel de armazém e por uma testemunha, nunca apenas pelo requerente. Uma receção «com reservas» é anotada na guia de entrega do transportador; caso contrário, a reclamação torna-se muito difícil.

Para os medicamentos e produtos de saúde aplicam-se regras específicas: fornecedores pré-qualificados (por exemplo pela OMS ou por centrais de compras humanitárias reconhecidas), boas práticas de distribuição, controlo das datas e das condições de armazenagem. Comprar um medicamento num mercado local não controlado expõe ao risco de produtos falsificados.

5Avaliar e gerir os fornecedores

Cada fornecedor importante é avaliado depois de cada contrato, segundo uma grelha simples:

• Prazo: proporção das entregas a tempo e completas (OTIF, on time in full).
• Qualidade: taxa de não conformidade na receção.
• Preço: estabilidade e competitividade.
• Serviço: reatividade, documentos corretos, gestão das reclamações.
• Conformidade: ética, cumprimento do contrato.

Exemplo de OTIF. 40 entregas no ano: 34 a tempo, das quais 31 completas; 6 atrasadas. OTIF = 31 / 40 = 77,5 %. Uma meta de 90 % não é atingida: reunião com o fornecedor, plano de melhoria e procura de fornecedores alternativos.

Gerir a relação é também pagar a tempo: uma organização que paga a 90 dias perde os melhores fornecedores locais ou paga um preço mais elevado.

6Compras locais e mercados

Comprar localmente reduz os prazos e apoia a economia, mas exige uma análise de mercado:

• O mercado consegue fornecer as quantidades sem fazer disparar os preços para a população?
• A qualidade é constante?
• Os fornecedores têm capacidade financeira para aceitar um pagamento na entrega?

Exemplo de efeito no preço. Um mercado local escoa habitualmente 50 t de feijão por mês. Uma organização quer comprar 40 t de uma só vez. São 80 % da oferta mensal: risco forte de subida dos preços para os agregados familiares que não recebem ajuda. Opções: escalonar a compra por vários meses, combinar local e regional, ou recorrer a transferências monetárias se o mercado puder responder progressivamente.

As análises de mercado (por exemplo as ferramentas do tipo MSMA ou os acompanhamentos de preços do PAM) ajudam a decidir entre ajuda em espécie, compras locais e transferências monetárias.