Almacenes y gestión de stocks: capacidad, rotación, inventarios y pérdidas

1Dimensionar un almacén

La superficie necesaria se calcula a partir del volumen máximo que se debe almacenar, de la altura de apilamiento autorizada y de un coeficiente para los pasillos y las zonas de trabajo.

Método. Superficie neta de almacenamiento = volumen / altura útil de apilamiento. Superficie bruta = superficie neta / tasa de utilización (a menudo del 60 al 70 %; el resto para pasillos, recepción, expedición, cuarentena y oficina).

Ejemplo. Stock máximo: 800 t de víveres en sacos. Densidad: unos 1,4 m³ por tonelada para cereales en sacos, es decir, 1 120 m³. Altura de apilamiento segura: 2 m (palés en el suelo, sin estanterías). Superficie neta = 1 120 / 2 = 560 m². Con un 65 % de utilización: 560 / 0,65 ≈ 862 m², es decir, un almacén de unos 900 m², o dos carpas de almacenamiento móviles de 10 × 32 m (320 m² cada una) que por sí solas no bastarían.

Criterios de elección de un edificio: acceso de camiones durante todo el año, suelo estable y seco, techo estanco, ventilación, seguridad (cerca, vigilancia, iluminación), ausencia de riesgo de inundación, distancia de las zonas de conflicto y acuerdo escrito del propietario (contrato de arrendamiento).

2Organizar el espacio y la seguridad

Reglas básicas de un almacén humanitario:

• Palés bajo todas las mercancías, a al menos 50 cm de las paredes, con pasillos para la inspección y el control de plagas.
• Zonas separadas: recepción, almacenamiento, preparación de pedidos, expedición, cuarentena (artículos dañados o pendientes de control), productos peligrosos (combustible, cloro), productos con temperatura controlada.
• Una ubicación por artículo y por lote, con una etiqueta o una ficha de pila.
• Higiene y plagas: limpieza regular, trampas, fumigación de los víveres según los procedimientos por personas capacitadas.
• Seguridad contra incendios: extintores adecuados, prohibición de fumar, combustible almacenado aparte.
• Control de acceso: una sola entrada, registro de entradas, llaves gestionadas por dos personas.

La regla de las «dos personas»: ninguna entrada ni salida de stock sin un documento firmado por el encargado de almacén y una segunda persona (conductor, solicitante o supervisor).

3Los documentos de stock

El sistema, en papel o informático, se basa en documentos que se concilian entre sí:

• Nota de entrada (con la carta de porte y el informe de recepción).
• Nota de salida o albarán de entrega, sobre la base de una solicitud aprobada.
• Ficha de stock por artículo (bin card): entradas, salidas, saldo, en cada movimiento, colocada sobre la pila.
• Libro de registro o base de datos (ledger) llevado por una persona distinta del encargado de almacén.
• Notas de transferencia entre almacenes.

El saldo físico, el saldo de la ficha de stock y el saldo del registro deben ser idénticos. Una diferencia no explicada es una señal de alerta: error de registro, movimiento no registrado o robo.

Métodos de salida: FIFO (primero en entrar, primero en salir) para los artículos sin fecha de caducidad; FEFO (primero en caducar, primero en salir) para todos los artículos perecederos: víveres, medicamentos, alimentos terapéuticos. Con FEFO, un lote recibido más tarde pero que caduca antes sale primero.

4Inventarios y diferencias

Se distingue el inventario completo (todos los artículos, al menos una vez al año y en cada cierre de proyecto o cambio de encargado de almacén) y el inventario rotativo (algunos artículos cada semana, en prioridad los de gran valor o de riesgo).

El inventario lo realiza un equipo que incluye a una persona ajena al almacén, sin mostrar antes el saldo teórico a quienes cuentan (conteo «a ciegas»).

Ejemplo de diferencia. Registro: 1 250 mantas. Conteo: 1 180. Diferencia: −70, es decir, 5,6 %. Verificaciones: notas de salida no registradas (se encuentran 2, por 40 mantas), errores de registro (ninguno), transferencias en curso (ninguna). Diferencia residual: 30 mantas (2,4 %) que deben explicarse mediante una investigación, por encima del umbral de tolerancia de la organización (por ejemplo, 0,5 % para los artículos no alimentarios). Seguimiento: informe escrito, investigación y luego baja aprobada en el nivel adecuado; si se sospecha un robo, notificación según la política antifraude.

5Indicadores de stock

Bastan algunos indicadores para gestionar un almacén:

• Tasa de rotación = salidas anuales / stock medio. Una rotación de 2 significa que el stock medio corresponde a 6 meses de salidas.
• Meses de stock = stock / consumo mensual medio.
• Tasa de ruptura = número de días en que un artículo no está disponible / días del período.
• Exactitud de los stocks = líneas de artículos sin diferencia en el inventario / líneas contadas.
• Pérdidas y caducidades en valor y en porcentaje de las salidas.
• Tasa de ocupación del almacén.
• Stocks inmovilizados: artículos sin movimiento desde hace más de 6 meses.

Ejemplo. Salidas anuales 3 600 t; stock medio 900 t. Rotación = 4; stock medio = 3 meses de salidas. Para víveres con una vida útil de 12 meses, es aceptable. Para un stock de artículos de salud con 6 meses de vida útil, 3 meses de stock medio dejan poco margen: vigilar las fechas con FEFO.

6Artículos dañados, caducados y enajenación

Los artículos no aptos siguen un procedimiento estricto:

• Cuarentena inmediata, etiquetado «no distribuir».
• Constatación por una comisión (logística, programa y, para víveres o medicamentos, un especialista o una autoridad sanitaria).
• Decisión: reparación, reacondicionamiento, uso alternativo (por ejemplo, víveres no aptos para el consumo humano destinados a alimentación animal, solo tras análisis y según las normas) o destrucción.
• Destrucción documentada mediante un acta, con testigos, fotos y, si es necesario, presencia de las autoridades, respetando las normas ambientales (incineración controlada de los medicamentos, por ejemplo).
• Información al donante cuando él ha financiado los artículos, según el contrato.

Las pérdidas debidas a una mala gestión (almacenamiento inadecuado, ausencia de FEFO) pueden ser declaradas no elegibles por el donante. Las pérdidas debidas a una fuerza mayor documentada (inundación, saqueo) suelen aceptarse si se notifican con rapidez.