Mener l'entretien et faire tenir l'accord

1Conduire l'entretien

Un entretien de négociation suit en général cinq temps :

1. Accueil et présentation : se présenter, présenter l'organisation et son mandat en quelques phrases simples, remercier.
2. Îlot d'accord : partir des faits et des valeurs partagés.
3. Écoute : laisser l'interlocuteur exposer sa position et ses préoccupations ; poser des questions ouvertes (« Qu'est-ce qui vous inquiète ? »).
4. Options : proposer plusieurs solutions qui répondent à ses préoccupations et à vos objectifs.
5. Conclusion : reformuler ce qui a été convenu, qui fait quoi et quand.

Respectez les codes locaux (salutations, temps passé, thé, hiérarchie), habillez-vous de façon appropriée et venez à deux de préférence : une personne parle, l'autre observe et prend des notes après la réunion.

2Écoute active et travail avec un interprète

L'écoute active consiste à montrer qu'on a compris avant de répondre : reformuler (« Si je comprends bien, vous craignez que… »), nommer les émotions sans les juger, résumer. Un interlocuteur qui se sent compris est plus ouvert aux propositions.

Avec un interprète : briefez-le avant (objectif, vocabulaire, neutralité, confidentialité) ; parlez par phrases courtes ; regardez votre interlocuteur, pas l'interprète ; demandez une traduction fidèle, sans résumé ni ajout. Choisissez un interprète qui ne sera pas mis en danger ni perçu comme partisan par l'interlocuteur.

3Tensions, refus et demandes inacceptables

Face à la colère ou aux menaces, restez calme, baissez le ton, écoutez, et proposez une pause si nécessaire. Ne répondez jamais à une provocation et ne mettez jamais votre sécurité en jeu pour un accord.

• Un refus n'est pas une fin : demandez ce qui permettrait de reconsidérer la question, ou proposez de revenir avec d'autres éléments.
• Face à une demande inacceptable (paiement, part de l'aide, liste des bénéficiaires, recrutement imposé), expliquez calmement pourquoi c'est impossible en vous appuyant sur les principes et la politique de l'organisation, et proposez une alternative acceptable (par exemple, informer les autorités des critères de sélection plutôt que de donner les noms).
• Ne promettez rien qui dépasse votre mandat : « Je transmets votre demande à ma direction et je reviens vers vous. »

4Conclure, documenter et suivre

Un accord oral se reformule à la fin de l'entretien, puis se documente dès le retour : date, participants, demandes, engagements de chaque partie, points restés ouverts, prochaine étape. Le compte rendu va au mandant et, selon les règles de confidentialité, au point focal sécurité et au groupe de travail sur l'accès.

Un accord se teste et se suit : premier passage d'un petit convoi, vérification que les engagements sont respectés, information des équipes de terrain et des gardes au point de contrôle. Remerciez l'interlocuteur quand l'accord est appliqué : la relation se nourrit des engagements tenus, des deux côtés.