مخزون السُّبات وقائمة جهات الاتصال في حالات الطوارئ ورسالة التنبيه إلى الموظفين

الصنف المحدِّد: الغذاء، بـ 7 أيام كاملة فقط بدلًا من 14.

الحقائب: 14 / 10 = 1.4، تُقرَّب إلى 2؛ ينقص 1. الرصيد الساتلي: 45 دقيقة بدلًا من 60، ويلزم شحن 15 دقيقة على الأقل.

• الحصص: 86 (إذا كانت تُباع بالكرتونة، تُقرَّب إلى الكرتونة الأعلى).
• المياه: 107 لترات، أي 6 جالونات سعة 20 لترًا (120 لترًا) أو 12 عبوة من 6 x 1.5 لتر (108 لترات).
• الديزل: 20 لترًا على الأقل؛ وعمليًا برميل كامل للاحتفاظ بهامش.
• حقيبة إسعافات أولية واحدة (1)؛ وشحن الهاتف الساتلي (15 دقيقة على الأقل، ويُفضَّل باقة تتجاوز 60 دقيقة).

التخزين: (1) إخراج برميل الديزل من ممر الغرف: التخزين في الخارج، في مكان مهوّى ومظلل، بعيدًا عن مصادر الحرارة، مع طفاية حريق قريبة؛ (2) سحب الحصص الـ 40 منتهية الصلاحية وإتلافها، وإدارة المخزون وفق قاعدة «ما تنتهي صلاحيته أولًا يُصرف أولًا» مع ملصق تاريخ على كل كرتونة ومراجعة شهرية.

• آخر تحديث في 04/06: عمر القائمة 5 أشهر، في حين يجب مراجعتها كل شهر. تُحدَّث وتؤرَّخ وتُعمَّم.
• غادر بيتر ل. المنظمة في 30/09: يُحذف (ويُتحقق من أنه لم يعد يصل إلى شبكة اللاسلكي ولا إلى المفاتيح ولا إلى مجموعة المراسلة).
• أمينة د.: الهاتف ناقص، يُستكمل.
• لجيمس ك. الرقم نفسه الذي لريبيكا أ. (+211 912 000 245): خطأ إدخال مرجّح، يُتحقق من الرقمين.
• مارك ل.: الشخص الذي يُبلَّغ غير مذكور، يُستكمل (جهة اتصال سرية).
• جيمس ك.: فصيلة الدم ناقصة، تُستكمل بموافقته.
• نقطة التجمع غير مذكورة: تُضاف (رئيسية وثانوية).
• البيانات الشخصية (فصيلة الدم، والأقارب) سرية: تُعمَّم القائمة فقط على من يحتاجون إليها، وتُحفظ النسخة الورقية تحت القفل مع نسخة لدى جهة التنسيق.

مثال: «الأمن، رسالة رسمية. ابتداءً من اليوم الساعة 18:00، تنتقل القاعدة إلى وضع السُّبات حتى إشعار آخر. يبقى جميع المقيمين في المجمّع داخله؛ ولا أي تنقل إلى الخارج. ويبقى الموظفون المقيمون في المدينة في منازلهم ولا يأتون إلى المكتب. نداء التحقق: ردّوا على هذه الرسالة بـ «OK + اسمك» قبل الساعة 19:00. في حالة الطوارئ: جهة التنسيق الأمني +211 912 000 101 أو اللاسلكي القناة 3. لا تعيدوا توجيه هذه الرسالة ولا تنشروا شيئًا على شبكات التواصل الاجتماعي.»