Preparación, preposicionamiento y distribuciones de última milla

1La preparación logística

La preparación (preparedness) consiste en hacer, antes de la crisis, todo lo que retrasaría la respuesta después:

• Acuerdos marco firmados con proveedores, transportistas, transitarios, almacenes.
• Evaluación logística del país: puertos, aeropuertos, carreteras, capacidades de almacenamiento, proveedores, aduanas (el clúster de logística publica evaluaciones de capacidad por país).
• Stocks de contingencia para los primeros días.
• Procedimientos de emergencia aprobados de antemano (umbrales elevados, delegaciones temporales).
• Listas de personal movilizable y capacitado.
• Ejercicios de simulación regulares.

Varios estudios sobre el preposicionamiento y la preparación han mostrado que invertir antes de una crisis hace ganar días y reduce los costos de respuesta, en particular al evitar el flete aéreo. Sin embargo, el argumento debe cuantificarse para cada contexto.

2Dimensionar un stock de contingencia

El stock de contingencia se dimensiona a partir de un escenario de planificación: número de personas afectadas, proporción que cubrirá la organización, artículos y duración que hay que cubrir antes de la llegada de los suministros normales.

Ejemplo. Escenario: inundación que afecta a 30 000 hogares; la organización se compromete a cubrir el 20 % durante las 4 primeras semanas, mientras llegan las compras regionales. Kits por hogar: 1 kit de higiene, 1 kit de cocina, 2 lonas, 2 mosquiteros. Hogares cubiertos: 6 000. Stock: 6 000 kits de higiene, 6 000 kits de cocina, 12 000 lonas, 12 000 mosquiteros.

Costo del stock. Valor: 6 000 × (18 + 25) + 12 000 × (12 + 4) = 258 000 + 192 000 = 450 000 USD. El costo anual de mantenimiento (almacenamiento, seguro, rotación, pérdidas, capital) suele estimarse entre el 15 y el 25 % del valor: al 20 %, 90 000 USD al año. Este costo se justifica si el stock permite evitar un flete aéreo o ganar los días críticos.

Los artículos con vida útil limitada (víveres, medicamentos, cloro) deben rotar: integrarse en los programas regulares antes de su caducidad y reponerse.

3¿Dónde preposicionar?

Se combinan tres niveles de stocks:

• Global o regional: depósitos de respuesta humanitaria (por ejemplo, la red UNHRD), almacenes regionales de las grandes organizaciones. Economías de escala, pero plazo y costo de transporte hacia el país.
• Nacional: almacén en la capital o cerca del puerto. Buen compromiso.
• Local: pequeños stocks en las zonas de riesgo. Muy rápidos, pero costosos, expuestos al saqueo y a la humedad.

Ejemplo de arbitraje. Opción A: stock regional, transporte aéreo de emergencia (5 días, 2,80 USD/kg). Opción B: stock nacional, transporte por carretera (3 días, 0,25 USD/kg), costo de mantenimiento adicional de 30 000 USD al año. Para una respuesta de 200 t: A cuesta 200 000 × 2,80 = 560 000 USD de flete; B cuesta 200 000 × 0,25 = 50 000 USD. Si una respuesta así se produce al menos una vez cada 10 años, B ya es más económica (510 000 USD de ahorro frente a 300 000 de mantenimiento en 10 años), y más rápida.

4Organizar una distribución en especie

Una distribución exitosa se prepara con el programa y la comunidad:

• Lista de beneficiarios verificada, tarjetas o fichas de distribución, sin duplicados.
• Cálculo de las cantidades por sitio, con un pequeño margen (por ejemplo, del 2 al 3 %) para errores y casos vulnerables identificados el mismo día.
• Elección del sitio: accesible, seguro, con sombra y agua, separación de las filas, acceso para personas mayores y con discapacidad, distancia razonable del domicilio.
• Organización: zonas de espera, de verificación, de entrega y de salida; personal femenino y masculino; exhibición de los derechos (lo que cada persona debe recibir).
• Rendición de cuentas: comité de quejas, línea telefónica, prohibición explícita de exigir cualquier cosa a cambio (explotación y abuso sexuales).
• Documentación: lista de distribución firmada o con huella dactilar, conciliación de las cantidades salidas, distribuidas y devueltas.

Capacidad de un sitio. Un punto de entrega atiende aproximadamente a 1 hogar por minuto. 2 400 hogares en una jornada de 6 horas requieren 2 400 / 360 ≈ 7 puntos de entrega. Es mejor repartir en dos días o en dos sitios que hacer esperar a la gente durante largas horas bajo el sol.

5Conciliar y hacer el seguimiento después de la distribución

Después de cada distribución, logística y el programa concilian: cantidades salidas del almacén = cantidades distribuidas + cantidades devueltas + pérdidas justificadas.

Ejemplo. Salidas: 2 500 kits. Lista firmada: 2 410 hogares. Devueltos al almacén: 70 kits. Diferencia: 2 500 − 2 410 − 70 = 20 kits no justificados (0,8 %). Por encima de una tolerancia baja, investigación: error de conteo, kits entregados sin firma, desvío.

El seguimiento posdistribución (PDM) verifica con una muestra de hogares: ¿recibieron la cantidad correcta? ¿son adecuados los artículos? ¿los vendieron (señal de una necesidad mal identificada)? ¿sufrieron presiones? Sus resultados mejoran las distribuciones siguientes.

Una distribución sin conciliación ni seguimiento no demuestra que la ayuda llegó; solo demuestra que salió del almacén.

6¿En especie, cupones o transferencias monetarias?

La elección de la modalidad cambia toda la cadena:

La logística sigue siendo esencial en las transferencias monetarias: análisis de la cadena de suministro de los mercados (¿pueden los comerciantes reabastecerse?), contratos con los proveedores de servicios de pago y, a veces, apoyo a los comerciantes. El costo de transferencia (costos de entrega / monto transferido) de un programa monetario suele ser muy inferior al de la ayuda en especie, pero la comparación debe incluir todos los costos y el efecto sobre los mercados.