Medir el desempeño, controlar los costos y reducir la huella ambiental

1Los indicadores clave

Un cuadro de mando logístico útil cabe en una página y abarca cada eslabón:

Cada indicador tiene una definición escrita, una fuente, una frecuencia, un responsable y una meta. Sin definición, se comparan cifras que no miden lo mismo: ¿el «plazo de compra» empieza con la solicitud, con la aprobación o con la verificación presupuestaria?

2Interpretar el plazo de compra

El plazo medio de compra esconde a menudo etapas muy desiguales. Se descompone:

Ejemplo. Plazo medio de 38 días para las compras de 10 000 a 100 000 USD: solicitud incompleta devuelta al programa (6 días), verificación presupuestaria (4), preparación del expediente (5), publicación y recepción de ofertas (14), evaluación (3), aprobación por la sede (6). La parte de «mercado» (14 días) es incompresible; las demás (24 días) dependen de la propia organización.

Acciones específicas: modelo de solicitud de compra con especificaciones obligatorias (−5 días), verificación presupuestaria en 48 horas (−2), delegación de aprobación en el país hasta 100 000 USD (−5). Plazo objetivo: 26 días.

La mediana suele ser más elocuente que la media: unas pocas compras bloqueadas durante meses hacen subir la media sin representar la situación habitual.

3Los costos logísticos

Los costos logísticos incluyen el transporte, el almacenamiento, la manipulación, el despacho de aduanas, la flota, el personal de logística y las pérdidas. Se relacionan con una unidad útil:

• Costo por tonelada entregada (para víveres y artículos a granel);
• Costo logístico en porcentaje del valor entregado (tasa de LTSH, landside transport, storage and handling, para la ayuda alimentaria);
• Costo por hogar atendido.

Ejemplo. 4 200 t entregadas en el año; transporte 336 000 USD; almacenamiento y manipulación 126 000; despacho de aduanas 42 000; personal de logística 180 000; pérdidas 21 000. Total 705 000 USD, es decir, 167,9 USD por tonelada. Si el valor de los víveres es de 2 520 000 USD (600 USD/t), los costos logísticos representan el 28 % del valor.

Esta cifra no es buena ni mala en sí misma: se compara en el tiempo, entre zonas y con otras opciones (compras locales, transferencias monetarias). Una zona aislada siempre tendrá un costo por tonelada más elevado.

4Los falsos ahorros

Algunos «ahorros» salen caros más adelante:

• Elegir el transportista más barato sin verificar su fiabilidad: pérdidas, retrasos, rupturas.
• Reducir los stocks de seguridad por debajo de lo razonable: rupturas y compras de emergencia a precio alto.
• Suprimir el mantenimiento preventivo: averías, inmovilizaciones, accidentes.
• Comprar artículos de calidad inferior: sustituciones, descontento, reventa por parte de los beneficiarios.
• Subdimensionar el equipo de logística: expedientes incompletos y costos no elegibles en la auditoría.

Ejemplo cuantificado. Lonas de mala calidad a 8 USD en lugar de 12 USD, para 10 000 unidades: ahorro aparente de 40 000 USD. Si el 40 % debe sustituirse tras la primera temporada de lluvias (4 000 × 12 USD + 1,50 USD de transporte y distribución = 54 000 USD), la operación cuesta 14 000 USD más, sin contar las familias mal resguardadas durante semanas.

5La huella ambiental

La acción humanitaria tiene una huella ambiental importante: transporte aéreo, generadores diésel, embalajes de plástico, desechos. La Carta sobre el Clima y el Medio Ambiente para las Organizaciones Humanitarias (2021), firmada por numerosas organizaciones, compromete a medir y reducir esta huella.

Palancas logísticas:

• Transporte: preferir el marítimo y la carretera al aéreo cuando el plazo lo permite (el aéreo emite a menudo 50 veces más CO₂ por tonelada-kilómetro que el marítimo); optimizar el llenado de los camiones.
• Energía: solar para oficinas, almacenes y cadenas de frío; generadores bien dimensionados.
• Embalajes: reducir el plástico, dar prioridad a los embalajes reutilizables o reciclables, pedir a los proveedores embalajes aligerados.
• Desechos: planes de gestión, recuperación de los embalajes, circuitos adecuados.
• Compras: criterios ambientales en las especificaciones y en la evaluación.

Cálculo sencillo de emisiones. Factores indicativos: aéreo unos 0,6 kg de CO₂ por t·km, carretera unos 0,1, marítimo unos 0,012. 50 t a lo largo de 6 000 km: aéreo 50 × 6 000 × 0,6 = 180 000 kg (180 t de CO₂); marítimo 50 × 6 000 × 0,012 = 3 600 kg (3,6 t). Los factores exactos dependen de las fuentes utilizadas; el orden de magnitud basta para decidir.

6Mejorar de forma continua

Un cuadro de mando solo sirve si conduce a decisiones. Ciclo sencillo:

• Medir cada mes con las mismas definiciones.
• Analizar las diferencias con respecto a las metas y sus causas (diagrama de causas, «cinco porqués»).
• Decidir acciones precisas, con responsable y fecha.
• Verificar al mes siguiente que el indicador evoluciona.

Ejemplo de los «cinco porqués». Ruptura de cloro en los puntos de agua. ¿Por qué? El stock del distrito estaba vacío. ¿Por qué? El pedido se hizo tarde. ¿Por qué? El punto de pedido no se alcanzó en el sistema porque las salidas no se registraban. ¿Por qué? El encargado de almacén registra a final de mes. ¿Por qué? No tiene acceso diario a la herramienta. Acción: registro como mínimo semanal, acceso sin conexión, control del supervisor. La causa raíz no era la compra, sino la información.