Gerir uma frota: custos, combustível, manutenção e segurança rodoviária

1O custo completo de um veículo

Um veículo custa muito mais do que o seu preço de compra. O custo por quilómetro combina:

• Custos fixos: amortização (preço − valor residual, ao longo do período de utilização), seguro, matrícula, salário do motorista, equipamentos (rádio, localização GPS).
• Custos variáveis: combustível, pneus, manutenção e reparações.

Exemplo. 4x4 todo-o-terreno comprado por 55 000 USD, revendido por 15 000 USD ao fim de 5 anos, 30 000 km por ano. Amortização: 40 000 / 5 = 8 000 USD por ano. Seguro e taxas: 2 000. Motorista: 7 200. Equipamentos e localização: 600. Custos fixos: 17 800 USD por ano, ou seja, 0,59 USD/km. Combustível: 14 l/100 km × 30 000 km = 4 200 l × 1,40 USD = 5 880 USD. Pneus e manutenção: 4 500 USD. Custos variáveis: 10 380 USD, ou seja, 0,35 USD/km. Custo completo: 28 180 USD por ano, cerca de 0,94 USD/km.

Com apenas 15 000 km por ano, os custos fixos mantêm-se quase idênticos e o custo por quilómetro sobe para mais de 1,50 USD: um veículo pouco utilizado sai muito caro.

2Comprar, alugar ou partilhar

Três opções:

• Compra: interessante para uma necessidade longa (3 anos ou mais) e intensiva, num país onde os veículos adequados são raros no aluguer. Atenção às regras dos doadores sobre a compra de veículos (muitas vezes sujeita a acordo prévio, com regras de origem) e sobre a sua alienação no fim do projeto.
• Aluguer (com ou sem motorista): flexível, sem imobilização, adequado às necessidades curtas ou variáveis; mais caro por quilómetro a longo prazo, e a qualidade e a segurança dos veículos têm de ser verificadas.
• Partilha e aluguer interno: um parque de veículos partilhado entre projetos, faturado a cada projeto por quilómetro ou por dia de acordo com os diários de bordo. Isto permite imputar corretamente os custos aos doadores.

Comparação. Aluguer: 2 400 USD por mês com motorista, combustível à parte. O veículo comprado acima custa, sem combustível, (28 180 − 5 880) / 12 ≈ 1 858 USD por mês. A 3 anos ou mais, a compra é mais barata se a utilização for intensa; num projeto de 10 meses, o aluguer evita a compra, a alienação e as formalidades aduaneiras.

3Diários de bordo e consumo

O diário de bordo (logbook) é o documento de base: para cada trajeto, data, motorista, quilometragem de partida e de chegada, destino, objetivo, passageiros, projeto imputado e abastecimentos de combustível. É verificado todas as semanas pelo responsável de frota.

O consumo calcula-se para cada veículo: litros consumidos / quilómetros percorridos × 100. Compara-se com a norma do modelo e com o mês anterior.

Exemplo de controlo. Veículo 1: 2 800 km, 420 l, ou seja, 15 l/100 km (norma 13 a 15). Veículo 2: 2 100 km, 410 l, ou seja, 19,5 l/100 km (mesmo modelo, mesma zona). Diferença de 30 %: causas possíveis, a verificar antes de qualquer conclusão: avaria (injetores, filtros, pneus com pressão baixa), trajetos em terreno difícil, conta-quilómetros defeituoso, ou roubo de combustível. Um excesso de 4,5 l/100 km em 2 100 km representa cerca de 95 litros por mês.

Um diário de bordo preenchido no fim do mês, pela mesma mão e com a mesma caneta, não é um diário de bordo: é um sinal de alerta.

4Gestão do combustível

O combustível é uma das rubricas mais expostas à fraude. Controlos essenciais:

• Abastecimento por contrato-quadro com um posto, com vales de combustível numerados ou cartões de combustível nominativos por veículo.
• Armazenagem própria (bidões ou cisterna) apenas se necessário: registo de entradas e saídas, contador, duas chaves, inventário semanal por medição.
• Reconciliação mensal: faturas do posto, vales assinados, diários de bordo e consumo por veículo.
• Geradores: contador de horas e consumo por hora, reconciliados da mesma forma.

Exemplo de stock em bidões. Stock inicial 3 000 l; entradas 8 000 l; saídas registadas 9 400 l; medição final 1 350 l. Stock teórico = 3 000 + 8 000 − 9 400 = 1 600 l. Diferença = −250 l, ou seja, 2,7 % das saídas: acima de uma tolerância de evaporação e manuseamento de cerca de 0,5 %, é preciso investigar.

5Manutenção e ciclo de vida

A manutenção preventiva segue um calendário por quilometragem (por exemplo mudança de óleo a cada 5 000 km em condições severas) e um controlo semanal pelo motorista (pneus, travões, níveis, iluminação, equipamentos de segurança). Custa muito menos do que as avarias na estrada, que imobilizam uma equipa e podem pô-la em perigo.

A substituição ocorre em função da idade e da quilometragem (muitas vezes 5 anos ou 150 000 a 200 000 km em terreno difícil), ou quando o custo das reparações ultrapassa um limiar. A alienação no fim da vida útil ou do projeto segue as regras do doador: transferência para outro projeto, para um parceiro, venda em leilão ou doação, com auto e, se o veículo tiver sido importado com isenção, pagamento ou regularização dos direitos.

A localização GPS ajuda a segurança (localização em caso de incidente) e o controlo (trajetos não autorizados), mas deve respeitar a política de proteção de dados do pessoal e ser explicada aos motoristas.

6A segurança rodoviária

Os acidentes rodoviários são, em muitos contextos, uma causa importante de morte e de ferimentos graves do pessoal humanitário, muitas vezes mais do que a violência. As medidas que mais reduzem o risco:

• Cinto de segurança obrigatório para todos, em todos os lugares, sem exceção.
• Limites de velocidade internos (por exemplo 80 km/h em estrada, 40 em localidades), controlados pela localização GPS.
• Proibição de circular de noite fora das cidades, salvo emergência aprovada.
• Motoristas recrutados por prova prática, formados (condução defensiva, primeiros socorros), com tempos de repouso (não mais de 8 a 10 horas de condução por dia).
• Zero álcool e nada de telefone ao volante.
• Veículos equipados: estojo de primeiros socorros, extintor, meios de comunicação, pneu sobresselente, triângulo.
• Análise dos incidentes: cada acidente ou quase-acidente é declarado e analisado, sem cultura de culpa, para corrigir as causas.