Conduzir a reunião e fazer o acordo durar

1Conduzir a reunião

Uma reunião de negociação segue em geral cinco etapas:

1. Cumprimentos e apresentação: apresentar-se e apresentar a organização e o seu mandato em poucas frases simples; agradecer ao interlocutor.
2. Ilha de acordo: partir dos factos e valores partilhados.
3. Escuta: deixar o interlocutor expor a sua posição e as suas preocupações; fazer perguntas abertas («O que o preocupa?»).
4. Opções: propor várias soluções que respondam às preocupações dele e aos seus objetivos.
5. Conclusão: reformular o que foi acordado, quem faz o quê e quando.

Respeite os códigos locais (cumprimentos, tempo dedicado, chá, hierarquia), vista-se de forma adequada e vá de preferência em dupla: um fala, o outro observa e toma notas depois da reunião.

2Escuta ativa e trabalho com um intérprete

A escuta ativa consiste em mostrar que compreendeu antes de responder: reformular («Se bem percebo, preocupa-o que…»), nomear as emoções sem as julgar, resumir. Um interlocutor que se sente compreendido está mais aberto às propostas.

Com um intérprete: informe-o antes (objetivo, vocabulário, neutralidade, confidencialidade); fale com frases curtas; olhe para o seu interlocutor, não para o intérprete; peça uma tradução fiel, sem resumos nem acrescentos. Escolha um intérprete que não fique em perigo nem seja visto como parcial pelo interlocutor.

3Tensões, recusas e exigências inaceitáveis

Perante a raiva ou as ameaças, mantenha a calma, baixe a voz, escute e proponha uma pausa se necessário. Nunca responda à provocação e nunca ponha em jogo a sua segurança por um acordo.

• Uma recusa não é um fim: pergunte o que permitiria reconsiderar a questão, ou proponha voltar com mais informações.
• Perante uma exigência inaceitável (pagamento, parte da ajuda, lista de beneficiários, recrutamento imposto), explique com calma porque é impossível, apoiando-se nos princípios e na política da organização, e proponha uma alternativa aceitável (por exemplo, informar as autoridades dos critérios de seleção em vez de dar os nomes).
• Não prometa nada além do seu mandato: «Vou transmitir o seu pedido à minha direção e dar-lhe uma resposta».

4Concluir, documentar e acompanhar

Um acordo oral é reformulado no fim da reunião e depois documentado logo no regresso: data, participantes, pedidos, compromissos de cada parte, pontos pendentes, próxima etapa. O relatório vai para o mandante e, segundo as regras de confidencialidade, para o ponto focal de segurança e o grupo de trabalho sobre o acesso.

Um acordo é testado e acompanhado: uma primeira coluna pequena, verificação do cumprimento dos compromissos, informação às equipas de terreno e aos guardas do posto de controlo. Agradeça ao interlocutor quando o acordo for aplicado: a relação constrói-se com compromissos cumpridos, de ambos os lados.