إدارة المقابلة وضمان استمرار الاتفاق

1إدارة المقابلة

تمر مقابلة التفاوض عمومًا بخمس مراحل:

1. التحية والتعريف: عرّف بنفسك وبالمنظمة وتفويضها في جمل قليلة وبسيطة؛ واشكر المحاور.
2. جزيرة الاتفاق: انطلق من الوقائع والقيم المشتركة.
3. الإصغاء: دع المحاور يعرض موقفه وهواجسه؛ واطرح أسئلة مفتوحة («ما الذي يقلقك؟»).
4. الخيارات: اقترح عدة حلول تلبي هواجسه وأهدافك.
5. الختام: أعد صياغة ما اتُّفق عليه، ومن يفعل ماذا، ومتى.

احترم الأعراف المحلية (التحيات، الوقت المخصص، الشاي، التسلسل الهرمي)، والبس لباسًا لائقًا، ويُفضَّل الذهاب في ثنائي: أحدهما يتكلم والآخر يراقب ويدوّن الملاحظات بعد المقابلة.

2الإصغاء الفعّال والعمل مع مترجم

يقوم الإصغاء الفعّال على إظهار أنك فهمت قبل أن تردّ: إعادة الصياغة («إن فهمتك جيدًا، فأنت قلق من أن…»)، وتسمية المشاعر دون الحكم عليها، والتلخيص. المحاور الذي يشعر بأنه مفهوم يكون أكثر انفتاحًا على المقترحات.

مع المترجم: أطلعه مسبقًا (الهدف، المصطلحات، الحياد، السرية)؛ وتكلّم بجمل قصيرة؛ وانظر إلى محاورك لا إلى المترجم؛ واطلب ترجمة أمينة دون تلخيص أو إضافة. اختر مترجمًا لا يتعرض للخطر ولا يراه المحاور منحازًا.

3التوترات والرفض والمطالب غير المقبولة

أمام الغضب أو التهديد، حافظ على هدوئك، واخفض صوتك، واستمع، واقترح استراحة عند الحاجة. لا تردّ على الاستفزاز أبدًا، ولا تعرّض سلامتك للخطر من أجل اتفاق.

• الرفض ليس نهاية: اسأل عمّا يتيح إعادة النظر في المسألة، أو اقترح العودة بمزيد من المعلومات.
• أمام مطلب غير مقبول (دفع مال، حصة من المساعدة، قائمة المستفيدين، توظيف مفروض)، اشرح بهدوء لماذا هو مستحيل، مستندًا إلى المبادئ وسياسة المنظمة، واقترح بديلًا مقبولًا (مثلًا، إطلاع السلطات على معايير الاختيار بدلًا من إعطاء الأسماء).
• لا تعد بشيء يتجاوز تفويضك: «سأنقل طلبك إلى إدارتي وأعود إليك بالرد».

4الختام والتوثيق والمتابعة

يُعاد صياغة الاتفاق الشفهي في نهاية المقابلة، ثم يوثَّق فور العودة: التاريخ، والمشاركون، والطلبات، والتزامات كل طرف، والنقاط المعلقة، والخطوة التالية. يُرسَل المحضر إلى المفوِّض، ووفق قواعد السرية، إلى مسؤول الأمن وفريق العمل المعني بالوصول.

يُختبَر الاتفاق ويُتابَع: قافلة صغيرة أولى، والتحقق من احترام الالتزامات، وإبلاغ الفرق الميدانية وحراس الحاجز. اشكر المحاور عندما يُطبَّق الاتفاق: تُبنى العلاقة على الالتزامات المحترمة من الجانبين.