Conducir la entrevista y hacer que el acuerdo dure

1Conducir la entrevista

Una entrevista de negociación sigue en general cinco etapas:

1. Saludo y presentación: presentarse y presentar la organización y su mandato en pocas frases sencillas; agradecer al interlocutor.
2. Isla de acuerdo: partir de los hechos y valores compartidos.
3. Escucha: dejar que el interlocutor exponga su posición y sus preocupaciones; hacer preguntas abiertas («¿Qué le preocupa?»).
4. Opciones: proponer varias soluciones que respondan a sus preocupaciones y a sus objetivos.
5. Conclusión: reformular lo acordado, quién hace qué y cuándo.

Respete los códigos locales (saludos, tiempo dedicado, té, jerarquía), vista de forma adecuada y vaya preferentemente en pareja: uno habla, el otro observa y toma notas después de la entrevista.

2Escucha activa y trabajo con un intérprete

La escucha activa consiste en mostrar que ha comprendido antes de responder: reformular («Si le entiendo bien, le preocupa que…»), nombrar las emociones sin juzgarlas, resumir. Un interlocutor que se siente comprendido está más abierto a las propuestas.

Con un intérprete: infórmele antes (objetivo, vocabulario, neutralidad, confidencialidad); hable con frases cortas; mire a su interlocutor, no al intérprete; pida una traducción fiel, sin resúmenes ni añadidos. Elija un intérprete que no corra peligro ni sea percibido como parcial por el interlocutor.

3Tensiones, negativas y exigencias inaceptables

Ante la ira o las amenazas, mantenga la calma, baje la voz, escuche y proponga una pausa si es necesario. Nunca responda a la provocación y nunca ponga en juego su seguridad por un acuerdo.

• Una negativa no es un final: pregunte qué permitiría reconsiderar la cuestión, o proponga volver con más información.
• Ante una exigencia inaceptable (pago, parte de la ayuda, lista de beneficiarios, contratación impuesta), explique con calma por qué es imposible, apoyándose en los principios y la política de la organización, y proponga una alternativa aceptable (por ejemplo, informar a las autoridades de los criterios de selección en lugar de dar los nombres).
• No prometa nada más allá de su mandato: «Transmitiré su petición a mi dirección y le daré una respuesta».

4Concluir, documentar y dar seguimiento

Un acuerdo oral se reformula al final de la entrevista y luego se documenta nada más volver: fecha, participantes, peticiones, compromisos de cada parte, puntos pendientes, próxima etapa. El informe va al mandante y, según las reglas de confidencialidad, al punto focal de seguridad y al grupo de trabajo sobre acceso.

Un acuerdo se pone a prueba y se sigue: un primer convoy pequeño, verificación del respeto de los compromisos, información a los equipos de terreno y a los guardias del puesto de control. Dé las gracias al interlocutor cuando el acuerdo se aplique: la relación se construye con compromisos cumplidos, por ambas partes.