Armazéns e gestão de stocks: capacidade, rotação, inventários e perdas

1Dimensionar um armazém

A superfície necessária calcula-se a partir do volume máximo a armazenar, da altura de empilhamento autorizada e de um coeficiente para os corredores e as zonas de trabalho.

Método. Superfície de armazenagem líquida = volume / altura de empilhamento útil. Superfície bruta = superfície líquida / taxa de utilização (muitas vezes 60 a 70 %, o resto para os corredores, a receção, a expedição, a quarentena e o escritório).

Exemplo. Stock máximo: 800 t de víveres em sacos. Densidade: cerca de 1,4 m³ por tonelada para os cereais em sacos, ou seja, 1 120 m³. Altura de empilhamento segura: 2 m (paletes no chão, sem estantes). Superfície líquida = 1 120 / 2 = 560 m². Com 65 % de utilização: 560 / 0,65 ≈ 862 m², ou seja, um armazém de cerca de 900 m², ou duas tendas de armazenagem móveis de 10 × 32 m (320 m² cada) que por si só não chegariam.

Critérios de escolha de um edifício: acesso dos camiões durante todo o ano, piso estável e seco, telhado estanque, ventilação, segurança (vedação, guarda, iluminação), ausência de risco de inundação, distância das zonas de conflito, e acordo escrito do proprietário (contrato de arrendamento).

2Organizar o espaço e a segurança

Regras de base de um armazém humanitário:

• Paletes sob todas as mercadorias, a pelo menos 50 cm das paredes, com corredores para a inspeção e o controlo de pragas.
• Zonas separadas: receção, armazenagem, preparação de encomendas, expedição, quarentena (artigos danificados ou a aguardar controlo), produtos perigosos (combustível, cloro), produtos de temperatura controlada.
• Uma localização por artigo e por lote, com uma etiqueta ou uma ficha de pilha.
• Higiene e pragas: limpeza regular, armadilhas, fumigação dos víveres de acordo com os procedimentos, por pessoas formadas.
• Segurança contra incêndios: extintores adequados, proibição de fumar, combustível armazenado à parte.
• Controlo de acessos: uma única entrada, registo de entradas, chaves geridas por duas pessoas.

A regra das «duas pessoas»: nenhuma entrada ou saída de stock sem documento assinado pelo fiel de armazém e por uma segunda pessoa (motorista, requerente ou supervisor).

3Os documentos de stock

O sistema, em papel ou informático, assenta em documentos que se reconciliam entre si:

• Guia de entrada (com a guia de transporte e o relatório de receção).
• Guia de saída ou guia de entrega, com base num pedido aprovado.
• Ficha de stock por artigo (bin card): entradas, saídas, saldo, a cada movimento, colocada na pilha.
• Registo ou base de dados (ledger) mantido por outra pessoa que não o fiel de armazém.
• Guias de transferência entre armazéns.

O saldo físico, o saldo da ficha de stock e o saldo do registo devem ser idênticos. Uma diferença não explicada é um sinal de alerta: erro de registo, movimento não registado, ou roubo.

Métodos de saída: FIFO (primeiro a entrar, primeiro a sair) para os artigos sem data de validade; FEFO (primeiro a expirar, primeiro a sair) para todos os artigos perecíveis: víveres, medicamentos, alimentos terapêuticos. Em FEFO, um lote recebido mais tarde mas que expira mais cedo sai primeiro.

4Inventários e diferenças

Distingue-se o inventário completo (todos os artigos, pelo menos uma vez por ano e em cada encerramento de projeto ou mudança de fiel de armazém) e o inventário rotativo (alguns artigos todas as semanas, prioritariamente os de grande valor ou de risco).

O inventário é feito por uma equipa que inclui uma pessoa externa ao armazém, sem mostrar primeiro o saldo teórico a quem conta (contagem «às cegas»).

Exemplo de diferença. Registo: 1 250 cobertores. Contagem: 1 180. Diferença: −70, ou seja, 5,6 %. Verificações: guias de saída não registadas (encontram-se 2, para 40 cobertores), erros de registo (nenhum), transferências em curso (nenhuma). Diferença residual: 30 cobertores (2,4 %) a explicar através de um inquérito, acima do limiar de tolerância da organização (por exemplo 0,5 % para os artigos não alimentares). Seguimento: relatório escrito, inquérito e depois abate aprovado ao nível adequado; se houver suspeita de roubo, comunicação de acordo com a política antifraude.

5Indicadores de stock

Alguns indicadores bastam para gerir um armazém:

• Taxa de rotação = saídas anuais / stock médio. Uma rotação de 2 significa que o stock médio corresponde a 6 meses de saídas.
• Meses de stock = stock / consumo mensal médio.
• Taxa de rutura = número de dias em que um artigo está indisponível / dias do período.
• Exatidão dos stocks = linhas de artigos sem diferença no inventário / linhas contadas.
• Perdas e caducidades em valor e em percentagem das saídas.
• Taxa de ocupação do armazém.
• Stocks parados: artigos sem movimento há mais de 6 meses.

Exemplo. Saídas anuais 3 600 t; stock médio 900 t. Rotação = 4; stock médio = 3 meses de saídas. Para víveres com um prazo de validade de 12 meses, é aceitável. Para um stock de artigos de saúde com 6 meses de validade, 3 meses de stock médio deixam pouca margem: vigiar as datas em FEFO.

6Artigos danificados, caducados e alienação

Os artigos impróprios seguem um procedimento rigoroso:

• Quarentena imediata, rotulagem «não distribuir».
• Verificação por uma comissão (logística, programa e, para os víveres ou medicamentos, um especialista ou uma autoridade sanitária).
• Decisão: reparação, reacondicionamento, utilização alternativa (por exemplo víveres impróprios para consumo humano destinados à alimentação animal, apenas após análise e segundo as regras), ou destruição.
• Destruição documentada por um auto, com testemunhas, fotografias e, se necessário, presença das autoridades, no respeito das normas ambientais (incineração controlada dos medicamentos, por exemplo).
• Informação ao doador quando os artigos foram financiados por ele, de acordo com o contrato.

As perdas devidas a má gestão (armazenagem inadequada, ausência de FEFO) podem ser declaradas inelegíveis pelo doador. As perdas devidas a força maior documentada (inundação, pilhagem) são geralmente aceites se forem comunicadas rapidamente.